Configuración de las notificaciones por correo electrónico

El Workspace de Enterprise Server ofrece la capacidad de configurar notificaciones por correo electrónico desde el Workspace, señalando una variedad de eventos a las partes interesadas clave.

Habilitar y configurar la función

La función para enviar correos electrónicos de notificación desde su Workspace se habilita y configura en la página Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) de la interfaz del navegador del Workspace. Esta página es un elemento de la interfaz al que onlysolo pueden acceder los usuarios administrativos del Workspace, es decir, aquellos que forman parte del grupo Administrators.

La página Email Notifications del área Admin – Settings proporciona la interfaz para habilitar y configurar la funcionalidad de notificaciones por correo electrónico del Workspace.

De forma predeterminada, la función de notificaciones por correo electrónico del Workspace está deshabilitada. Active la opción Send Mail Enabled para habilitarla.

Configure los campos de la página (detallados a continuación) para preparar la función para su organización:

• Email From – la cuenta de correo electrónico desde la que se originarán los correos, que aparecerá como remitente en el campo From de un correo, por ejemplo notificationsbot@yourcompany.com. Al usar Gmail, esta es la dirección de correo electrónico de origen desde la que se envían los correos de notificación (por ejemplo mycompanynotifications@gmail.com).

  • Al usar un servidor SMTP externo de Gmail, Hotmail u Office365, la entrada de este campo se ignorará. En su lugar, el campo From del correo utilizará la entrada del campo Smtp User Name. El campo Email From solo se utilizará cuando se use un servidor SMTP interno.
  • Si el campo Email From se ha especificado con un dominio distinto del dominio Smtp User Name, los correos pueden ser rechazados o considerados spam.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – se utiliza para habilitar y definir el número de días para las notificaciones recordatorias por correo electrónico para aquellos que tienen una Process Task pendiente asignada.
• Smtp User Name – esta es la parte del nombre de usuario de las credenciales para acceder a su servidor SMTP, por ejemplo, smtpserver@yourcompany.com. Al usar Gmail, esta es la dirección de correo electrónico de origen desde la que se envían los correos de notificación (por ejemplo, mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – esta es la parte de la contraseña de las credenciales para acceder a su servidor SMTP. Al usar Gmail, esta es la contraseña para acceder a la cuenta de correo desde la que se enviarán las notificaciones.
• Smtp Host – este es el nombre de host de su servidor SMTP, por ejemplo, smtp.yourcompany.com. Al enviar mediante Gmail, esta entrada será smtp.gmail.com.
• Smtp Port – el puerto SMTP (normalmente 25, o 587 al enviar correo mediante Gmail).
• Smtp SSL Enabled – se utiliza para habilitar las comunicaciones SMTP. Marque la casilla si su servidor SMTP usa TLS/SSL.

• Interval to check notification (ms) – el intervalo para despachar nuevas notificaciones dentro del servidor, especificado en milisegundos. De forma predeterminada, este valor está establecido en 20000ms.

  Se recomienda establecer este intervalo en un valor superior a 10000.

• Send email notifications interval (ms) – el intervalo para comprobar nuevas notificaciones para enviar por correo electrónico, especificado en milisegundos. De forma predeterminada, está establecido en 35000ms.

  Se recomienda establecer este intervalo en un valor superior a 30000.

Ejemplo de configuración de correo electrónico al usar SMTP para enviar notificaciones por correo desde una cuenta de Gmail definida.

Una vez habilitado y configurado según sea necesario, haga clic en el botón para probar el envío de correos desde la cuenta designada. Aparecerá la ventana Check Email Settings; úsela para introducir una dirección de correo electrónico de destino y haga clic en . El cuadro de diálogo mostrará el progreso de Checking... y, si la cuenta de envío se ha configurado correctamente, el mensaje final de Sent Successful.

❯ ❮ Javascript ID: Email_TestEmail_AES7_0

Comprobación de la configuración de notificaciones por correo electrónico mediante el envío de un correo de prueba a una cuenta de destino. El resultado satisfactorio de la comprobación.

Y, por supuesto, al revisar el correo electrónico de destino se obtendrá un Notifications Service Test Email, desde la cuenta de correo de envío.

Correo electrónico de prueba del servicio de notificaciones del Workspace, tal como lo recibe el correo electrónico de destino proporcionado para la comprobación.

Con el correo electrónico de notificaciones configurado y probado correctamente, asegúrese de hacer clic en el botón en la parte superior derecha de la página.

Notificaciones compatibles

Esta función admite varios eventos de notificación por correo electrónico:

Eventos relacionados con un proyecto del Workspace

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Las notificaciones incluyen:

• Project Commit – notificación cuando un proyecto se ha confirmado en el Workspace.
• Project Update – notificación cuando las propiedades de un proyecto han cambiado de algún modo (el Name y/o la Description del proyecto).
• Project Release – notificación cuando un proyecto se ha publicado en el Workspace.
• Project Revision State Change – notificación cuando hay un cambio en el estado del ciclo de vida de un proyecto.
• Project Activity Start – notificación del inicio de una actividad relacionada con el proyecto (Ad Hoc Review, Handoff Review o Milestone Review).
• Project Activity Complete – notificación de la finalización de una actividad relacionada con el proyecto (Ad Hoc Review, Handoff Review o Milestone Review).
• Project Delete – notificación cuando un proyecto ha sido eliminado.

