Arbeiten mit Aufgaben

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Die Funktion Tasks im Altium On-Prem Enterprise Server bietet Workspace-Mitgliedern eine sehr anschauliche Methode zum Zugreifen auf, Erstellen und Verwalten von Job-Aktivitäten (Benutzer-Tasks). In einem Kanban-Board-Flow-Stil dargestellt, werden Tasks durch ihre „Swimlane“-Zeilen bis zum Abschluss weitergeführt, wobei sich ihr Status entsprechend ändert (ToDo, InProgress und Resolved). Die Tasks selbst können von Workspace-Mitgliedern mit entsprechenden Berechtigungen erstellt und bearbeitet sowie jedem Workspace-Mitglied oder jeder Gruppe zugewiesen werden.

Die Ansicht Tasks ist auf zwei Funktionsebenen verfügbar:

• Context-Aware Tasks – Arbeiten mit Tasks, die aus Projektkommentaren erstellt wurden, oder mit allgemeinen Tasks, die keinem Projekt zugeordnet sind.
• Process Workflow Tasks – Arbeiten mit kontextbezogenen Tasks (wie oben) sowie zusätzlich mit Tasks, die einem aktiven Process Workflow zugeordnet sind.

Kontextbezogene Tasks

Die Ansicht Tasks ist mit Zeilen einzelner Task-Kacheln aufgebaut und enthält sowohl allgemeine Tasks als auch Tasks, die aus einem bestimmten Projekt zugewiesen wurden. Task-Kacheln können in eine andere Phase (Statusstufe) verschoben werden, indem sie in eine neue Zeilenposition gezogen werden oder indem ihr Status im rechten Bereich Task details geändert wird. In diesem Bereich können Sie außerdem den Assignee (wem der Task zugewiesen ist) auf ein anderes Workspace-Mitglied ändern und die Priority-Stufe des Tasks anpassen.

Workspace-Tasks sind auf globaler Ebene zugänglich, die alle Workspace-Projekte umfasst (verfügbar über das Hauptmenü des Workspace), sowie auf projektspezifischer Ebene, die Tasks enthält, die für das aktuell geöffnete Projekt gelten (verfügbar über das Hauptmenü beim Anzeigen dieses Projekts). Der Unterschied zwischen diesen Ansichten wird unten beschrieben:

• The global Tasks view – wird mit allen Tasks gefüllt, die derzeit im Workspace aktiv sind. Dazu gehören eine Zeile allgemeiner Tasks, die keinem Workspace-Projekt zugeordnet sind, sowie einklappbare Zeilen mit Tasks, die für bestimmte Designprojekte gelten:
  • Allgemeine Tasks können über die Schaltfläche erstellt und über den Bereich Task details einem bestimmten Benutzer zugewiesen oder mit einer anderen Priorität versehen werden. Diese Tasks sind keinem bestimmten Projekt zugeordnet.
  • Projektspezifische Tasks werden in der Task-Ansicht eines Projekts erstellt (siehe Projektspezifische Tasks  unten) oder durch Zuweisen eines Projektkommentars an ein Workspace-Mitglied. Tasks, die einem Projekt zugeordnet sind, sind nur für Benutzer sichtbar, die Ansicht-/Bearbeitungszugriff auf dieses Projekt haben.

Die gesamte bzw. globale Ansicht Tasks umfasst alle aktiven Tasks im Workspace.

• The project-specific Tasks view – wird mit allen Tasks gefüllt, die für das geöffnete Workspace-Projekt gelten. Dazu gehören eine Zeile allgemeiner Tasks, die dem Projekt selbst zugeordnet sind, sowie einklappbare Zeilen mit Tasks, die für bestimmte Projektdokumente gelten:
  • Allgemeine Tasks können über die Schaltfläche erstellt und über den Bereich Task details einem bestimmten Benutzer zugewiesen oder mit einer anderen Priorität versehen werden. Diese Tasks sind dem aktuell geöffneten Projekt zugeordnet.
  • Tasks für Projektdokumente werden durch Zuweisen eines Kommentars zu einem Projektdokument an ein Workspace-Mitglied erstellt.

Die Projektansicht Tasks umfasst alle aktiven Tasks, die für das aktuell geöffnete Projekt gelten.

