Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen

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Der Enterprise Server Workspace bietet die Möglichkeit, E-Mail-Benachrichtigungen aus dem Workspace zu konfigurieren, um verschiedene Ereignisse für wichtige Beteiligte zu kennzeichnen.

Aktivieren und Konfigurieren der Funktion

Die Funktion zum Senden von Benachrichtigungs-E-Mails aus Ihrem Workspace wird auf der Seite Email Notifications konfiguriert und aktiviert (Admin – Settings – Email Notifications) in der Browseroberfläche des Workspace. Auf diese Seite können only nur administrative Benutzer des Workspace zugreifen – also diejenigen, die zur Rolle Administrators gehören.

Die Seite Email Notifications im Bereich Admin – Settings stellt die Oberfläche zum Aktivieren und Konfigurieren der E-Mail-Benachrichtigungsfunktion des Workspace bereit.

Standardmäßig ist die E-Mail-Benachrichtigungsfunktion des Workspace deaktiviert. Aktivieren Sie die Option Send Mail Enabled, um sie einzuschalten.

Konfigurieren Sie die Felder auf der Seite (unten im Detail beschrieben), um die Funktion für Ihre Organisation einzurichten:

• Email From – das E-Mail-Konto, von dem die E-Mails gesendet werden und das im Feld From einer E-Mail als Absender erscheint, zum Beispiel notificationsbot@yourcompany.com. Bei Verwendung von Gmail ist dies die Absender-E-Mail-Adresse, von der die Benachrichtigungs-E-Mails gesendet werden (zum Beispiel mycompanynotifications@gmail.com).

  • Bei Verwendung eines externen Gmail-, Hotmail- oder Office365-SMTP-Servers wird der Eintrag in diesem Feld ignoriert. Stattdessen verwendet das Feld From der E-Mail den Eintrag aus dem Feld Smtp User Name. Das Feld Email From wird nur bei Verwendung eines internen SMTP-Servers genutzt.
  • Wenn im Feld Email From eine Domain angegeben wurde, die sich von der Domain Smtp User Name unterscheidet, können die E-Mails abgewiesen oder als Spam eingestuft werden.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – wird verwendet, um E-Mail-Erinnerungsbenachrichtigungen für Benutzer zu aktivieren und die Anzahl der Tage festzulegen, wenn ihnen eine ausstehende Process Task zugewiesen ist.
• Smtp User Name – dies ist der Benutzername-Teil der Zugangsdaten für den Zugriff auf Ihren SMTP-Server, zum Beispiel smtpserver@yourcompany.com. Bei Verwendung von Gmail ist dies die Absender-E-Mail-Adresse, von der die Benachrichtigungs-E-Mails gesendet werden (zum Beispiel mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – dies ist der Passwort-Teil der Zugangsdaten für den Zugriff auf Ihren SMTP-Server. Bei Verwendung von Gmail ist dies das Passwort für den Zugriff auf das E-Mail-Konto, von dem die Benachrichtigungen gesendet werden.
• Smtp Host – dies ist der Hostname Ihres SMTP-Servers, zum Beispiel smtp.yourcompany.com. Beim Versand über Gmail lautet dieser Eintrag smtp.gmail.com.
• Smtp Port – der SMTP-Port (typischerweise 25 oder 587 beim Versand von E-Mails über Gmail).
• Smtp SSL Enabled – wird verwendet, um die SMTP-Kommunikation zu aktivieren. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen, wenn Ihr SMTP-Server TLS/SSL verwendet.

• Interval to check notification (ms) – das Intervall für das Versenden neuer Benachrichtigungen innerhalb des Servers, angegeben in Millisekunden. Standardmäßig ist dieser Wert auf 20000ms gesetzt.

  Es wird empfohlen, dieses Intervall auf einen Wert größer als 10000 zu setzen.

• Send email notifications interval (ms) – das Intervall zum Prüfen auf neue Benachrichtigungen, die per E-Mail gesendet werden sollen, angegeben in Millisekunden. Standardmäßig ist dieser Wert auf 35000ms gesetzt.

  Es wird empfohlen, dieses Intervall auf einen Wert größer als 30000 zu setzen.

Beispiel einer E-Mail-Konfiguration bei Verwendung von SMTP zum Senden von E-Mail-Benachrichtigungen von einem definierten Gmail-Konto.

Nachdem die Funktion wie erforderlich aktiviert und konfiguriert wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche , um das Senden von E-Mails vom angegebenen Konto zu testen. Das Fenster Check Email Settings wird angezeigt. Geben Sie dort eine Ziel-E-Mail-Adresse ein und klicken Sie auf . Der Dialog zeigt den Fortschritt von Checking... und – wenn das sendende Konto korrekt konfiguriert wurde – die abschließende Meldung Sent Successful.

