Configurar notificações por e-mail

O Workspace do Enterprise Server disponibiliza a capacidade de configurar notificações por email a partir do Workspace – assinalando uma variedade de eventos aos principais intervenientes.

Ativar & Configurar a Funcionalidade

A funcionalidade de envio de emails de notificação a partir do seu Workspace é ativada e configurada na página Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) da interface do Workspace no navegador. Esta página é um elemento da interface ao qual only apenas os utilizadores Administrativos do Workspace podem aceder – aqueles que fazem parte do grupo Administrators.

A página Email Notifications da área Admin – Settings disponibiliza a interface para ativar e configurar a funcionalidade de notificações por email do Workspace.

Por predefinição, a funcionalidade de notificações por email do Workspace está desativada. Ative a opção Send Mail Enabled para a ligar.

Configure os campos da página (detalhados abaixo) para configurar a funcionalidade para a sua organização:

• Email From – a conta de email a partir da qual os emails serão enviados, aparecendo como remetente no campo From de um email, por exemplo notificationsbot@yourcompany.com. Ao utilizar o Gmail, este é o endereço de email de origem a partir do qual os emails de notificação são enviados (por exemplo mycompanynotifications@gmail.com).

  • Ao utilizar um servidor SMTP externo do Gmail, Hotmail ou Office365, a entrada neste campo será ignorada. Em vez disso, o campo From do email utilizará a entrada do campo Smtp User Name. O campo Email From só será utilizado ao usar um servidor SMTP interno.
  • Se o campo Email From tiver sido especificado com um domínio diferente do domínio Smtp User Name, os emails poderão ser rejeitados ou considerados spam.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – utilizado para ativar e definir o número de dias para notificações de lembrete por email destinadas a quem tenha uma Process Task pendente atribuída.
• Smtp User Name – esta é a parte do nome de utilizador das credenciais para aceder ao seu servidor SMTP, por exemplo, smtpserver@yourcompany.com. Ao utilizar o Gmail, este é o endereço de email de origem a partir do qual os emails de notificação são enviados (por exemplo, mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – esta é a parte da palavra-passe das credenciais para aceder ao seu servidor SMTP. Ao utilizar o Gmail, esta é a palavra-passe para aceder à conta de email a partir da qual as notificações serão enviadas.
• Smtp Host – este é o nome do anfitrião do seu servidor SMTP, por exemplo, smtp.yourcompany.com. Ao enviar através do Gmail, esta entrada será smtp.gmail.com.
• Smtp Port – a porta SMTP (tipicamente 25, ou 587 ao enviar email através do Gmail).
• Smtp SSL Enabled – utilizado para ativar comunicações SMTP. Selecione a caixa se o seu servidor SMTP utilizar TLS/SSL.

• Interval to check notification (ms) – o intervalo para o envio de novas notificações dentro do servidor, especificado em milissegundos. Por predefinição, está definido como 20000ms.

  Recomenda-se definir este intervalo para um valor superior a 10000.

• Send email notifications interval (ms) – o intervalo para verificar novas notificações a enviar por email, especificado em milissegundos. Por predefinição, está definido como 35000ms.

  Recomenda-se definir este intervalo para um valor superior a 30000.

Exemplo de configuração de email, ao utilizar SMTP para enviar notificações por email a partir de uma conta Gmail definida.

Depois de ativada e configurada conforme necessário, clique no botão para testar o envio de emails a partir da conta indicada. Surgirá a janela Check Email Settings; utilize-a para introduzir um endereço de email de destino e clique em . A caixa de diálogo mostrará o progresso de Checking... e, se a conta de envio tiver sido configurada corretamente, a mensagem final de Sent Successful.

❯ ❮ Javascript ID: Email_TestEmail_AES7_0

A verificar a configuração das notificações por email, através do envio de um email de teste para uma conta de destino. O resultado bem-sucedido da verificação.

E, claro, ao verificar o email de destino obterá uma Notifications Service Test Email, proveniente da conta de email de envio.

Email de teste do serviço de notificações do Workspace, tal como recebido no email de destino fornecido para a verificação.

Com o email de notificações configurado e testado com sucesso, certifique-se de que clica no botão no canto superior direito da página.

Notificações Suportadas

Esta funcionalidade suporta vários eventos de notificação por email:

Eventos Relacionados com um Projeto do Workspace

Related page: Projetos do Workspace

As notificações incluem:

• Project Commit – notificação quando um projeto foi submetido ao Workspace.
• Project Update – notificação quando as propriedades de um projeto foram alteradas de alguma forma (o Name e/ou a Description do projeto).
• Project Release – notificação quando um projeto foi publicado no Workspace.
• Project Revision State Change – notificação quando ocorre uma alteração no estado do ciclo de vida de um projeto.
• Project Activity Start – notificação do início de uma atividade relacionada com o projeto (Ad Hoc Review, Handoff Review ou Milestone Review).
• Project Activity Complete – notificação da conclusão de uma atividade relacionada com o projeto (Ad Hoc Review, Handoff Review ou Milestone Review).
• Project Delete – notificação quando um projeto foi eliminado.

