Travailler avec les tâches

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La fonctionnalité Tasks dans Altium On-Prem Enterprise Server offre une méthode très visuelle pour accéder aux activités de travail (tâches utilisateur) des membres de l’espace de travail, les créer et les gérer. Présentées sous la forme d’un flux de tableau Kanban, les tâches progressent dans leurs lignes de « swimlane » vers leur achèvement, avec les changements correspondants de leur niveau de statut (ToDo, InProgress et Resolved). Les tâches elles-mêmes peuvent être créées et traitées par les membres de l’espace de travail disposant des autorisations appropriées, puis attribuées à n’importe quel membre ou groupe de l’espace de travail.

La vue du tableau de bord Tasks est disponible à deux niveaux de capacité :

• Context-Aware Tasks – Travaillez avec des tâches créées à partir de commentaires de projet ou avec des tâches générales non associées à des projets.
• Process Workflow Tasks – Travaillez avec des tâches contextuelles (comme ci-dessus) ainsi qu’avec des tâches associées à un workflow de processus actif.

Tâches contextuelles

Organisé en lignes de vignettes de tâche individuelles, le tableau de bord Tasks est alimenté à la fois par des tâches générales et par des tâches attribuées à partir d’un projet spécifique. Les vignettes de tâche peuvent passer à une autre étape (niveau de statut) en les faisant glisser vers une nouvelle position de ligne ou en modifiant leur Status dans le volet Task details de droite. Le volet vous permet également de modifier l’Assignee (la personne à qui la tâche est attribuée) pour un autre membre de l’espace de travail et de changer le niveau de Priority de la tâche.

Les tâches de l’espace de travail sont accessibles à un niveau global englobant tous les projets de l’espace de travail (disponible depuis le menu principal de l’espace de travail), ainsi qu’à un niveau spécifique au projet, qui inclut les tâches s’appliquant au projet actuellement ouvert (disponible depuis le menu principal lors de l’affichage de ce projet). La différence entre ces vues est décrite ci-dessous :

• The global Tasks view – est alimentée avec toutes les tâches actuellement actives dans l’espace de travail. Celles-ci comprennent une ligne de tâches générales non associées à un projet de l’espace de travail, ainsi que des lignes repliables de tâches s’appliquant à des projets de conception spécifiques :
  • Les tâches générales peuvent être créées à partir du bouton , puis attribuées à un utilisateur particulier ou recevoir une priorité différente via le volet Task details. Ces tâches ne sont pas associées à un projet spécifique.
  • Les tâches spécifiques à un projet sont créées depuis la vue des tâches d’un projet (voir Tâches spécifiques au projet  ci-dessous) ou en attribuant un commentaire de projet à un membre de l’espace de travail. Les tâches associées à un projet ne sont visibles que par les utilisateurs disposant d’un accès Affichage/Modification à ce projet.

La vue globale, ou générale, du tableau de bord Tasks inclut toutes les tâches actives dans l’espace de travail.

• The project-specific Tasks view – est alimentée avec toutes les tâches qui s’appliquent au projet ouvert dans l’espace de travail. Celles-ci comprennent une ligne de tâches générales associées au projet lui-même, ainsi que des lignes repliables de tâches s’appliquant à des documents spécifiques du projet :
  • Les tâches générales peuvent être créées à partir du bouton , puis attribuées à un utilisateur particulier ou recevoir une priorité différente via le volet Task details. Ces tâches sont associées au projet actuellement ouvert.
  • Les tâches de document de projet sont créées en attribuant un commentaire de document de projet à un membre de l’espace de travail.

La vue du tableau de bord du projet Tasks inclut toutes les tâches actives qui s’appliquent au projet actuellement ouvert.

Vignettes de tâche

Les vignettes graphiques du tableau de bord Tasks représentent les tâches d’activité à mesure qu’elles progressent à travers leurs niveaux de statut jusqu’à un état terminé (Resolved). Chaque vignette présente des informations récapitulatives relatives à la tâche associée, notamment :

• Le commentaire lié à la tâche, ou l’entrée Nom d’une tâche générale.
• L’icône utilisateur du membre de l’espace de travail auquel la tâche est attribuée.
• L’identifiant de la tâche (ID), qui est une combinaison de l’ID du projet et d’un numéro de tâche du projet. Notez que les exemples de projets de l’espace de travail s’afficheront avec le nom du projet plutôt qu’un ID de projet.
• L’icône représentant le paramètre actuel de Priority de la tâche.