Überprüfen der Einrichtung der E-Mail-Benachrichtigungen durch Senden einer Test-E-Mail an ein Zielkonto. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild, um das erfolgreiche Ergebnis der Prüfung zu sehen.

Und natürlich liefert auch die Prüfung des Ziel-E-Mail-Kontos eine Notifications Service Test Email vom sendenden E-Mail-Konto.

Test-E-Mail vom Benachrichtigungsdienst des Workspace, wie sie vom für die Prüfung angegebenen Ziel-E-Mail-Konto empfangen wurde.

Nachdem die Benachrichtigungs-E-Mail erfolgreich konfiguriert und getestet wurde, klicken Sie unbedingt auf die Schaltfläche oben rechts auf der Seite.

Unterstützte Benachrichtigungen

Diese Funktion unterstützt eine Reihe von E-Mail-Benachrichtigungsereignissen:

Ereignisse im Zusammenhang mit einem Workspace-Projekt

Related page: Workspace-Projekte

Zu den Benachrichtigungen gehören:

• Project Commit – Benachrichtigung, wenn ein Projekt in den Workspace übertragen wurde.
• Project Update – Benachrichtigung, wenn sich die Eigenschaften eines Projekts in irgendeiner Weise geändert haben (das Name und/oder Description des Projekts).
• Project Release – Benachrichtigung, wenn ein Projekt im Workspace freigegeben wurde.
• Project Revision State Change – Benachrichtigung, wenn sich der Lifecycle-Status eines Projekts ändert.
• Project Activity Start – Benachrichtigung über den Start einer projektbezogenen Aktivität (Ad Hoc Review, Handoff Review oder Milestone Review).
• Project Activity Complete – Benachrichtigung über den Abschluss einer projektbezogenen Aktivität (Ad Hoc Review, Handoff Review oder Milestone Review).
• Project Delete – Benachrichtigung, wenn ein Projekt gelöscht wurde.

Ereignisse im Zusammenhang mit einer Workspace-Bibliothekskomponente

Related Page: Erstellen und Pflegen Ihrer Komponenten und Bibliotheken

Zu den Benachrichtigungen gehören:

• Component Create – Benachrichtigung, wenn eine neue Komponente im Workspace erstellt wurde.
• Component Release – Benachrichtigung, wenn eine neue Revision einer Komponente im Workspace freigegeben wurde.
• Component Revision State Change – Benachrichtigung, wenn sich der Lifecycle-Status einer Komponente ändert.
• Component Delete – Benachrichtigung, wenn eine Komponente gelöscht wurde.

Ereignisse im Zusammenhang mit einer Genehmigungsanfrage

Related page: Definieren von Lifecycle-Definitionen für einen Workspace – Steuern von Übergängen zwischen Lifecycle-Status

Zu den Benachrichtigungen gehören:

• New Approval Request – Benachrichtigung, wenn eine Anfrage für den Übergang zwischen Lifecycle-Status für eine Revision eines Component Item zur Genehmigung eingereicht wurde.
• Approval Request Reminder – Benachrichtigung, wenn der ursprüngliche Anforderer die Erinnerungsfunktion für eine ausstehende Genehmigungsanfrage verwendet.
• State Change Request Processed – Benachrichtigung, wenn eine ausstehende Genehmigungsanfrage von einem Mitglied der entsprechenden Genehmigungsgruppe bearbeitet wurde. Die Art der in Bezug auf die Anfrage ausgeführten Aktion kann eine der folgenden sein:
  • Cancelled – der ursprüngliche Antragsteller der Genehmigung hat entschieden, die Anfrage abzubrechen.
  • Rejected – ein Mitglied der entsprechenden Genehmigungsgruppe hat die Anfrage abgelehnt.
  • Approved – wenn die Anfrage mehrere definierte Genehmigungsgruppen durchläuft, wird diese Aktion angewendet, wenn ein Mitglied einer zwischengeschalteten Genehmigungsgruppe die Anfrage genehmigt hat.
  • Completed – ein Mitglied der Genehmigungsgruppe (oder der letzten Genehmigungsgruppe, wenn mehrere Gruppen definiert wurden) hat die Anfrage genehmigt.

Ereignisse im Zusammenhang mit Aufgaben

Related page: Arbeiten mit Aufgaben

Zu den Benachrichtigungen gehören:

• Task Assigned – Benachrichtigung, wenn eine Aufgabe zugewiesen wurde und eine Aktion erforderlich ist (zum Beispiel eine Aufgabe im Zusammenhang mit einer Projektprüfaktivität oder einer Teileanforderung).

