Teileanfragen

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Die Anzahl der Design-Komponenten, die einem Entwickler bei der Erfassung seines nächsten Designs zur Verfügung stehen, kann von einigen Hundert reichen, die über einzelne Symbol- und Modellbibliotheken verteilt sind, bis hin zu Hunderttausenden, die in einer dedizierten firmenweiten Teile-Datenbank gespeichert sind. Doch unabhängig davon, wie viele Komponenten verfügbar sind, wird es immer weitere geben, die nicht vorhanden sind und erstellt sowie zur Wiederverwendung hinzugefügt werden müssen.

Für ein kleines Designbüro wechselt ein Entwickler einfach die „Rolle“ und wird zum Librarian – er erstellt also die benötigten Komponenten, die in seinen Design-Ressourcen fehlen. In einer größeren Organisation jedoch, die über eine eigene Bibliotheksabteilung verfügt, welche die Design-Komponenten aufbaut und pflegt – zugänglich für alle Entwickler und Designer in dieser Organisation –, ist es sinnvoll, Anfragen für neue (fehlende) Komponenten an diese Abteilung zu senden. Der Enterprise Server Workspace bietet hierfür mit seiner Funktion Part Requests eine elegante Lösung.

Ein Entwickler kann einfach eine Anfrage zur Erstellung eines oder mehrerer Teile stellen und wird benachrichtigt, wenn diese Anfrage entweder abgeschlossen und die Komponente(n) verfügbar gemacht wurden oder wenn die Anfrage abgelehnt wurde (einschließlich Begründung). Der Anfragende liefert dabei möglichst viele wichtige Informationen zur Unterstützung seiner Anfrage mit (Hersteller und Teilenummer(n), Beschreibung(en), relevante Datenblätter (PDF oder URL)). Es können sogar Stub Component Items erstellt werden, mit denen der Bibliothekar dann weiterarbeiten (und sie fertigstellen) kann.

Bibliothekare festlegen

Zunächst müssen Sie festlegen, welche Rolle (oder Rollen) verwendet werden soll(en), um die Rolle der Bibliothekare in Ihrer Organisation zu erfüllen. Im Wesentlichen konfigurieren Sie damit eine Gruppe von Benutzern Ihres Workspace , die einer Teileanfrage zugewiesen werden können. Dies erfolgt auf der Seite Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Role der Browseroberfläche des Workspace.

Die Seite Librarians Role im Bereich Admin – Settings stellt die Oberfläche bereit, mit der festgelegt wird, welche vorhandene(n) Rolle(n) als Bibliothekare für die Legacy-Part-Request-Funktion verwendet werden sollen.

Wenn Sie Ihren Enterprise Server mit Beispieldaten installiert haben, ist die Beispielrolle Librarians bereits im Feld Librarian's Role vorausgefüllt – entfernen Sie sie bei Bedarf. Beginnen Sie, den Namen einer vorhandenen Rolle in das Feld einzugeben, damit eine Liste passender Rollen eingeblendet wird. Wählen Sie die gewünschte Rolle aus dieser Liste aus.

Typischerweise wird eine einzelne vorhandene Rolle zur Verwendung als Bibliothekarsrolle angegeben, es können jedoch auch mehrere Rollen zur Zuweisung ausgewählt werden, insbesondere wenn die Bibliothekare Ihres Unternehmens in mehr als einer Rolle zusammengefasst sind. Nachdem die gewünschte(n) Rolle(n) zugewiesen wurden, klicken Sie unbedingt oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche .

Die Mitglieder der festgelegten Rolle bilden die Gruppe von Bibliothekaren, denen Teileanfragen zugewiesen werden können und die daran arbeiten können.

Die Mitglieder der Rolle, die der Bibliothekarsrolle zugewiesen ist, sind die Bibliothekare, die Teileanfragen bearbeiten können.

Teileanfragen erstellen

Teileanfragen können über die Seite Legacy Part Requests der Browseroberfläche des Workspace erstellt und verwaltet werden.

Eine neue Anfrage hinzufügen

Um eine neue Teileanfrage hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche . Die Seite wechselt dann zur Anzeige des Formulars für eine neue Teileanfrage, wie im folgenden Bild gezeigt und anschließend im Detail beschrieben.

