Demandes de pièces

Le nombre de composants de conception disponibles pour un ingénieur lors de la capture de son prochain design peut aller de quelques centaines, répartis dans des bibliothèques individuelles de symboles et de modèles, à plusieurs centaines de milliers, stockés dans une base de données dédiée aux composants de l’entreprise. Mais quel que soit le nombre de composants disponibles, il y en aura toujours d’autres qui ne le sont pas et qui devront être créés puis ajoutés pour être réutilisés.

Pour un petit bureau d’études, un ingénieur changera simplement de « casquette » et deviendra le Librarian – en créant les composants requis qui manquent dans ses ressources de conception. En revanche, pour une organisation plus importante qui emploie un service de bibliothèques dédié afin de développer et maintenir les composants de conception – accessibles à tous les ingénieurs et concepteurs de cette organisation – il est logique de soumettre à ce service des demandes de nouveaux composants (manquants). Le Workspace Enterprise Server propose une solution élégante à cela sous la forme de sa fonctionnalité Part Requests.

Un ingénieur peut simplement soumettre une demande pour qu’une ou plusieurs pièces soient créées, et être averti lorsque cette demande a été soit traitée et que le ou les composants sont disponibles, soit rejetée (avec la raison). Le demandeur fournit autant d’informations clés que possible pour étayer sa demande (fabricant et référence(s), description(s), toute fiche technique pertinente (PDF ou URL)). Des Stub Component Items peuvent même être créés afin que le bibliothécaire puisse ensuite les reprendre et les finaliser.

Désignation des bibliothécaires

Tout d’abord, vous devrez spécifier quel groupe (ou quels groupes) doit être utilisé pour constituer le groupe des bibliothécaires de votre organisation. En substance, vous configurez un ensemble d’utilisateurs de votre Workspace qui peuvent être affectés à une demande de pièce. Cela s’effectue sur la page Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Group  de l’interface navigateur du Workspace.

La page Librarians Role de la zone Admin – Settings fournit l’interface permettant de spécifier quel(s) groupe(s) existant(s) doivent être utilisés comme bibliothécaires pour l’ancienne fonctionnalité Part Request.

Si vous avez installé votre Enterprise Server avec des données d’exemple, le groupe d’exemple Librarians sera déjà prérempli dans le champ Librarian's Group – supprimez-le si nécessaire. Commencez à saisir le nom d’un groupe existant dans le champ pour faire apparaître une liste des groupes correspondants. Sélectionnez le groupe requis dans cette liste.

En général, un seul groupe existant est spécifié pour être utilisé comme groupe de bibliothécaires, mais plusieurs groupes peuvent être choisis, en particulier si les bibliothécaires de votre entreprise sont répartis dans plusieurs groupes. Une fois le ou les groupes requis affectés, veillez à cliquer sur le bouton en haut à droite de la page. Les membres du groupe désigné constitueront l’ensemble des bibliothécaires pouvant être affectés aux demandes de pièces et travailler sur celles-ci.

Création de demandes de pièces

Les demandes de pièces peuvent être créées et gérées via la page Legacy Part Requests de l’interface navigateur du Workspace.

Ajout d’une nouvelle demande

Pour ajouter une nouvelle demande de pièce, cliquez sur le bouton en haut à droite de la page. La page changera pour présenter le formulaire de nouvelle demande de pièce, comme illustré dans l’image suivante et détaillé ensuite.

 Ajout d’une nouvelle demande de pièce via l’interface navigateur du Workspace.

Utilisez les contrôles de la page pour fournir autant d’informations que possible :

• Manufacturer – il s’agit d’un champ obligatoire indiquant au bibliothécaire qui fabrique réellement la pièce.

• Manufacturer Part Numbers – il s’agit d’un champ obligatoire indiquant au bibliothécaire la ou les références spécifiques des pièces que vous souhaitez lui faire créer. Plusieurs références doivent être séparées par une virgule (,).

  Les champs Manufacturer et Manufacturer Part Numbers constituent les deux informations clés permettant au bibliothécaire affecté de trouver la ou les bonnes pièces demandées. C’est pourquoi ce sont les deux seuls champs obligatoires. Toutes les autres informations sont un bonus et/ou permettent d’indiquer quelles doivent être certaines caractéristiques du composant (par exemple les paramètres et le type de composant).
• Request Id – un identifiant est automatiquement généré et attribué à la demande, ce qui permet aux utilisateurs de suivre facilement son avancement.

• State – ce champ est utilisé pour spécifier le statut de la demande. Les options sont Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected ou Closed: Cancelled.

