Configurazione delle notifiche email

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Il Workspace di Enterprise Server offre la possibilità di configurare le notifiche email dal Workspace, segnalando una varietà di eventi ai principali stakeholder.

Abilitazione e configurazione della funzionalità

La funzionalità per inviare email di notifica dal tuo Workspace viene abilitata e configurata nella pagina Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) dell'interfaccia browser del Workspace. Questa pagina è un elemento dell'interfaccia a cui only possono accedere solo gli utenti amministrativi del Workspace, ovvero coloro che fanno parte del ruolo Administrators.

La pagina Email Notifications dell'area Admin – Settings fornisce l'interfaccia per abilitare e configurare la funzionalità di notifiche email del Workspace.

Per impostazione predefinita, la funzionalità di notifiche email del Workspace è disabilitata. Abilita l'opzione Send Mail Enabled per attivarla.

Configura i campi della pagina (descritti in dettaglio di seguito) per impostare la funzionalità per la tua organizzazione:

• Email From – l'account email da cui avranno origine le email, visualizzato come mittente nel campo From di un'email, ad esempio notificationsbot@yourcompany.com. Quando si utilizza Gmail, questo è l'indirizzo email di origine da cui vengono inviate le email di notifica (ad esempio mycompanynotifications@gmail.com).

  • Quando si utilizza un server SMTP esterno Gmail, Hotmail o Office365, il valore inserito in questo campo verrà ignorato. Invece, il campo From dell'email utilizzerà il valore del campo Smtp User Name. Il campo Email From verrà utilizzato solo quando si usa un server SMTP interno.
  • Se nel campo Email From è stato specificato un dominio diverso dal dominio Smtp User Name, le email potrebbero essere rifiutate o considerate spam.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – utilizzato per abilitare e definire il numero di giorni per le notifiche email di promemoria per coloro ai quali è assegnato un Process Task in sospeso.
• Smtp User Name – questa è la parte username delle credenziali per accedere al tuo server SMTP, ad esempio smtpserver@yourcompany.com. Quando si utilizza Gmail, questo è l'indirizzo email di origine da cui vengono inviate le email di notifica (ad esempio, mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – questa è la parte password delle credenziali per accedere al tuo server SMTP. Quando si utilizza Gmail, questa è la password per accedere all'account email da cui verranno inviate le notifiche.
• Smtp Host – questo è il nome host del tuo server SMTP, ad esempio, smtp.yourcompany.com. Quando si invia tramite Gmail, questo valore sarà smtp.gmail.com.
• Smtp Port – la porta SMTP (tipicamente 25, oppure 587 quando si invia posta tramite Gmail).
• Smtp SSL Enabled – utilizzato per abilitare le comunicazioni SMTP. Seleziona la casella se il tuo server SMTP utilizza TLS/SSL.

• Interval to check notification (ms) – l'intervallo per l'invio di nuove notifiche all'interno del server, specificato in millisecondi. Per impostazione predefinita è impostato su 20000ms.

  Si consiglia di impostare questo intervallo su un valore maggiore di 10000.

• Send email notifications interval (ms) – l'intervallo per controllare nuove notifiche da inviare via email, specificato in millisecondi. Per impostazione predefinita, è impostato su 35000ms.

  Si consiglia di impostare questo intervallo su un valore maggiore di 30000.

Esempio di configurazione email, quando si utilizza SMTP per inviare notifiche email da un account Gmail definito.

Una volta abilitata e configurata come richiesto, fai clic sul pulsante per testare l'invio di email dall'account designato. Verrà visualizzata la finestra Check Email Settings; usala per inserire un indirizzo email di destinazione e fai clic su . La finestra di dialogo mostrerà l'avanzamento di Checking... e, se l'account di invio è stato configurato correttamente, il messaggio finale Sent Successful.

Verifica della configurazione delle notifiche email, inviando un'email di test a un account di destinazione. Passa il mouse sull'immagine per vedere il risultato positivo del controllo.

E naturalmente, controllando l'email di destinazione si otterrà un Notifications Service Test Email, dall'account email di invio.

Email di test dal servizio notifiche del Workspace, così come ricevuta dall'email di destinazione fornita per il controllo.

Con l'email delle notifiche configurata e testata correttamente, assicurati di fare clic sul pulsante in alto a destra nella pagina.

Notifiche supportate

Questa funzionalità supporta diversi eventi di notifica email:

Eventi relativi a un progetto del Workspace

Related page: Progetti del Workspace

Le notifiche includono:

• Project Commit – notifica quando un progetto è stato salvato nel Workspace.
• Project Update – notifica quando le proprietà di un progetto sono cambiate in qualche modo (il Name e/o il Description del progetto).
• Project Release – notifica quando un progetto è stato rilasciato nel Workspace.
• Project Revision State Change – notifica quando si verifica un cambiamento nello stato del ciclo di vita di un progetto.
• Project Activity Start – notifica dell'avvio di un'attività relativa a un progetto (Ad Hoc Review, Handoff Review o Milestone Review).
• Project Activity Complete – notifica del completamento di un'attività relativa a un progetto (Ad Hoc Review, Handoff Review o Milestone Review).
• Project Delete – notifica quando un progetto è stato eliminato.

Eventi relativi a un componente di libreria del Workspace

Related Page: Creazione e manutenzione di componenti e librerie

Le notifiche includono:

• Component Create – notifica quando un nuovo componente è stato creato nel Workspace.
• Component Release – notifica quando una nuova revisione di un componente è stata rilasciata nel Workspace.
• Component Revision State Change – notifica quando si verifica un cambiamento nello stato del ciclo di vita di un componente.
• Component Delete – notifica quando un componente è stato eliminato.