Task-Kacheln

Die grafischen Kacheln im Dashboard Tasks stellen Aktivitäts-Tasks dar, während sie ihre Statusstufen bis zum abgeschlossenen Zustand (Resolved) durchlaufen. Jede Kachel zeigt zusammenfassende Informationen zu ihrem zugehörigen Task an, darunter:

• Den Kommentar, der sich auf den Task bezieht, oder den Namenseintrag eines allgemeinen Tasks.
• Das Benutzersymbol des Workspace-Mitglieds, dem der Task zugewiesen ist.
• Die Task-Kennung (ID), die sich aus der Projekt-ID und einer Projekt-Task-Nummer zusammensetzt. Beachten Sie, dass die Beispiel-Workspace-Projekte als Projektname und nicht als Projekt-ID angezeigt werden.
• Das Symbol, das die aktuelle Einstellung Priority des Tasks darstellt.

Die Kacheln enthalten außerdem zugehörige Befehle, die über ihr Dropdown-Menü Optionen () verfügbar sind:

• Verwenden Sie die Option Copy Link, um einen Task-Weblink an eine andere Person zu senden (die Zugriff auf den Workspace hat).
• Verwenden Sie die Option Delete, um den Task zu entfernen – verfügbar für den Ersteller des Tasks oder einen Workspace-Administrator. Beachten Sie, dass der Task ebenfalls gelöscht wird, wenn er aus einem Projektkommentar erstellt wurde.
• Verwenden Sie die Option Show in Design, um diesen Kommentar in seinem Designdokument zu öffnen (Cross-Probing) – verfügbar, wenn der Task einem Kommentar zugeordnet ist.

Funktionen der Tasks-Ansicht

Obwohl sie über eine relativ einfache Oberfläche dargestellt wird, bietet das Workspace-Dashboard Tasks eine flexible und effiziente Möglichkeit, Workflows direkt in der eigentlichen Designumgebung statt über ein externes System zu verwalten und nachzuverfolgen. Zusammen mit den inhärenten Verknüpfungen zu Workspace-Designdaten bietet die Dashboard-Oberfläche außerdem die folgenden interaktiven Funktionen:

• Drag and drop – Ziehen Sie eine Task-Kachel an eine neue Zeilenposition, um ihren Workflow-Status zu ändern (ToDo, InProgress, Resolved).
• Filtering – Wählen Sie oben im Board ein Benutzersymbol aus, um die aufgelisteten Tasks auf diejenigen zu beschränken, die diesem Benutzer zugewiesen sind. Klicken Sie erneut, um die Filterung für den Benutzer aufzuheben.

• Resolved visibility – Wählen Sie die Option Show More in der Spaltenüberschrift Resolved, um alle zuvor gelösten Tasks anzuzeigen. Verwenden Sie die Option Show Less, um die Ansicht wieder auf den Standardzustand umzuschalten, in dem nur die innerhalb der letzten Woche gelösten Tasks sichtbar sind. Beachten Sie, dass gelöste Tasks schreibgeschützt (abgeblendet) angezeigt werden, aber von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen wieder in einen aktiven Zustand InProgress versetzt oder gelöscht werden können.

• Open project – Bewegen Sie den Mauszeiger über einen Projektnamen, der einer Task-Zeile zugeordnet ist, und klicken Sie auf die Schaltfläche , um dieses Projekt in einem neuen Browser-Tab zu öffnen (verfügbar in der globalen Ansicht Tasks).
• Cross-probing – Die Navigation von einem projektbezogenen Task zu seinem zugehörigen Projektdokument-Kommentar (mit Show in design) ist bidirektional. Um zurück zu seinem Eintrag in der projektspezifischen Ansicht Tasks zu navigieren, wählen Sie die Task-Referenz-ID in der oberen linken Ecke des geöffneten Kommentars oder in dessen Eintrag im Bereich Comments and Tasks aus (Beispiel anzeigen).
• Task details pane – Wählen Sie eine Task-Kachel aus, um im Bereich Task details auf die zugehörigen Informationen und Steuerelemente zuzugreifen. Dieser bietet Zugriff auf:
  • Dropdown-Menüoptionen zum Ändern des Aktivitäts-Status des Tasks, des zugewiesenen Workspace-Mitglieds (Task-Assignee) und der Priority-Stufe des Tasks.
  • ein Beschreibungsfeld zum Hinzufügen zusätzlicher Informationen zum Eintrag des Tasks im Detailbereich.
  • den Link Show in Design zum Cross-Probing auf den zugehörigen Kommentar in seinem Host-Dokument – verfügbar für Tasks, die sich auf Projektkommentare beziehen.
  • den sequenziellen Verlauf des Tasks, einschließlich Änderungen seines Fortschritts-Status, des Benutzers Assignee und der Priority-Stufe.
  • ein Eingabefeld Comment zum Hinzufügen zusätzlicher Notizen oder Kommentare (mit Benutzererwähnungen @) im Task-Thread. Außerdem kann ein lokal kopiertes Bild in das Feld eingefügt werden.

