Configuración de las notificaciones por correo electrónico
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El Workspace de Enterprise Server ofrece la posibilidad de configurar notificaciones por correo electrónico desde el Workspace, señalando diversos eventos a las partes interesadas clave.
Habilitar y configurar la función
La función para enviar correos electrónicos de notificación desde su Workspace se habilita y configura en la página Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) de la interfaz del navegador del Workspace. Esta página es un elemento de la interfaz al que only solo pueden acceder los usuarios administradores del Workspace, es decir, aquellos que forman parte del rol Administrators.
La página Email Notifications del área Admin – Settings proporciona la interfaz para habilitar y configurar la funcionalidad de notificaciones por correo electrónico del Workspace.
De forma predeterminada, la función de notificaciones por correo electrónico del Workspace está deshabilitada. Active la opción Send Mail Enabled para habilitarla.
Configure los campos de la página (detallados a continuación) para configurar la función para su organización:
- Email From – la cuenta de correo electrónico desde la que se originarán los correos, que aparecerá como remitente en el campo From de un correo electrónico, por ejemplo notificationsbot@yourcompany.com. Al usar Gmail, esta es la dirección de correo electrónico de origen desde la que se envían los correos de notificación (por ejemplo mycompanynotifications@gmail.com).
- Smtp User Name – esta es la parte de nombre de usuario de las credenciales para acceder a su servidor SMTP, por ejemplo smtpserver@yourcompany.com. Al usar Gmail, esta es la dirección de correo electrónico de origen desde la que se envían los correos de notificación (por ejemplo mycompanynotifications@gmail.com).
- Smtp User Password – esta es la parte de contraseña de las credenciales para acceder a su servidor SMTP. Al usar Gmail, esta es la contraseña para acceder a la cuenta de correo electrónico desde la que se enviarán las notificaciones.
- Smtp Host – este es el nombre de host de su servidor SMTP, por ejemplo smtp.yourcompany.com. Cuando se envía a través de Gmail, esta entrada será smtp.gmail.com.
- Smtp Port – el puerto SMTP (normalmente 25, o 587 cuando se envía correo a través de Gmail).
- Smtp SSL Enabled – se usa para habilitar las comunicaciones SMTP. Marque la casilla si su servidor SMTP utiliza TLS/SSL.
- Interval to check notification (ms) – el intervalo para despachar nuevas notificaciones dentro del servidor, especificado en milisegundos. De forma predeterminada, está configurado en 20000ms.
- Send email notifications interval (ms) – el intervalo para comprobar nuevas notificaciones que se enviarán por correo electrónico, especificado en milisegundos. De forma predeterminada, está configurado en 35000ms.
Ejemplo de configuración de correo electrónico al usar SMTP para enviar notificaciones por correo desde una cuenta de Gmail definida.
Una vez habilitado y configurado según sea necesario, haga clic en el botón 
para probar el envío de correos desde la cuenta designada. Aparecerá la ventana Check Email Settings; úsela para introducir una dirección de correo electrónico de destino y haga clic en . El cuadro de diálogo mostrará el progreso de Checking... y, si la cuenta de envío se ha configurado correctamente, el mensaje final de Sent Successful.
Comprobación de la configuración de las notificaciones por correo electrónico mediante el envío de un correo de prueba a una cuenta de destino. Pase el cursor sobre la imagen para ver el resultado satisfactorio de la comprobación.
Y, por supuesto, al revisar el correo electrónico de destino se obtendrá un Notifications Service Test Email, desde la cuenta de correo de envío.
Correo electrónico de prueba del servicio de notificaciones del Workspace, recibido por el correo electrónico de destino proporcionado para la comprobación.
en la parte superior derecha de la página.
Notificaciones compatibles
Esta función admite varios eventos de notificación por correo electrónico:
Eventos relacionados con un proyecto del Workspace
Related page: Workspace Projects
Las notificaciones incluyen:
- Project Commit – notificación cuando un proyecto ha sido confirmado en el Workspace.
- Project Update – notificación cuando las propiedades de un proyecto han cambiado de alguna manera (el Name y/o la Description del proyecto).
- Project Release – notificación cuando un proyecto se ha liberado al Workspace.
- Project Revision State Change – notificación cuando hay un cambio en el estado del ciclo de vida de un proyecto.
