Xuất tài liệu

Requirements & Systems Portal từ lâu luôn tự hào về khả năng giảm nhu cầu quản lý tài liệu bằng cách lưu trữ và kết nối dữ liệu kỹ thuật vốn thường nằm rải rác trong nhiều loại tài liệu thuộc các công cụ phần mềm khác nhau.

Tuy nhiên, nhiều khách hàng của chúng tôi vẫn cần tạo tài liệu cho các hoạt động như chứng nhận và kiểm soát thay đổi, và việc này cần được thực hiện nhanh chóng chỉ với vài cú nhấp chuột.

Lấy phần triển khai script Specification export based on Microsoft Word Template làm nền tảng, chúng tôi đã tiến thêm một bước và tích hợp cứng các khả năng của nó vào một trình hướng dẫn khép kín, có thể truy cập trực tiếp thông qua Requirements Module.

Xuất tài liệu

Tương tự như Requirements Import Wizard, Document Export sẽ cho phép bạn nhanh chóng xuất dữ liệu yêu cầu sang tệp docx có thể chỉnh sửa dựa trên mẫu đã chọn. Bạn có thể nhanh chóng xuất tất cả yêu cầu, chọn Specifications hoặc chọn các yêu cầu trong một hoặc nhiều specification, như trong Hình Document Export Panel.

Bảng điều khiển Xuất tài liệu.

Truy cập

Bạn có thể nhanh chóng truy cập Report Exporter (Hình Accessing Document Export Feature) thông qua biểu tượng Export ở góc trên bên phải của trang (1), nằm giữa Requirements Import Wizard và nút Tasks, rồi chọn tùy chọn Document export (2).

Cách thực hiện xuất báo cáo

Có nhiều cách để thực hiện xuất bằng các mẫu hiện có. Có ba mẫu mặc định mà bạn có thể quản lý và chỉnh sửa theo nhu cầu, đồng thời bạn cũng có thể tải lên mẫu xuất của riêng mình từ trang   » Settings » Export templates.

Để tìm hiểu thêm về mẫu tùy chỉnh, hãy tham khảo trang Document Export Custom Templates.

1 - Chọn ngữ cảnh

Bạn có thể chọn một specification hoặc section cụ thể để xuất trong menu Document exporter (Hình Choosing Export Context).

Chọn ngữ cảnh xuất

Bạn cũng có thể chọn trước nhiều yêu cầu trước khi vào trình hướng dẫn; trong trường hợp đó, chỉ các yêu cầu đã chọn mới được đưa vào ngữ cảnh đã chọn (all/specification/section), như trong Video Selecting Requirements for Export.

2 - Chọn mẫu

Có ba mẫu mặc định để người dùng tạo báo cáo tự động, đồng thời cũng có thể tải lên mẫu riêng của họ (xem ở trên). Các tệp được tạo là các tệp Word Document có thể chỉnh sửa. Trong Hình Template Selection, chúng ta có thể thấy cách chọn một trong các mẫu hiện có (1) từ menu thả xuống “Export template”.

Lựa chọn mẫu

Sau khi bạn chọn một trong các mẫu, một ví dụ mẫu về đầu ra được tạo từ mẫu đó sẽ được hiển thị trong cửa sổ xem trước bên phải (2) nếu bạn chọn một trong ba mẫu mặc định.

Tổng quan về các mẫu mặc định

• spec_doc.docx (Document View) – mẫu này tạo và xuất các yêu cầu tương tự tính năng Document View  ().

• req_verification.docx (Verification and Validation Matrix) – mẫu này cho phép bạn tạo tệp doc với một bảng đơn giản chứa các yêu cầu của specification, Mean of Compliance (MoC) của chúng và các tài liệu hoặc số hiệu trường hợp tương ứng ().

• spec_table.docx (Specification Export) – mẫu gốc của chúng tôi có các thuộc tính yêu cầu phù hợp nhất trong định dạng bảng rõ ràng. Nó tương tự mẫu được dùng trong các script specification exporter để tạo tài liệu Word  ().

3 - Xuất + Đang tải

Sau khi bạn nhấp vào nút Export Document, một cửa sổ bật lên sẽ xuất hiện cho biết quá trình xuất đang diễn ra.

Hình 12 - Thông báo rằng tài liệu đang được tạo.

Sau đó là một cửa sổ bật lên khác khi tài liệu đã sẵn sàng để tải xuống:

Hình 13 - Thông báo rằng tài liệu đã sẵn sàng để tải xuống.

Tại thông báo này, trình duyệt của bạn sẽ tự động tải tệp xuống một vị trí cài đặt sẵn hoặc hỏi bạn muốn lưu ở đâu trên ổ cứng cục bộ, tùy theo cài đặt trình duyệt cá nhân của bạn.