Eventi relativi a una richiesta di approvazione

Related page: Definizione delle lifecycle definition per un Workspace - controllo delle transizioni tra stati del ciclo di vita

Le notifiche includono:

• New Approval Request – notifica quando una richiesta di transizione tra stati del ciclo di vita per una revisione di un Component Item è stata inviata per approvazione.
• Approval Request Reminder – notifica quando il richiedente originale utilizza la funzionalità Reminder per una richiesta di approvazione in sospeso.
• State Change Request Processed – notifica quando una richiesta di approvazione in sospeso è stata elaborata da un membro del gruppo di approvazione pertinente. Il tipo di azione intrapresa rispetto alla richiesta può essere uno dei seguenti:
  • Cancelled – il richiedente originale dell'approvazione ha deciso di annullare la richiesta.
  • Rejected – un membro del gruppo di approvazione pertinente ha rifiutato la richiesta.
  • Approved – se la richiesta viene fatta passare attraverso più gruppi di approvazione definiti, questa azione verrà applicata se un membro di un gruppo di approvazione intermedio ha approvato la richiesta.
  • Completed – un membro del gruppo di approvazione (o del gruppo di approvazione finale, dove sono stati definiti più gruppi) ha approvato la richiesta.

Eventi relativi ai task

Related page: Lavorare con i task

Le notifiche includono:

• Task Assigned – notifica quando un task è stato assegnato e richiede un'azione (ad esempio un task relativo a un'attività di revisione di progetto, o una richiesta di parte).

Eventi relativi alle richieste di parte

Related page: Richieste di parte basate su processo

Le notifiche includono:

• Part Request Created – notifica quando è stata inviata una nuova richiesta di parte.
• Part Request Complete – notifica quando una richiesta di parte è stata completata (ovvero la parte è stata creata con successo, oppure la richiesta è stata definitivamente rifiutata).

Monitoraggio di un progetto del Workspace

Related page: Progetti del Workspace

Per ricevere notifiche email relative a un progetto Workspace, non devi solo essere un collaboratore di quel progetto, ma anche esserne “iscritto”. Questo si ottiene watching quel progetto Workspace.

Il monitoraggio dei progetti Workspace viene eseguito solo tramite l’interfaccia browser del Workspace. Per farlo:

1. Vai al progetto Workspace richiesto all’interno del Workspace e fai clic una volta per selezionarlo, dalla pagina Projects dell’interfaccia.
2. Fai clic sul controllo in alto a destra dell’elenco dei progetti, quindi scegli la voce Watch nel menu associato visualizzato.

Accesso al controllo per Watch un progetto Workspace.

Disponibile anche nella vista grafica della pagina Projects selezionando il riquadro del progetto richiesto, quindi facendo clic sul controllo e scegliendo il comando Watch dal menu contestuale. Quando la pagina Projects è visualizzata nella vista elenco, fai clic sul controllo all’estrema destra della voce del progetto richiesto e scegli il comando Watch dal menu associato.

Riceverai le notifiche applicabili relative al progetto tramite il sistema di notifiche email, se abilitato.

Per smettere di monitorare un progetto Workspace:

1. Vai al progetto Workspace richiesto all’interno del Workspace e fai clic una volta per selezionarlo, dalla pagina Projects dell’interfaccia.
2. Fai clic sul controllo in alto a destra dell’elenco dei progetti, quindi scegli la voce Unwatch nel menu associato visualizzato.

Fai clic su Unwatch per annullare di fatto l’iscrizione alla ricezione di notifiche per un progetto Workspace.

Disponibile anche nella vista grafica della pagina Projects selezionando il riquadro del progetto richiesto, quindi facendo clic sul controllo e scegliendo il comando Unwatch dal menu contestuale. Quando la pagina Projects è visualizzata nella vista elenco, fai clic sul controllo all’estrema destra della voce del progetto richiesto e scegli il comando Unwatch dal menu associato.

Inoltre, non riceverai più le notifiche applicabili per quel progetto tramite il sistema di notifiche email, se abilitato.

Seguire una cartella componenti

Related Page: Creazione e manutenzione di componenti e librerie

Per ricevere notifiche email relative a un componente, devi essere “iscritto” alla cartella padre in cui si trova quel componente. Questo si ottiene following quella cartella componenti. Il monitoraggio delle cartelle componenti viene eseguito solo tramite l’interfaccia browser del Workspace. Per farlo:

1. Vai alla cartella componenti richiesta all’interno del Workspace, dalla pagina Explorer dell’interfaccia.
2. Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla voce della cartella e scegli il comando Follow dal menu contestuale.

Accesso al controllo per Follow una cartella componenti, e quindi tutta l’attività dei componenti creati al suo interno.

Riceverai le notifiche applicabili relative a qualsiasi attività dei componenti in quella cartella tramite il sistema di notifiche email, se abilitato.

Per smettere di seguire una cartella componenti, fai clic con il pulsante destro del mouse sulla voce della cartella e scegli il comando UnFollow dal menu contestuale.

Fai clic su UnFollow per annullare di fatto l’iscrizione alla ricezione di notifiche per l’attività dei componenti all’interno della cartella componenti padre.

Inoltre, non riceverai più le notifiche applicabili tramite il sistema di notifiche email, se abilitato.