Wählen Sie eine Task-Kachel aus, um ihre Informationen im Bereich Task details zu öffnen.

Prozessbasierte Workflow-Tasks

Neben den Funktionen von Context-Aware Tasks unterstützt die Ansicht Tasks in einem Altium Enterprise Server Workspace auch Tasks, die Process Workflows zugeordnet sind. Die hochgradig konfigurierbaren Process Workflows werden eingesetzt, um Designer eng durch typische tägliche Designprozesse zu führen, etwa das Anfordern neuer Teile, das Durchführen von Design-Reviews und das Erstellen neuer Projekte. Jeder Workflow, der zur Umsetzung eines bestimmten Designprozesses verwendet wird, wird als Teil eines Process Definition erstellt. Prozesse und ihre Workflows werden über die Workspace-Oberfläche erstellt und verwaltet – durch einen Administrator dieses Workspace.

► Weitere Informationen finden Sie unter Creating & Managing Processes.

Designer können auf alle Prozesse zugreifen und sie initiieren, die auf administrativer Ebene zur Verwendung aktiviert wurden. Die direkte Interaktion mit einem Prozess – oder vielmehr seinem definierten Workflow – erfolgt über das Dashboard Tasks, in dem die Prozess-Tasks zusammen mit den zuvor beschriebenen Standard-Workspace-Tasks für Job-Anforderungen koexistieren. Die zusätzlichen Process-Workflow-Tasks, die in einem Workspace verfügbar sind, beziehen sich auf eine Benutzeraktion, die erforderlich ist, damit ein definierter Workflow zum nächsten Schritt seines Prozesses fortschreiten kann.

Wählen Sie einen Workflow-Task aus, um die zugehörigen Informationen im rechten Bereich der Task-Ansicht anzuzeigen. Beachten Sie, dass Workflow-Tasks durch eine grüne Linie auf der linken Seite der Kachel gekennzeichnet sind.

Ein Prozess-Task Ad Hoc Review wird einem Workspace-Benutzer zugewiesen. Der Benutzer kann den Task weiterführen, wenn er im Workspace angemeldet ist.

Ein Workflow-Task ist für den bzw. die zugewiesenen Benutzer – den Bearbeiter – verfügbar und aktiv; wenn diese im Workspace angemeldet sind, können sie den Workflow über den Tasks-Bereich auf der rechten Seite zum nächsten Prozessschritt weiterführen. Im folgenden Beispiel des Prozesses Ad Hoc Review führen die vom Benutzer übermittelten Daten () den Prozess in Richtung eines Zustands Completed weiter – oder in den Begriffen des Seitenablaufs Tasks zu einem Status Resolved.

Der Benutzer, dem ein Workflow-Task zugewiesen ist, kann die Prozessschritte abschließen, wenn er im Workspace angemeldet ist.

Arbeiten mit Prozessaufgaben

Prozess-Workflow-Aufgaben, die auf der Seite Tasks angezeigt werden, werden als Reaktion auf Schritte in aktiven Processes erstellt, die eine Aktion eines Workspace-Mitglieds erfordern. Alle Benutzer sehen solche Aufgaben, aber nur diejenigen, denen eine Aufgabe zugewiesen ist (Assignees), können darauf reagieren.