Les vignettes incluent également des commandes associées disponibles depuis leur menu déroulant Options () :

• Utilisez l’option Copy Link pour envoyer un lien web de tâche à une autre personne (ayant accès à l’espace de travail).
• Utilisez l’option Delete pour supprimer la tâche – disponible pour le créateur de la tâche ou un administrateur de l’espace de travail. Notez que si la tâche a été créée à partir d’un commentaire de projet, celui-ci sera également supprimé.
• Utilisez l’option Show in Design pour ouvrir (effectuer un cross-probing vers) ce commentaire dans son document de conception – disponible lorsque la tâche est associée à un commentaire.

Fonctionnalités de la vue Tâches

Bien que présentée via une interface relativement simple, le tableau de bord Tasks de l’espace de travail offre un moyen flexible et efficace de gérer et de suivre les workflows au sein de l’environnement de conception réel plutôt que via un système externe. En plus de ses liens intrinsèques avec les données de conception de l’espace de travail, l’interface du tableau de bord fournit également la gamme suivante de fonctionnalités interactives :

• Drag and drop – faites glisser une vignette de tâche vers un nouvel emplacement de ligne pour modifier son statut de workflow (ToDo, InProgress, Resolved).
• Filtering – sélectionnez une icône utilisateur en haut du tableau pour limiter les tâches affichées à celles attribuées à cet utilisateur. Cliquez à nouveau pour désactiver le filtrage pour cet utilisateur.

• Resolved visibility – sélectionnez l’option Show More dans l’en-tête de colonne Resolved pour afficher toutes les tâches précédemment résolues. Utilisez l’option Show Less pour rétablir la vue par défaut, dans laquelle seules les tâches résolues au cours de la semaine passée sont visibles. Notez que les tâches résolues sont affichées en lecture seule (atténuées), mais peuvent être remises dans un état actif InProgress ou supprimées par des utilisateurs disposant des autorisations appropriées.

• Open project – survolez un nom de projet associé à une ligne de tâche et cliquez sur le bouton pour ouvrir ce projet dans un nouvel onglet du navigateur (disponible dans la vue globale Tasks).
• Cross-probing – la navigation depuis une tâche liée à un projet vers le commentaire de document de projet associé (à l’aide de Show in design) est bidirectionnelle. Pour revenir à son entrée dans la vue spécifique au projet Tasks, sélectionnez l’ID de référence de la tâche dans le coin supérieur gauche du commentaire ouvert ou dans son entrée du volet Comments and Tasks (voir l’exemple).
• Task details pane – sélectionnez une vignette de tâche pour accéder à ses informations et commandes associées dans le volet Task details, qui donne accès à :
  • des options de menu déroulant pour modifier l’Status d’activité de la tâche, le membre de l’espace de travail attribué (l’Assignee de la tâche) et le niveau de Priority de la tâche.
  • un champ de description permettant d’ajouter des informations supplémentaires à l’entrée du volet de détails de la tâche.
  • le lien Show in Design pour effectuer un cross-probing vers le commentaire associé dans son document hôte – disponible pour les tâches liées à un commentaire de projet.
  • l’historique séquentiel de la tâche, y compris les changements de son Status d’avancement, de l’Assignee utilisateur et du niveau de Priority.
  • un champ de saisie Comment permettant d’ajouter des notes ou commentaires supplémentaires (avec des @ mentions d’utilisateur) dans le fil de la tâche. En outre, une image copiée localement peut être collée dans le champ.

Sélectionnez une vignette de tâche pour ouvrir ses informations dans le volet Task details.

Tâches de workflow basées sur les processus

En plus des fonctionnalités fournies par les tâches contextuelles, la vue Tasks dans un Workspace Altium Enterprise Server prend également en charge les tâches associées à Process Workflows. Les workflows de processus, hautement configurables, sont appliqués pour guider étroitement les concepteurs à travers des processus de conception typiques et quotidiens, tels que la demande de nouveaux composants, la réalisation de revues de conception et la création de nouveaux projets. Chaque workflow utilisé pour mettre en œuvre un processus de conception particulier est créé dans le cadre d’un Process Definition. Les processus, ainsi que leurs workflows, sont créés et gérés via l’interface Workspace, par un administrateur de cet espace de travail.

► Pour plus d’informations, consultez Creating & Managing Processes.

Les concepteurs peuvent accéder à tous les processus qui ont été activés pour utilisation au niveau administratif et les lancer. L’interaction directe avec un processus – ou plus précisément avec son workflow défini – s’effectue via le tableau de bord Tasks, où les tâches de processus coexistent avec les tâches standard de demande de travail de l’espace de travail décrites précédemment. Les tâches supplémentaires de workflow de processus disponibles dans un espace de travail correspondent à une action utilisateur requise pour qu’un workflow défini progresse vers l’étape suivante de son processus.