Ereignisse im Zusammenhang mit Teileanforderungen

Related page: Prozessbasierte Teileanforderungen

Zu den Benachrichtigungen gehören:

• Part Request Created – Benachrichtigung, wenn eine neue Teileanforderung eingereicht wurde.
• Part Request Complete – Benachrichtigung, wenn eine Teileanforderung abgeschlossen wurde (entweder wurde das Teil erfolgreich erstellt oder die Anfrage wurde endgültig abgelehnt).

Beobachten eines Workspace-Projekts

Related page: Workspace-Projekte

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu einem Workspace-Projekt zu erhalten, müssen Sie nicht nur Mitarbeiter an diesem Projekt sein, sondern dieses Projekt auch „abonniert“ haben. Dies geschieht durch watching dieses Workspace-Projekt.

Das Beobachten von Workspace-Projekten erfolgt ausschließlich über die Browseroberfläche des Workspace. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie innerhalb des Workspace auf der Seite Projects der Oberfläche zu dem gewünschten Workspace-Projekt und klicken Sie einmal darauf, um es auszuwählen.
2. Klicken Sie oben rechts in der Projektliste auf das Steuerelement und wählen Sie dann im zugehörigen Menü den Eintrag Watch aus.

Zugriff auf das Steuerelement zum Watch eines Workspace-Projekts.

Dies ist auch in der grafischen Ansicht der Seite Projects verfügbar, indem Sie die Kachel für das gewünschte Projekt auswählen, dann auf das Steuerelement klicken und im Kontextmenü den Befehl Watch wählen. Wenn die Seite Projects in ihrer Listenansicht dargestellt wird, klicken Sie ganz rechts im Eintrag für das gewünschte Projekt auf das Steuerelement und wählen den Befehl Watch aus dem zugehörigen Menü.

Sie erhalten anwendbare Benachrichtigungen zum Projekt über das E-Mail-Benachrichtigungssystem (falls aktiviert).

So beenden Sie das Beobachten eines Workspace-Projekts:

1. Navigieren Sie innerhalb des Workspace auf der Seite Projects der Oberfläche zu dem gewünschten Workspace-Projekt und klicken Sie einmal darauf, um es auszuwählen.
2. Klicken Sie oben rechts in der Projektliste auf das Steuerelement und wählen Sie dann im zugehörigen Menü den Eintrag Unwatch aus.

Klicken Sie auf Unwatch, um das Abonnement für Benachrichtigungen zu einem Workspace-Projekt im Wesentlichen aufzuheben.

Dies ist auch in der grafischen Ansicht der Seite Projects verfügbar, indem Sie die Kachel für das gewünschte Projekt auswählen, dann auf das Steuerelement klicken und im Kontextmenü den Befehl Unwatch wählen. Wenn die Seite Projects in ihrer Listenansicht dargestellt wird, klicken Sie ganz rechts im Eintrag für das gewünschte Projekt auf das Steuerelement und wählen den Befehl Unwatch aus dem zugehörigen Menü.

Sie erhalten dann auch keine entsprechenden Benachrichtigungen mehr für dieses Projekt über das E-Mail-Benachrichtigungssystem (falls aktiviert).

Einem Komponentenordner folgen

Related Page: Erstellen und Pflegen Ihrer Komponenten und Bibliotheken

Um E-Mail-Benachrichtigungen zu einer Komponente zu erhalten, müssen Sie den übergeordneten Ordner, in dem sich diese Komponente befindet, „abonniert“ haben. Dies geschieht durch following diesem Komponentenordner zu folgen. Das Folgen von Komponentenordnern erfolgt ausschließlich über die Browseroberfläche des Workspace. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Navigieren Sie im Workspace auf der Seite Explorer der Oberfläche zu dem gewünschten Komponentenordner.
2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnereintrag und wählen Sie im Kontextmenü den Befehl Follow .

Zugriff auf das Steuerelement zum Follow eines Komponentenordners und damit aller Aktivitäten für darin erstellte Komponenten.

Sie erhalten anwendbare Benachrichtigungen zu allen Komponentenaktivitäten in diesem Ordner über das E-Mail-Benachrichtigungssystem (falls aktiviert).

Um einem Komponentenordner nicht mehr zu folgen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordnereintrag und wählen im Kontextmenü den Befehl UnFollow.

Klicken Sie auf UnFollow, um das Abonnement von Benachrichtigungen für Komponentenaktivitäten innerhalb des übergeordneten Komponentenordners im Wesentlichen aufzuheben.

Sie erhalten dann auch keine entsprechenden Benachrichtigungen mehr über das E-Mail-Benachrichtigungssystem (falls aktiviert).