Die Prozesse selbst, die von einem Workspace-Administrator aktiviert wurden, können von Benutzern je nach Prozessfunktionalität an verschiedenen Stellen aufgerufen werden:

• Projektaktivitäten wie Reviews, bei denen Aufgaben für die zugewiesenen Reviewer erstellt werden.
  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Projects page.
  • Aufruf über die Schaltfläche , wenn Aufgaben für ein bestimmtes Projekt angezeigt werden.
  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Activities page.
• Projekterstellungen, bei denen Aufgaben erstellt werden, wenn Benutzereingaben erforderlich sind.
  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Projects page.
  • Aufruf über Cloning über die obere Schaltfläche auf der Seite Projects page.
• Teileanfragen, bei denen Aufgaben für Benutzer erstellt werden, die an der Anfrage arbeiten.
  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Part Requests page.
• Aktivierte Prozesse können auch direkt in Altium Designer aufgerufen werden, wobei die resultierenden tasks über das Tasklist panel zugänglich sind.
  ► Einzelheiten zur Arbeit mit Review-Aktivitäten in Altium Designer finden Sie unter Performing Design Reviews.

Bereich „Aufgabendetails“

Wählen Sie einen Prozesseintrag aus, um seine vollständigen Details im Bereich auf der rechten Seite anzuzeigen. Während sich der Inhalt je nach Process Form design unterscheidet, gehören zu den gemeinsamen Elementen für Benutzer:

• Assignee – das benannte Workspace-Mitglied oder die Gruppe, das bzw. die eine Aktion ausführen muss, um die Prozess-Workflow-Schritte oder nur den aktuellen Schritt abzuschließen. Der aktuell zugewiesene Benutzer (oder ein Administrator) kann die aktuelle Aufgabe über die Dropdown-Benutzerliste einem anderen Workspace-Mitglied neu zuweisen.
• Show Activity – öffnet die Activities page des Projekts, auf der vollständige Details des Projektprozesses angezeigt werden, auf den sich die ausgewählte Aufgabe bezieht. Das Prozessflussdiagramm (Ansicht Diagram auswählen) zeigt den aktuellen Schritt im Ablauf und den zugewiesenen Benutzer an, während die Ansicht History die aktuelle Abfolge der Prozess-Workflow-Ereignisse zeigt.

Bei Workflow-Aufgaben zeigt der Hauptteil des Bereichs das process Form an, das alle Informationen und Eingabefelder enthält, die für diese Aufgabe von dem Administrator definiert wurden, der sie erstellt hat. Die Eingabefelder dienen dazu, Auswahlmöglichkeiten, Informationen oder Daten vom Benutzer zu erhalten, die den weiteren Fortschritt dieses Workflows erleichtern.

Der Bereich Task auf der rechten Seite bietet Optionen, um die Aufgabe einem anderen Benutzer zuzuweisen und die Prozessseite Activities zu öffnen, die sich auf die aktuelle Aufgabe bezieht.

Unter bestimmten Umständen zeigt eine Workflow-Aufgabe das Zeichen „ ? “ als Symbol für den zugewiesenen Benutzer an. Dies zeigt an, dass die Aufgabenphase nicht zugewiesen ist – also nicht speziell einem Workspace-Mitglied zugewiesen wurde – und einem geeigneten Benutzer (Candidate) zugewiesen oder von ihm übernommen werden muss.

In diesem Fall hat der Workflow-Prozess selbst – bei seiner Erstellung oder Bearbeitung – diese Phase einem Benutzerkreis oder einer bestimmten member Role group zugewiesen, zum Beispiel Librarians. Die Absicht ist, dass ein geeigneter Kandidat die Verantwortung für diese Aufgabenphase übernimmt und dann die erforderliche Aktion ausführt, die den Prozess zum nächsten Schritt oder zum Abschluss bringt.

Ein erstellter Prozess-Workflow kann Aufgabenphasen enthalten, die einer Gruppe von Workspace-Mitgliedern zugewiesen sind, die die Aufgabe als Kandidaten übernehmen können.

In Altium Designer erscheinen nicht zugewiesene Aufgaben als Einträge im Bereich Tasks des Tasklist panel mit dem Symbol . Wenn Sie auf eine solche Aufgabe klicken, bietet das nachfolgende Formular eine Schaltfläche , mit der Sie die Aufgabe übernehmen können, ohne zur Browseroberfläche wechseln zu müssen, um sie zu beanspruchen. Aufgaben, die Sie sich selbst zugewiesen haben, werden dann durch das Symbol unterschieden.