 Hinzufügen einer neuen Teileanfrage über die Browseroberfläche des Workspace.

Verwenden Sie die Steuerelemente auf der Seite, um möglichst viele Informationen bereitzustellen:

• Manufacturer – dies ist ein Pflichtfeld, um dem Bibliothekar anzugeben, wer das Teil tatsächlich herstellt.

• Manufacturer Part Numbers – dies ist ein Pflichtfeld, das dem Bibliothekar die spezifische(n) Teilenummer(n) der Teile angibt, die Sie erstellen lassen möchten. Mehrere Teilenummern müssen durch ein Komma (,) getrennt werden.

  Die Felder Manufacturer und Manufacturer Part Numbers sind die beiden wichtigsten Informationen, mit denen der zugewiesene Bibliothekar die korrekt angeforderten Teile finden kann. Deshalb sind dies auch die einzigen beiden Pflichtfelder. Alle anderen Informationen sind ein Bonus und/oder ermöglichen Ihre Vorgaben dazu, welche bestimmten Attribute die Komponente haben soll (zum Beispiel Parameter und Komponententyp).
• Request Id – eine ID wird automatisch generiert und der Anfrage zugewiesen, sodass Benutzer den Fortschritt der Anfrage leicht verfolgen können.

• State – dieses Feld dient zur Angabe des Status der Anfrage. Die Optionen sind Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected oder Closed: Cancelled.

  Bei einer neuen Teileanfrage belassen Sie dieses Feld auf Opened: New. Obwohl es fünf Standardzustände gibt, in denen sich eine Anfrage befinden kann, können Sie diese Zustände an die Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen oder weitere hinzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Customizing States.
• Required By Date – verwenden Sie dieses Feld, um das Datum anzugeben, bis zu dem die Komponente(n) bereit sein müssen. Wenn Sie in das Feld klicken, wird ein Kalenderfenster eingeblendet, in dem Sie das gewünschte Datum festlegen können.
• Assign to – verwenden Sie dieses Feld, um festzulegen, welche Bibliothekare die Anfrage sehen und darauf reagieren können. Das Dropdown-Feld listet alle Workspace-Benutzer auf, die Teil der festgelegten Bibliothekarsrolle(n) sind. Wenn das Feld leer bleibt (nicht angegeben), sehen alle Bibliothekare die Anfrage, und jedes Mitglied kann die Anfrage bearbeiten, um sie sich selbst zuzuweisen – in diesem Fall haben andere Bibliothekare keinen Zugriff mehr auf die Anfrage.
• Component Type – dieses Feld kann verwendet werden, um den Typ der angeforderten Komponente anzugeben. Die Dropdown-Liste enthält alle Typen, die derzeit auf der Seite Data Management – Component Types page des Dialogs Preferences in Altium Designer definiert sind.
• Parameters – dieser Bereich kann verwendet werden, um eine Reihe spezifischer Parameter hinzuzufügen, die für das/die Teil(e) erforderlich sind. Klicken Sie auf Add und verwenden Sie die nachfolgenden Felder, um einen Namen und einen Wert für den Parameter anzugeben. Wenn keine Parameter angegeben werden, wird der Bibliothekar wahrscheinlich gemäß den Organisationsrichtlinien auf das Hinzufügen der Parameter aus einem zugehörigen Datenblatt für dieses Teil zurückgreifen.
• Description – dieses Feld kann verwendet werden, um eine ausführliche Beschreibung des Teils anzugeben (typischerweise aus dem Herstellerdatenblatt übernommen).

• Attachments – dieser Bereich kann verwendet werden, um nützliche Dateien anzuhängen, die sich auf das angeforderte Teil beziehen, zum Beispiel ein PDF-Datenblatt, ein Bild oder ein Dokument. Klicken Sie entweder auf die Schaltfläche Choose File, um die Datei(en) über einen Standarddialog auszuwählen, oder ziehen Sie die Datei(en) per Drag-and-drop auf den angegebenen Bereich.