Eventos relacionados con un componente de biblioteca del Workspace

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Las notificaciones incluyen:

• Component Create – notificación cuando se ha creado un nuevo componente en el Workspace.
• Component Release – notificación cuando una nueva revisión de un componente se ha publicado en el Workspace.
• Component Revision State Change – notificación cuando hay un cambio en el estado del ciclo de vida de un componente.
• Component Delete – notificación cuando un componente ha sido eliminado.

Eventos relacionados con una solicitud de aprobación

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Las notificaciones incluyen:

• New Approval Request – notificación cuando una solicitud de transición entre estados del ciclo de vida para una revisión de un Component Item se ha enviado para aprobación.
• Approval Request Reminder – notificación cuando el solicitante original utiliza la función Reminder para una solicitud de aprobación pendiente.
• State Change Request Processed – notificación cuando una solicitud de aprobación pendiente ha sido procesada por un miembro del grupo de aprobación correspondiente. El tipo de acción que se ha realizado con respecto a la solicitud puede ser uno de los siguientes:
  • Cancelled – el solicitante original de la aprobación ha decidido cancelar la solicitud.
  • Rejected – un miembro del grupo de aprobación correspondiente ha rechazado la solicitud.
  • Approved – si la solicitud está pasando por varios grupos de aprobación definidos, esta acción se aplicará si un miembro de un grupo de aprobación intermedio ha aprobado la solicitud.
  • Completed – un miembro del grupo de aprobación (o del grupo de aprobación final cuando se han definido varios grupos) ha aprobado la solicitud.

Eventos relacionados con tareas

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Las notificaciones incluyen:

• Task Assigned – notificación cuando se ha asignado una tarea y requiere acción (por ejemplo, una tarea relacionada con una actividad de revisión de proyecto o una solicitud de pieza).

Eventos relacionados con solicitudes de piezas

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Las notificaciones incluyen:

• Part Request Created – notificación cuando se ha enviado una nueva solicitud de pieza.
• Part Request Complete – notificación cuando una solicitud de pieza se ha completado (ya sea porque la pieza se ha creado correctamente o porque la solicitud ha sido rechazada definitivamente).

Observar un proyecto del Workspace

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Para recibir notificaciones por correo electrónico con respecto a un proyecto del Workspace, no solo debe ser colaborador en ese proyecto, sino también estar 'suscrito' a él. Esto se hace watching ese proyecto del Workspace.

La observación de proyectos del Workspace se realiza únicamente a través de la interfaz del navegador del Workspace. Para hacerlo:

1. Vaya hasta el proyecto requerido del Workspace dentro del Workspace y haga clic una vez para seleccionarlo, desde la página Projects de la interfaz.
2. Haga clic en el control en la parte superior derecha de la lista de proyectos, y luego elija la entrada Watch en el menú asociado que aparece.

Acceso al control para Watch un proyecto del Workspace.

También disponible en la vista gráfica de la página Projects seleccionando el mosaico del proyecto requerido, luego haciendo clic en el control y eligiendo el comando Watch en el menú contextual. Cuando la página Projects se presenta en su vista de lista, haga clic en el control en el extremo derecho de la entrada del proyecto requerido y elija el comando Watch en el menú asociado.

Recibirá las notificaciones aplicables relacionadas con el proyecto a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).

Para dejar de observar un proyecto del Workspace:

1. Vaya hasta el proyecto requerido del Workspace dentro del Workspace y haga clic una vez para seleccionarlo, desde la página Projects de la interfaz.
2. Haga clic en el control en la parte superior derecha de la lista de proyectos, y luego elija la entrada Unwatch en el menú asociado que aparece.

Haga clic en Unwatch para cancelar esencialmente la suscripción y dejar de recibir notificaciones de un proyecto del Workspace.

También disponible en la vista gráfica de la página Projects seleccionando el mosaico del proyecto requerido, luego haciendo clic en el control y eligiendo el comando Unwatch en el menú contextual. Cuando la página Projects se presenta en su vista de lista, haga clic en el control en el extremo derecho de la entrada del proyecto requerido y elija el comando Unwatch en el menú asociado.

Asimismo, dejará de recibir las notificaciones aplicables para ese proyecto a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).

Seguir una carpeta de componentes

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Para recibir notificaciones por correo electrónico con respecto a un componente, debe estar 'suscrito' a la carpeta principal en la que reside dicho componente. Esto se hace following esa carpeta de componentes. El seguimiento de carpetas de componentes se realiza únicamente a través de la interfaz del navegador del Workspace. Para hacerlo:

1. Vaya a la carpeta de componentes requerida dentro del Workspace, desde la página Explorer de la interfaz.
2. Haga clic con el botón derecho en la entrada de la carpeta y elija el comando Follow en el menú contextual.

Acceso al control para Follow una carpeta de componentes y, por lo tanto, toda la actividad de los componentes creados en ella.

Recibirá las notificaciones aplicables relacionadas con cualquier actividad de componentes en esa carpeta a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).

Para dejar de seguir una carpeta de componentes, haga clic con el botón derecho en la entrada de la carpeta y elija el comando UnFollow en el menú contextual.

Haga clic en UnFollow para cancelar esencialmente la suscripción y dejar de recibir notificaciones sobre la actividad de componentes dentro de la carpeta principal de componentes.

Asimismo, dejará de recibir las notificaciones aplicables a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).