Sélectionnez une tâche de workflow pour voir ses informations associées dans le volet droit de la vue Tâches. Notez que les tâches de workflow sont indiquées par la présence d’une ligne verte à gauche de la vignette.

Une tâche de processus Ad Hoc Review est attribuée à un utilisateur membre de l’espace de travail. L’utilisateur peut faire progresser la tâche lorsqu’il est connecté à l’espace de travail.

Une tâche de workflow est disponible et active pour le ou les utilisateurs assignés – le destinataire – qui, une fois connectés à l’espace de travail, peuvent faire progresser le workflow vers l’étape suivante du processus via le volet Tâches à droite. Dans l’exemple ci-dessous du processus Ad Hoc Review, les données soumises par l’utilisateur () feront progresser le processus vers un état Completed – ou, dans les termes du flux de page Tasks, vers un statut Resolved.

L’utilisateur auquel une tâche de workflow est attribuée peut terminer les étapes du processus lorsqu’il est connecté à l’espace de travail.

Utilisation des tâches de processus

Les tâches de workflow de processus qui alimentent la page Tasks sont créées en réponse aux étapes des Processes actifs qui nécessitent une action de la part d’un membre de l’espace de travail. Tous les utilisateurs verront ces tâches, mais seuls ceux affectés à une tâche (Assignees) peuvent agir dessus.

Pour les processus eux-mêmes, ceux qui ont été activés par un administrateur de l’espace de travail peuvent être lancés par les utilisateurs depuis différents emplacements selon la fonctionnalité du processus :

• Activités de projet telles que les revues, pour lesquelles des tâches sont créées pour les réviseurs affectés.
  • Lancer depuis le bouton de la page Projects.
  • Lancer depuis le bouton lors de l’affichage des tâches d’un projet spécifique.
  • Lancer depuis le bouton de la page Activities.
• Créations de projet, pour lesquelles des tâches sont créées si une saisie utilisateur est requise.
  • Lancer depuis le bouton de la page Projects.
  • Lancer via le clonage depuis le bouton supérieur de la page Projects.
• Demandes de composants, pour lesquelles des tâches sont créées pour les utilisateurs qui traitent la demande.
  • Lancer depuis le bouton de la page Part Requests.
• Les processus activés peuvent également être lancés directement depuis Altium Designer, où les tâches résultantes sont accessibles depuis le panneau Tasklist.
  ► Voir Performing Design Reviews pour plus de détails sur l’utilisation des activités de revue dans Altium Designer.

Volet des détails de la tâche

Sélectionnez une vignette d’entrée de tâche de processus pour accéder à ses détails complets dans le volet de droite. Bien que le contenu diffère selon la conception du formulaire de processus, les éléments communs disponibles pour les utilisateurs comprennent :

• Assignee – le membre ou groupe de l’espace de travail désigné qui doit effectuer une action pour terminer les étapes du workflow du processus, ou simplement l’étape en cours. L’utilisateur actuellement affecté (ou un administrateur) peut réaffecter la tâche en cours à un autre membre de l’espace de travail via la liste déroulante des utilisateurs.
• Show Activity – ouvre la page Activities du projet, qui affiche les détails complets du processus de projet auquel la tâche sélectionnée se rapporte. Le diagramme de flux du processus (sélectionnez la vue Diagram) indiquera l’étape actuelle du flux et l’utilisateur qui y est affecté, tandis que la vue History affichera la séquence actuelle des événements du workflow du processus.

Avec les tâches de workflow, le corps du volet présente le formulaire de processus, qui inclut toutes les informations et tous les champs de saisie définis pour cette tâche par l’administrateur qui l’a créée. Les champs de saisie servent à obtenir des choix, des informations ou des données de l’utilisateur, ce qui facilitera la progression ultérieure de ce workflow.

Le volet Task à droite fournit des options pour affecter la tâche à un autre utilisateur et ouvrir la page Activities du processus liée à la tâche en cours.

Dans certaines circonstances, une tâche de workflow affichera le caractère «  ?  » comme icône d’utilisateur affecté. Cela indique que l’étape de la tâche n’est pas affectée — elle n’a pas été spécifiquement attribuée à un membre de l’espace de travail — et doit être attribuée à, ou revendiquée par, un utilisateur applicable (Candidate).