  Dateien jedes Formats können angehängt werden und dürfen bis zu 2 GB groß sein.
• Parts List – verwenden Sie diesen Bereich, um vorhandene Komponente(n) im Workspace anzugeben, die Sie als temporäre Stub-Komponenten erstellt haben. Klicken Sie auf Add und suchen Sie entsprechend nach der gewünschten Komponente. Der Bibliothekar kann diese dann verwenden, um die Anfrage zu erfüllen. Wenn kein Stub-Teil vorhanden ist, erstellt der Bibliothekar eine neue Komponente im Workspace zusammen mit den erforderlichen Domain-Modellen.

Sobald alle Informationen wie erforderlich definiert sind – im Wesentlichen also Manufacturer und Manufacturer Part Numbers (die Pflichtfelder sind) –, klicken Sie oben rechts im Formular auf die Schaltfläche , um die Anfrage zu erstellen.

Nachdem die Anfrage gespeichert wurde, werden die vollständigen Details der Anfrage angezeigt.

Das Ergebnis des Speicherns des Beispiels für eine neue Part Request.

Die gespeicherte Anfrage enthält die folgenden zusätzlichen Informationen:

• Request Id – der vom System zugewiesene Titel für die Anfrage im Format PR-n (wobei n die nächste verfügbare ganzzahlige Kennung ist).
• Comment – verwenden Sie dieses Feld, um die Anfrage zu kommentieren. Dies ermöglicht eine bidirektionale Kommunikation zwischen dem Anfragenden und dem Bibliothekar. Zum Beispiel kann der Anfragende seit der ursprünglichen Übermittlung etwas geändert haben und muss den Bibliothekar, der an dem Teil arbeitet, darauf hinweisen. Oder der Bibliothekar benötigt zusätzliche Informationen oder eine Bestätigung zu einem Aspekt des Teils. Nachdem der Kommentar geschrieben wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Add Comment, um ihn zu übermitteln. Jeder Kommentar erscheint im Bereich History der Seite sowie im Verlaufsstrom, wenn die Teileanfrage im Bereich Explorer in Altium Designer angezeigt wird.
• History – ein fortlaufender Strom von Ereignissen im Zusammenhang mit dieser Anfrage.

Teileanfragen anzeigen

Ein Benutzer kann jederzeit die Teileanfragen anzeigen, für deren Initiierung er verantwortlich war (Anfragender) oder an deren Bearbeitung er beteiligt ist (Bibliothekar). Dies kann über die Seite Legacy Part Requests der Browseroberfläche des Workspace erfolgen.

Hauptübersichtsliste der Teileanfragen – jederzeit zugänglich durch Klicken auf den Eintrag Legacy Part Requests im Navigationsbaum.

Jede Teileanfrage wird auf dieser Übersichtsebene anhand der folgenden bereitgestellten Informationen aufgeführt:

• ID.
• Date – das Datum, an dem die Anfrage erstellt wurde.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – der ursprüngliche Autor der Anfrage (der Anfragende).
• Assignee – der Bibliothekar, dem die Aufgabe zugewiesen ist, an der Teileanfrage zu arbeiten. Wenn dieses Feld leer ist, steht die Anfrage allen Mitgliedern der Rolle „Librarians“ zur Verfügung.
• State – der Status, in dem sich die Anfrage aktuell befindet.

Verwenden Sie das Dropdown-Feld oben links, um von der Ansicht All States (Standard) zur Ansicht aller Teileanfragen in einem bestimmten Status zu wechseln. Verwenden Sie das Suchfeld, um eine Teileanfrage anhand der Felder Created By, Assignee oder Description schnell zu finden. Teileanfragen können nach jeder Spalte sortiert werden, die über das Steuerelement verfügt – klicken Sie dazu auf das Steuerelement oder auf den Spaltennamen.

Sie können die Detailseite einer Teileanfrage aufrufen, indem Sie auf ihre ID klicken.

Aufrufen der Detailseite einer Teileanfrage über die Hauptseite Legacy Part Requests.

Bearbeiten einer Teileanfrage

Um eine Teileanfrage zu bearbeiten, öffnen Sie ihre Detailseite und klicken Sie dann oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche . Beachten Sie außerdem, dass ein Feld Comment verfügbar ist. Dieses dient speziell dazu, erläuternden Text zu Änderungen an der Anfrage hinzuzufügen. Es ist von der Kommentarfunktion getrennt, die außerhalb der Bearbeitung der Anfrage verfügbar ist.

Aufrufen des Formulars zum Bearbeiten einer vorhandenen Teileanfrage.

Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor, einschließlich einer Statusänderung, falls zutreffend, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf . Um den Vorgang ohne Änderungen abzubrechen, klicken Sie auf .

Verlauf und Benachrichtigungen

Nach dem Erstellen einer Teileanfrage können der Anfordernde und die entsprechenden Mitglieder der Rolle „Librarian“ den Anfrageeintrag und seine kumulativen Daten History einsehen.

Ein neuer Eintrag wird zur Verlaufsereignis-Zeitleiste einer Anfrage hinzugefügt, wenn die Anfrage über die Browseroberfläche des Workspace oder über Altium Designer aktualisiert (bearbeitet) wurde. Ein Verlaufseintrag wird auch hinzugefügt, wenn im Ansichtsmodus (statt im Bearbeitungsmodus) ein Kommentar eingegeben wird. Diese bidirektionale Kommentierung (außerhalb einer Bearbeitung) ist nur sichtbar, wenn die Detailseite einer Anfrage in der Browseroberfläche angezeigt wird oder wenn sie im Bereich Explorer von Altium Designer angezeigt wird.

Zusätzlich zu den Verlaufseinträgen werden auch E-Mail-Benachrichtigungen empfangen, wenn die Funktion Email Notifications des Workspace aktiviert ist. Dies wird von einem Administrator auf der Seite mit den SMTP-Einstellungen (Admin – Settings – Email Notifications) in der Browseroberfläche des Workspace durchgeführt. Beachten Sie, dass nur Ereignisse zur Erstellung und Aktualisierung von Teileanfragen eine E-Mail-Benachrichtigung auslösen.

► Siehe Konfigurieren von E-Mail-Benachrichtigungen für detaillierte Informationen zur Einrichtung.

Die relevanten Parteien erhalten Benachrichtigungen über die Erstellung von Teileanfragen und alle Aktualisierungen per E-Mail, wenn diese Funktion konfiguriert und aktiviert ist.

Anpassen von Statuswerten

Sobald die Anfrage für ein neues Teil eingereicht wurde, gibt es eine Reihe von Statuswerten, in die diese Anfrage letztlich übergehen kann. Standardmäßig werden die folgenden Statuswerte bereitgestellt:

• Opened States – Statuswerte, in denen die Anfrage derzeit noch „aktiv“ ist:
  • New
  • In Progress
• Closed States – Statuswerte, in denen die Anfrage als gelöst betrachtet und daher „geschlossen“ wurde:
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Um den Anforderungen verschiedener Organisationen gerecht zu werden, sind Statuswerte anpassbar. Sie können:

• Die Namen der Standardstatuswerte bearbeiten.
• Zusätzliche Statuswerte hinzufügen (nach Bedarf benannt).
• Die Reihenfolge der Statuswerte ändern (wie die Statuswerte im entsprechenden Dropdown-Menü State beim Erstellen/Bearbeiten einer Teileanfrage angezeigt werden).

Dies wird von einem Administrator auf der Seite Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) in der Browseroberfläche des Workspace konfiguriert.

Die Seite Custom States im Bereich Admin – Settings stellt die Oberfläche zum Anpassen der im Legacy-Part-Request-Feature verwendeten Statuswerte bereit.

Nehmen Sie die Änderungen wie folgt vor:

• Um den Namen eines vorhandenen Statuswerts zu bearbeiten, klicken Sie auf seinen Namen. Das Fenster Custom State Name wird angezeigt, in dem Sie dies tun können.
• Um einen neuen Statuswert hinzuzufügen, klicken Sie auf das Steuerelement add new, das dem Typ des Statuswerts (offen oder geschlossen) zugeordnet ist. Verwenden Sie das Fenster Custom State Name, um dem Statuswert die gewünschte Bezeichnung zu geben.
• Um die Reihenfolge der Statuswerte zu ändern, verwenden Sie je nach Bedarf (und sofern verfügbar) die Steuerelemente Nach oben verschieben () und Nach unten verschieben ().
• Um einen Statuswert zu entfernen, klicken Sie auf das zugehörige Steuerelement Remove ().

Nachdem die erforderlichen Statuswerte definiert wurden, klicken Sie unbedingt auf die Schaltfläche oben rechts auf der Seite.