  Pour une nouvelle demande de pièce, laissez ce champ sur Opened: New. Bien qu’il existe cinq états par défaut dans lesquels une demande peut se trouver, vous êtes libre de personnaliser ces états, ou d’en ajouter d’autres, pour répondre aux exigences de l’entreprise. Pour plus d’informations, voir Customizing States.
• Required By Date – utilisez ce champ pour spécifier la date à laquelle vous avez besoin que le ou les composants soient prêts. Un clic dans le champ fera apparaître une fenêtre de calendrier permettant de spécifier la date requise.
• Assign to – utilisez ce champ pour spécifier quels bibliothécaires peuvent voir la demande et y répondre. La liste déroulante répertorie tous les utilisateurs du Workspace qui font partie du ou des groupes de bibliothécaires désignés. Si ce champ est laissé vide (non spécifié), tous les bibliothécaires verront la demande, et n’importe quel membre pourra la modifier pour se l’attribuer – dans ce cas, les autres bibliothécaires n’auront plus accès à la demande.
• Component Type – ce champ peut être utilisé pour spécifier le type de composant demandé. La liste déroulante inclura tous les types actuellement définis sur la page Data Management – Component Types page de la boîte de dialogue Preferences dans Altium Designer.
• Parameters – cette zone peut être utilisée pour ajouter un ensemble de paramètres spécifiques requis pour la ou les pièces. Cliquez sur Add et utilisez les champs suivants pour fournir un nom et une valeur au paramètre. Si aucun paramètre n’est spécifié, le bibliothécaire se rabattra probablement sur l’ajout des paramètres figurant dans une fiche technique associée à cette pièce, conformément à la politique de l’organisation.
• Description – ce champ peut être utilisé pour fournir une description détaillée de la pièce (généralement tirée de la fiche technique du fabricant).

• Attachments – cette zone peut être utilisée pour joindre tout fichier utile lié à la pièce demandée, par exemple une fiche technique PDF, une image ou un document. Cliquez soit sur le bouton Choose File pour localiser le ou les fichiers via une boîte de dialogue standard, soit faites glisser-déposer le ou les fichiers dans la zone indiquée.

  Des fichiers de tout format peuvent être joints et peuvent atteindre 2 Go.
• Parts List – utilisez cette zone pour spécifier tout composant existant dans le Workspace que vous avez créé comme composant temporaire de type stub. Cliquez sur Add et recherchez le composant requis en conséquence. Le bibliothécaire pourra ensuite s’en servir pour traiter la demande. Si aucune pièce stub n’existe, le bibliothécaire créera un nouveau composant dans le Workspace, ainsi que les modèles de domaine requis.

Une fois toutes les informations définies selon les besoins – et essentiellement Manufacturer et Manufacturer Part Numbers (qui sont obligatoires) – cliquez sur le bouton en haut à droite du formulaire pour créer la demande.

Une fois la demande enregistrée, tous les détails de la demande seront affichés.

Résultat de l’enregistrement du nouvel exemple de Part Request.

La demande enregistrée inclura les informations supplémentaires suivantes :

• Request Id – le titre attribué par le système à la demande, au format PR-n (où n est le prochain identifiant entier disponible).
• Comment – utilisez ce champ pour commenter la demande. Cela permet une communication bidirectionnelle entre le demandeur et le bibliothécaire. Par exemple, le demandeur peut modifier quelque chose depuis la soumission initiale et doit le signaler au bibliothécaire travaillant sur la pièce. Ou peut-être que le bibliothécaire a besoin d’informations supplémentaires, ou d’une confirmation sur un aspect de la pièce. Une fois le commentaire rédigé, cliquez sur le bouton Add Comment pour l’envoyer. Tout commentaire apparaîtra dans la zone History de la page, ainsi que dans le flux d’historique lors de l’affichage de la demande de pièce dans le panneau Explorer d’Altium Designer.
• History – un flux continu d’événements liés à cette demande.

Consultation des demandes de pièces

À tout moment, un utilisateur peut consulter les demandes de pièces qu’il a initiées (demandeur) ou dont il est chargé du traitement (bibliothécaire). Cela peut être effectué depuis la page Library – Legacy Part Requests de l’interface navigateur du Workspace.

Liste récapitulative principale des demandes de pièces – accessible à tout moment en cliquant sur l’entrée Legacy Part Requests dans l’arborescence de navigation.

Chaque demande de pièce, à ce niveau de résumé, est répertoriée selon les informations fournies suivantes :

• ID

• Date – la date de création de la demande.

• Description

• Manufacturer

• Manufacturer Part Numbers

• Created by – l’auteur initial de la demande (le demandeur).

