Yêu cầu linh kiện cũ

Các tổ chức có một thủ thư linh kiện chuyên trách có thể chính thức hóa quy trình thêm các linh kiện mới vào Thư viện khi cần bằng cách sử dụng các tính năng Part Requests của Workspace.

Có thể được triển khai dưới dạng quy trình nâng cao dựa trên quy trình làm việc hoặc cách sắp xếp cơ bản dựa trên tài liệu, Part Requests cho phép người dùng (thường là kỹ sư) tổng hợp và gửi chi tiết về linh kiện cần thiết tới Librarian hoặc Librarians Group được chỉ định. Sau đó, Librarian sẽ tạo linh kiện được yêu cầu và hoàn tất Part Request, hoặc từ chối/hủy yêu cầu.

Trong hai cách tiếp cận nâng cao và cơ bản đối với Part Requests, tài liệu này xem xét phương thức Legacy Part Requests đơn giản hơn.

Cấu hình Legacy Part Requests

Tính năng Legacy Parts Request, không khả dụng theo mặc định, được bật trong Workspace tại trang Admin – Settings page. Trang này cũng cung cấp thiết lập để chỉ định các thủ thư sẽ nhận và có thể xử lý Part Requests, cũng như thiết lập cấu hình cho các trạng thái tiến độ của Part Request (In Progress, Completed, v.v.).

Tạo Part Requests

Part Requests có thể được tạo và quản lý thông qua trang Library – Legacy Part Requests của giao diện trình duyệt Workspace.

Thêm yêu cầu mới

Để thêm một part request mới, hãy nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang. Trang sẽ thay đổi để hiển thị biểu mẫu part request mới, như minh họa trong hình sau và được mô tả chi tiết bên dưới.

Thêm một part request mới thông qua trang Library – Legacy Part Requests của giao diện trình duyệt Workspace.

Sử dụng các điều khiển trên trang để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt:

• Manufacturer – đây là trường bắt buộc để cho thủ thư biết nhà sản xuất nào thực sự tạo ra linh kiện.

• Manufacturer Part Numbers – đây là trường bắt buộc cho biết với thủ thư mã số linh kiện cụ thể của các linh kiện mà bạn cần họ tạo. Nhiều mã linh kiện phải được phân tách bằng dấu phẩy (,).

• Request Id – một ID được tự động tạo và gán cho yêu cầu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của yêu cầu.
• State – trường này được dùng để chỉ định trạng thái của yêu cầu. Các tùy chọn gồm Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected hoặc Closed: Cancelled.

• Required By Date – sử dụng trường này để chỉ định ngày mà bạn cần (các) linh kiện sẵn sàng. Khi nhấp vào trường này, một cửa sổ lịch sẽ xuất hiện để bạn chọn ngày mong muốn.
• Assign to – trường này cho biết thủ thư nào hiện đang xử lý yêu cầu. Trường thả xuống liệt kê tất cả người dùng Workspace thuộc (các) nhóm Librarian được chỉ định.

• Component Type – trường này có thể được dùng để chỉ định loại linh kiện đang được yêu cầu. Danh sách thả xuống sẽ bao gồm tất cả các loại hiện được định nghĩa trên trang Data Management – Component Types page của hộp thoại Preferences.

• Parameters – khu vực này có thể được dùng để thêm một tập các tham số cụ thể cần thiết cho (các) linh kiện. Nhấp vào Add và sử dụng các trường tiếp theo để cung cấp tên và giá trị cho tham số. Nếu không chỉ định tham số nào, thủ thư có thể sẽ quay lại việc bổ sung các tham số từ datasheet liên quan của linh kiện đó, theo chính sách của tổ chức.

• Description – trường này có thể được dùng để cung cấp mô tả chi tiết về linh kiện (thường lấy từ datasheet của nhà sản xuất).

• Attachments – khu vực này có thể được dùng để đính kèm bất kỳ tệp hữu ích nào liên quan đến linh kiện được yêu cầu, ví dụ như datasheet PDF, hình ảnh hoặc tài liệu. Bạn có thể nhấp vào nút để tìm tệp thông qua hộp thoại chuẩn, hoặc kéo và thả tệp vào khu vực được chỉ định.

• Parts List – sử dụng khu vực này để chỉ định bất kỳ Component Item hiện có nào trong Workspace mà bạn đã tạo dưới dạng các stub component tạm thời. Nhấp vào Add và duyệt tìm Item cần thiết tương ứng. Khi đó thủ thư có thể dùng chúng để hoàn tất yêu cầu. Nếu không có stub part, thủ thư sẽ chỉ cần tạo một Component Item mới trong Workspace, cùng với các Item domain model cần thiết.

Khi tất cả thông tin đã được xác định theo yêu cầu – và về cơ bản là Manufacturer và Manufacturer Part Numbers (là bắt buộc) – hãy nhấp vào nút ở góc trên bên phải của biểu mẫu để tạo yêu cầu. Khi yêu cầu được lưu, toàn bộ chi tiết của nó sẽ được hiển thị.

Lưu ý rằng ngoài thông tin được cung cấp trong quá trình tạo Part Request, các nội dung sau cũng được hiển thị:

• Request Id – tiêu đề do hệ thống gán cho yêu cầu, theo định dạng PR-n (trong đó n là số nguyên định danh khả dụng tiếp theo).