Eventos Relacionados com um Componente de Biblioteca do Workspace

Related Page: Criar & Manter os Seus Componentes e Bibliotecas

As notificações incluem:

• Component Create – notificação quando um novo componente foi criado no Workspace.
• Component Release – notificação quando uma nova revisão de um componente foi publicada no Workspace.
• Component Revision State Change – notificação quando ocorre uma alteração no estado do ciclo de vida de um componente.
• Component Delete – notificação quando um componente foi eliminado.

Eventos Relacionados com um Pedido de Aprovação

Related page: Definir Definições de Ciclo de Vida para um Workspace - Controlar Transições entre Estados do Ciclo de Vida

As notificações incluem:

• New Approval Request – notificação quando um pedido de transição entre estados do ciclo de vida para uma revisão de um Component Item foi submetido para aprovação.
• Approval Request Reminder – notificação quando o requerente original utiliza a funcionalidade Reminder para um pedido de aprovação pendente.
• State Change Request Processed – notificação quando um pedido de aprovação pendente foi processado por um membro do grupo de aprovação relevante. O tipo de ação tomada relativamente ao pedido pode ser um dos seguintes:
  • Cancelled – o requerente original da aprovação decidiu cancelar o pedido.
  • Rejected – um membro do grupo de aprovação relevante rejeitou o pedido.
  • Approved – se o pedido estiver a passar por vários grupos de aprovação definidos, esta ação será aplicada se um membro de um grupo de aprovação intermédio tiver aprovado o pedido.
  • Completed – um membro do grupo de aprovação (ou do grupo de aprovação final, quando tiverem sido definidos vários grupos) aprovou o pedido.

Eventos Relacionados com Tarefas

Related page: Trabalhar com Tarefas

As notificações incluem:

• Task Assigned – notificação quando uma tarefa foi atribuída e requer ação (por exemplo, uma tarefa relacionada com uma atividade de revisão de projeto, ou um pedido de peça).

Eventos Relacionados com Pedidos de Peças

Related page: Pedidos de Peças Baseados em Processo

As notificações incluem:

• Part Request Created – notificação quando um novo pedido de peça foi submetido.
• Part Request Complete – notificação quando um pedido de peça foi concluído (quer a peça tenha sido criada com sucesso, quer o pedido tenha sido rejeitado em definitivo).

Observar um projeto do Workspace

Related page: Projetos do Workspace

Para receber notificações por e-mail relativas a um projeto do Workspace, precisa não só de ser um colaborador nesse projeto, mas também de estar 'subscrito' nesse projeto. Isto é feito watching esse projeto do Workspace.

A observação de projetos do Workspace é efetuada apenas através da interface do navegador do Workspace. Para o fazer:

1. Navegue até ao projeto do Workspace pretendido no Workspace e clique uma vez para o selecionar, na página Projects da interface.
2. Clique no controlo no canto superior direito da listagem de projetos e, em seguida, escolha a entrada Watch no menu associado que surge.

Aceder ao controlo para Watch um projeto do Workspace.

Também disponível na vista gráfica da página Projects , selecionando o mosaico do projeto pretendido, clicando depois no controlo e escolhendo o comando Watch no menu de contexto. Quando a página Projects é apresentada na vista de lista, clique no controlo na extremidade direita da entrada do projeto pretendido e escolha o comando Watch no menu associado.

Receberá as notificações aplicáveis relacionadas com o projeto através do sistema de notificações por e-mail (se estiver ativado).

Para deixar de observar um projeto do Workspace:

1. Navegue até ao projeto do Workspace pretendido no Workspace e clique uma vez para o selecionar, na página Projects da interface.
2. Clique no controlo no canto superior direito da listagem de projetos e, em seguida, escolha a entrada Unwatch no menu associado que surge.

Clique em Unwatch para, essencialmente, cancelar a subscrição de notificações de um projeto do Workspace.

Também disponível na vista gráfica da página Projects , selecionando o mosaico do projeto pretendido, clicando depois no controlo e escolhendo o comando Unwatch no menu de contexto. Quando a página Projects é apresentada na vista de lista, clique no controlo na extremidade direita da entrada do projeto pretendido e escolha o comando Unwatch no menu associado.

Também deixará de receber as notificações aplicáveis para esse projeto através do sistema de notificações por e-mail (se estiver ativado).

Seguir uma pasta de componentes

Related page: Criar e manter os seus componentes e bibliotecas

Para receber notificações por e-mail relativas a um componente, precisa de estar 'subscrito' na pasta principal onde esse componente se encontra. Isto é feito following essa pasta de componentes. Seguir pastas de componentes é efetuado apenas através da interface do navegador do Workspace. Para o fazer:

1. Navegue até à pasta de componentes pretendida no Workspace, a partir da página Explorer da interface.
2. Clique com o botão direito do rato na entrada da pasta e escolha o comando Follow no menu de contexto.

Aceder ao controlo para Follow uma pasta de componentes e, por conseguinte, toda a atividade dos componentes aí criados.

Receberá as notificações aplicáveis relacionadas com qualquer atividade de componentes nessa pasta através do sistema de notificações por e-mail (se estiver ativado).

Para deixar de seguir uma pasta de componentes, clique com o botão direito do rato na entrada da pasta e escolha o comando UnFollow no menu de contexto.

Clique em UnFollow para, essencialmente, cancelar a subscrição de notificações relativas à atividade de componentes na pasta principal de componentes.

Também deixará de receber as notificações aplicáveis através do sistema de notificações por e-mail (se estiver ativado).