Seite „Activities“

Die Projektseite Activities bietet eine detaillierte Übersicht über die aktiven oder abgeschlossenen Prozesse, die dem aktuellen Projekt zugeordnet sind. Wenn die Seite direkt über den Navigationsbaum geöffnet wird, werden alle dem Projekt zugeordneten Prozesse einschließlich ihres Fortschrittsstatus und ihrer Benutzerzuweisung aufgelistet. Wenn die Seite Activities dagegen mit einer ausgewählten Aufgabe in der Ansicht Tasks verknüpft wurde – über den Befehl Show Activity im Detailbereich –, wird nur der Prozess angezeigt, der dieser bestimmten Aufgabe zugeordnet ist.

Die Seite Activities zeigt, wenn sie direkt geöffnet wird, alle Prozesse an, die sich auf das aktuell geöffnete Projekt beziehen.

Ein aufgelisteter Prozesseintrag enthält detaillierte Informationen wie seine aktuelle Phasenposition im Workflow (State), die dem Prozess zugewiesenen Workspace-Mitglieder (Assignee), den Benutzer, der den Prozess initiiert hat (Started By), und den Zeitpunkt seines Aufrufs (Started At). Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Prozessliste nach dieser Datenspalte zu sortieren, und klicken Sie dann erneut, um die Reihenfolge umzuschalten. Beachten Sie, dass nur der Prozessinitiator oder ein Administrator einen Prozess beenden kann ().

Weitere Details zu einem ausgewählten Prozess sind über die Informationsoptionen im unteren Bildschirmbereich verfügbar. Dazu gehören:

• Diagram – eine kommentierte Grafik, die den Workflow und den Status der Aktivität darstellt (den Punkt, der im Ablauf erreicht wurde), hervorgehoben durch den Namen des zugehörigen Bearbeiters.
• Data – die parametrischen Daten zur Aktivität, einschließlich eines Links zum zugehörigen Projekt.
• History – der sequenzielle Verlauf der Workflow-Ereignisse (Start, Vorbereitung, Aufgabenabschluss usw.) von oben nach unten.

Die über den Aufgabenbereich geöffnete Activities-Seite. Die Ansicht bietet detaillierte Informationen über den Prozess-Workflow und seine aktuelle Aufgabenphase.

Eine neue Prozessaktivität kann über die Schaltfläche aufgerufen werden. Schalten Sie die Schaltfläche in den Modus , um inaktive Prozesse aufzulisten (die Completed oder Terminated sind), und verwenden Sie die Schaltfläche , um eine detaillierte Liste der aktuell angezeigten Prozesse als CSV-formatierte Datei herunterzuladen.

Seite „Part Requests“

Neben der Interaktion mit Part Request processes über Workflow-Aufgaben auf der Seite Tasks bietet die dedizierte Seite Part Requests des Workspace eine detaillierte Übersicht über die Prozesse, die mit diesen Aufgaben verbunden sind. Wie die Projektseite Activities bietet auch die Seite Part Request vollständige Details zu den zugehörigen Prozessen, einschließlich ihres Status und der zugeordneten Benutzer.

Wählen Sie einen Anfrageprozesseintrag aus, um seinen zugrunde liegenden Prozess-Workflow anzuzeigen (Registerkarte Diagram), die zeigt, an welcher Stelle des Ablaufs sich die Anfrage befindet und wer eine Aufgabe ausführen muss, um die Anfrage weiterzuführen. Es stehen auch Registerkarten zur Verfügung, um die mit der Anfrage verbundenen Daten anzuzeigen (Data tab) sowie einen Verlauf der Aktionen entlang des Prozess-Workflows der Anfrage (History-Registerkarte). Beachten Sie, dass nur der Prozessinitiator oder ein Administrator einen Anfrageprozess beenden kann ().

Die Seite „Part Requests“ zeigt einen aktiven Anfrageprozess sowie die aktuell ausstehende Aufgabe und wer dafür verantwortlich ist.

Innerhalb der Seite kann ein neuer Part Request-Prozess über die Schaltfläche aufgerufen werden, und die Liste kann mit inaktiven Part Request-Prozessen gefüllt werden (die Completed oder Terminated sind), indem das obere Steuerelement Active in den Modus Closed umgeschaltet wird. Nur für Workspace-Administratoren verfügbar: Die Schaltfläche wird verwendet, um eine detaillierte Liste der aktuell angezeigten Part Release-Prozesse als CSV-formatierte Datei herunterzuladen.

► Weitere Informationen zur Arbeit mit Part Requests in Altium Designer finden Sie unter Process-based Part Requests.