Dans ce cas, le workflow de processus lui-même — lors de sa création ou de sa modification — a attribué cette étape à un ensemble d’utilisateurs ou à un groupe de rôles de membres particulier, tel que Librarians par exemple. L’objectif est qu’un candidat approprié prenne en charge l’étape de la tâche puis effectue l’action requise qui fera passer le processus à l’étape suivante, ou à son achèvement.

Un workflow de processus créé peut inclure des étapes de tâche attribuées à un groupe de membres de l’espace de travail qui, en tant que candidats, peuvent revendiquer la tâche.

Dans Altium Designer, les tâches non affectées apparaissent comme des entrées dans la zone Tasks du panneau Tasklist avec l’icône . Lorsque vous cliquez sur une telle tâche, le formulaire suivant fournit un bouton qui vous permet de prendre la tâche en charge, sans avoir à passer par l’interface du navigateur pour la revendiquer. Les tâches que vous vous êtes attribuées sont ensuite distinguées par l’icône .

Page Activities

La page Activities du projet fournit une vue d’ensemble détaillée des Processes actifs ou clos associés au projet en cours. Lorsque la page est ouverte directement depuis l’arborescence de navigation, elle répertorie tous les processus associés au projet, y compris leur état d’avancement et l’affectation des utilisateurs. Sinon, lorsque la page Activities a été liée à une tâche sélectionnée dans la vue Tasks — via la commande Show Activity du volet de détails — elle n’affichera que le processus associé à cette tâche spécifique.

La page Activities, lorsqu’elle est ouverte directement, affiche tous les processus liés au projet actuellement ouvert.

Une entrée de processus répertoriée inclut des informations détaillées telles que sa position d’étape actuelle dans le workflow (State), le ou les membres de l’espace de travail affectés au processus (Assignee), l’utilisateur qui a lancé le processus (Started By) et la date à laquelle il a été lancé (Started At). Cliquez sur un en-tête de colonne pour trier la liste des processus selon cette colonne de données, puis cliquez à nouveau pour inverser l’ordre. Notez que seul l’initiateur du processus ou un administrateur peut mettre fin à un processus ().

Des détails supplémentaires sur un processus sélectionné sont disponibles via les options d’information dans la zone inférieure de l’écran, notamment :

• Diagram – un graphique annoté représentant le workflow et l’état de l’activité (le point atteint dans le flux), mis en évidence par le nom du responsable associé.
• Data – les données paramétriques relatives à l’activité, y compris un lien vers le projet associé.
• History – l’historique séquentiel des événements du workflow (démarrage, préparation, achèvement de tâche, etc.), de haut en bas.

La page Activities ouverte depuis le volet Tasks. La vue fournit des informations détaillées sur le workflow du processus et son étape de tâche actuelle.

Une nouvelle activité de processus peut être lancée depuis le bouton . Basculez le bouton en mode pour lister les processus inactifs (ceux qui sont Completed ou Terminated), et utilisez le bouton pour télécharger une liste détaillée des processus actuellement affichés dans un fichier au format CSV.

Page Part Requests

En plus de l’interaction avec les processus de demande de composants via les tâches de workflow sur la page Tasks, la page dédiée Part Requests de l’espace de travail fournit une vue d’ensemble détaillée des processus associés à ces tâches. Comme la page Activities du projet, la page Part Request fournit tous les détails des processus associés, y compris leur statut et les utilisateurs associés.

Sélectionnez une entrée de processus de demande pour afficher son workflow de processus sous-jacent (onglet Diagram), qui indique où se situe la demande dans ce flux et qui a une tâche à effectuer pour faire avancer la demande. Des onglets sont également disponibles pour voir les données associées à la demande (Data tab) ainsi qu’un historique des actions effectuées tout au long du workflow de la demande (onglet History). Notez que seul l’initiateur du processus ou un administrateur peut mettre fin à un processus de demande ().

La page Part Requests affichant un processus de demande actif, la tâche en attente actuelle et la personne qui en est responsable.

Dans cette page, un nouveau processus de Part Request peut être lancé depuis le bouton , et la liste peut être remplie avec des processus de Part Request inactifs (ceux qui sont Completed ou Terminated) en basculant le contrôle supérieur Active en mode Closed. Disponible uniquement pour les administrateurs de l’espace de travail, le bouton sert à télécharger une liste détaillée des processus de publication de composants actuellement affichés dans un fichier au format CSV.

► Voir Process-based Part Requests pour plus d’informations sur l’utilisation des Part Requests dans Altium Designer.