• Comment – sử dụng trường này để bình luận về yêu cầu. Điều này cho phép trao đổi hai chiều giữa người yêu cầu và thủ thư. Ví dụ, người yêu cầu có thể thay đổi điều gì đó sau khi gửi ban đầu và cần thông báo cho thủ thư đang xử lý linh kiện. Hoặc thủ thư có thể cần thêm thông tin, hoặc cần xác nhận về một khía cạnh nào đó của linh kiện. Sau khi viết bình luận, hãy nhấp vào nút để gửi. Mọi bình luận sẽ xuất hiện trong vùng History của trang và cả trong luồng thông tin khi xem part request trong Altium Designer thông qua bảng Explorer .

• History – luồng sự kiện liên tục liên quan đến yêu cầu này.

Xem Part Requests

Bất kỳ lúc nào, người dùng cũng có thể xem các part request mà họ chịu trách nhiệm khởi tạo (Requestor), hoặc chịu trách nhiệm xử lý (Librarian). Việc này có thể được thực hiện từ trang Library – Legacy Part Requests của giao diện trình duyệt Workspace.

Danh sách tóm tắt chính của Part Requests – bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào mục Part Requests trong cây điều hướng.

Mỗi part request ở mức tóm tắt này được liệt kê theo các thông tin đã cung cấp sau:

• ID – mã định danh tuần tự tự động do hệ thống cung cấp.

• Date – ngày tạo yêu cầu.

• Description – thông tin bổ sung được cung cấp khi yêu cầu được tạo hoặc chỉnh sửa.

• Manufacturer – một mã định danh linh kiện chính của yêu cầu.

• Manufacturer Part Numbers – mã định danh linh kiện chính còn lại của yêu cầu.

• Created by – tác giả ban đầu của yêu cầu (Requestor).

• Assignee – Librarian hiện đang xử lý part request.

• State – trạng thái hiện tại của yêu cầu, như được cung cấp khi yêu cầu được tạo hoặc chỉnh sửa.

Bạn có thể truy cập trang chi tiết của một part request bằng cách nhấp vào ID của nó.

Truy cập trang chi tiết của một part request từ trang Part Requests chính.

Chỉnh sửa Part Request

Để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện, hãy truy cập trang chi tiết của yêu cầu đó rồi nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang. Cũng lưu ý rằng có sẵn trường Comment . Trường này được dùng riêng để thêm phần văn bản giải thích liên quan đến bất kỳ thay đổi nào đối với yêu cầu. Trường này tách biệt với tính năng Bình luận có sẵn bên ngoài chế độ chỉnh sửa yêu cầu.

Truy cập biểu mẫu dùng để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện hiện có.

Thực hiện các thay đổi cần thiết, sau đó nhấp . Nếu muốn thoát mà không lưu thay đổi, hãy nhấp .

Thông báo

Khi một yêu cầu linh kiện được tạo, người yêu cầu, các thành viên của nhóm Librarian và các Quản trị viên Workspace sẽ nhận được thông báo qua email – với điều kiện tính năng Thông báo Email được bật. Việc này do Quản trị viên thực hiện trên trang Admin – Settings – Email Notifications của giao diện trình duyệt Workspace.

Tùy chỉnh trạng thái

Sau khi yêu cầu cho một linh kiện mới đã được gửi, có một số trạng thái mà cuối cùng nó có thể chuyển vào. Theo mặc định, các trạng thái sau được cung cấp:

• Opened States – các trạng thái mà yêu cầu hiện vẫn còn đang 'mở':
  • New
  • In Progress
• Closed States – các trạng thái mà yêu cầu được xem là đã được giải quyết và do đó đã 'đóng':
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Để đáp ứng yêu cầu của các tổ chức khác nhau, các trạng thái có thể được tùy chỉnh. Bạn có thể:

• Chỉnh sửa tên của các trạng thái mặc định.
• Thêm các trạng thái bổ sung (đặt tên theo nhu cầu).
• Thay đổi thứ tự của các trạng thái (cách các trạng thái sẽ xuất hiện trên menu thả xuống State tương ứng khi tạo/chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện).

Việc này được cấu hình bởi Quản trị viên trên trang Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States của giao diện trình duyệt Workspace.

Trang Custom States của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để tùy chỉnh các trạng thái được sử dụng trong tính năng Yêu cầu Linh kiện.

Thực hiện thay đổi như sau:

• Để chỉnh sửa tên của một trạng thái hiện có, hãy nhấp vào tên của trạng thái đó. Cửa sổ Custom State Name sẽ xuất hiện để thực hiện việc này.
• Để thêm một trạng thái mới, hãy nhấp vào điều khiển add new, tương ứng với loại trạng thái (mở hoặc đóng). Sử dụng cửa sổ Custom State Name để đặt tên trạng thái theo yêu cầu.
• Để thay đổi thứ tự các trạng thái, hãy dùng các điều khiển Move Up () và Move Down () khi phù hợp (và nếu có sẵn).
• Để xóa một trạng thái, hãy nhấp vào điều khiển Remove tương ứng của trạng thái đó ().