• Assignee – le bibliothécaire chargé de traiter la demande de composant. Si ce champ est vide, la demande est accessible à tous les membres du groupe des bibliothécaires.

• State – l’état dans lequel se trouve actuellement la demande.

Utilisez la liste déroulante en haut à gauche pour passer de l’affichage de All States (par défaut) à l’affichage de toutes les demandes de composants dans un état particulier. Utilisez le champ de recherche pour trouver rapidement une demande de composant, en vous basant sur les champs Created By, Assignee ou Description. Les demandes de composants peuvent être triées par toute colonne disposant du contrôle : cliquez sur le contrôle ou sur le nom de la colonne.

Vous pouvez accéder à la page détaillée d’une demande de composant en cliquant sur son ID.

Accès à la page détaillée d’une demande de composant depuis la page principale Legacy Part Requests.

Modification d’une demande de composant

Pour modifier une demande de composant, accédez à sa page détaillée, puis cliquez sur le bouton en haut à droite de la page. Notez également qu’un champ Comment est disponible. Il sert spécifiquement à ajouter un texte explicatif concernant toute modification apportée à la demande. Il est distinct de la fonctionnalité de commentaires disponible en dehors de la modification de la demande.

Accès au formulaire permettant de modifier une demande de composant existante.

Apportez les modifications nécessaires, y compris un changement d’état si approprié, puis cliquez sur pour confirmer. Pour revenir en arrière sans effectuer de modifications, cliquez sur .

Historique et notifications

Lors de la création d’une demande de composant, le demandeur et les membres concernés du groupe des bibliothécaires peuvent consulter l’entrée de la demande et ses données cumulées History.

Une nouvelle entrée est ajoutée à la chronologie des événements de l’historique d’une demande lorsque celle-ci a été mise à jour (modifiée) depuis l’interface navigateur du Workspace ou via Altium Designer. Une entrée d’historique est également ajoutée lorsqu’un commentaire est saisi depuis le mode affichage (plutôt que modification). Cette fonctionnalité de commentaires bidirectionnels (en dehors d’une modification) n’est visible que lors de l’affichage de la page détaillée d’une demande dans l’interface navigateur, ou lorsqu’elle est consultée dans le panneau Explorer d’Altium Designer.

En plus des entrées d’événements de l’historique, des notifications par e-mail seront également reçues si la fonctionnalité Email Notifications du Workspace est activée. Cette opération est effectuée par un administrateur sur la page des paramètres SMTP (Admin – Settings – Email Notifications) de l’interface navigateur du Workspace. Notez que seuls les événements de création et de mise à jour d’une demande de composant déclencheront une notification par e-mail.

► Voir Configuration des notifications par e-mail pour des informations détaillées sur la configuration.

Les parties concernées reçoivent une notification de création de demande de composant et de toute mise à jour par e-mail, si cette fonctionnalité est configurée et activée.

Personnalisation des états

Une fois la demande d’un nouveau composant soumise, cette demande peut finalement passer par un certain nombre d’états. Par défaut, les états suivants sont fournis :

• Opened States – états dans lesquels la demande est encore actuellement « active » :

  • New

  • In Progress

• Closed States – états dans lesquels la demande est considérée comme résolue et donc « fermée » :

  • Completed

  • Rejected

  • Cancelled

Pour répondre aux exigences de différentes organisations, les états sont personnalisables. Vous pouvez :

• Modifier les noms des états par défaut.

• Ajouter des états supplémentaires (nommés selon les besoins).

• Modifier l’ordre des états (la façon dont les états apparaîtront dans le menu déroulant State concerné lors de la création/modification d’une demande de composant).

Cette configuration est effectuée par un administrateur sur la page Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) de l’interface navigateur du Workspace.

La page Custom States de la zone Admin – Settings fournit l’interface permettant de personnaliser les états utilisés dans la fonctionnalité Legacy Part Request.

Effectuez les modifications comme suit :

• Pour modifier le nom d’un état existant, cliquez sur son nom. La fenêtre Custom State Name apparaîtra pour vous permettre de le faire.

• Pour ajouter un nouvel état, cliquez sur le contrôle add new, associé au type d’état (ouvert ou fermé). Utilisez la fenêtre Custom State Name pour donner à l’état le nom requis.

• Pour modifier l’ordre des états, utilisez les contrôles Monter () et Descendre (), selon le cas (et lorsqu’ils sont disponibles).

• Pour supprimer un état, cliquez sur le contrôle Remove associé ().

Avec les états requis définis, veillez à cliquer sur le bouton en haut à droite de la page.