- Project Activity Start – notificación del inicio de una actividad relacionada con un proyecto (Ad Hoc Review, Handoff Review o Milestone Review).
- Project Activity Complete – notificación de la finalización de una actividad relacionada con un proyecto (Ad Hoc Review, Handoff Review o Milestone Review).
- Project Delete – notificación cuando un proyecto ha sido eliminado.
Eventos relacionados con un componente de biblioteca del Workspace
Related Page: Component Management with a Connected Workspace
Las notificaciones incluyen:
- Component Create – notificación cuando se ha creado un nuevo componente en el Workspace.
- Component Release – notificación cuando una nueva revisión de un componente se ha liberado al Workspace.
- Component Revision State Change – notificación cuando hay un cambio en el estado del ciclo de vida de un componente.
- Component Delete – notificación cuando un componente ha sido eliminado.
Eventos relacionados con una solicitud de aprobación
Related page: Defining Lifecycle Definitions for a Workspace - Controlling Transitions between Lifecycle States
Las notificaciones incluyen:
- New Approval Request – notificación cuando se ha enviado para aprobación una solicitud de transición entre estados del ciclo de vida para una revisión de un Component Item.
- Approval Request Reminder – notificación cuando el solicitante original utiliza la función Reminder para una solicitud de aprobación pendiente.
-
State Change Request Processed – notificación cuando una solicitud de aprobación pendiente ha sido procesada por un miembro del grupo de aprobación correspondiente. El tipo de acción realizada con respecto a la solicitud puede ser una de las siguientes:
- Cancelled – el solicitante original de la aprobación ha decidido cancelar la solicitud.
- Rejected – un miembro del grupo de aprobación correspondiente ha rechazado la solicitud.
- Approved – si la solicitud está pasando por varios grupos de aprobación definidos, esta acción se aplicará si un miembro de un grupo de aprobación intermedio ha aprobado la solicitud.
- Completed – un miembro del grupo de aprobación (o del grupo de aprobación final cuando se han definido varios grupos) ha aprobado la solicitud.
Eventos relacionados con tareas
Related page: Working with Tasks
Las notificaciones incluyen:
- Task Assigned – notificación cuando se ha asignado una tarea y requiere acción (por ejemplo, una tarea relacionada con una actividad de revisión de proyecto o una solicitud de pieza).
Eventos relacionados con solicitudes de piezas
Related page: Process-based Part Requests
Las notificaciones incluyen:
- Part Request Created – notificación cuando se ha enviado una nueva solicitud de pieza.
- Part Request Complete – notificación cuando se ha completado una solicitud de pieza (ya sea porque la pieza se ha creado correctamente o porque la solicitud ha sido finalmente rechazada).
Watching a Workspace Project
Related page: Workspace Projects
Para recibir notificaciones por correo electrónico con respecto a un proyecto del Workspace, no solo debe ser colaborador en ese proyecto, sino también estar "suscrito" a él. Esto se hace watching ese proyecto del Workspace.
El seguimiento de proyectos del Workspace se realiza únicamente a través de la interfaz del navegador del Workspace. Para ello:
- Vaya al proyecto requerido dentro del Workspace y haga clic una vez para seleccionarlo, desde la Projects página de la interfaz.
-
Haga clic en el control
situado en la parte superior derecha de la lista de proyectos y, a continuación, elija la opción Watch en el menú asociado que aparece.
Acceso al control para Watch un proyecto del Workspace.
y eligiendo el comando Watch en el menú contextual. Cuando la Projects página se presenta en su vista de lista, haga clic en el control situado en el extremo derecho de la entrada del proyecto requerido y elija el comando Watch en el menú asociado.
Recibirá las notificaciones aplicables relacionadas con el proyecto a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).
Para dejar de seguir un proyecto del Workspace:
- Vaya al proyecto requerido dentro del Workspace y haga clic una vez para seleccionarlo, desde la Projects página de la interfaz.
-
Haga clic en el control situado en la parte superior derecha de la lista de proyectos y, a continuación, elija la opción Unwatch en el menú asociado que aparece.
Haga clic en Unwatch para, en esencia, cancelar la suscripción a las notificaciones de un proyecto del Workspace.
y eligiendo el comando Unwatch en el menú contextual. Cuando la Projects página se presenta en su vista de lista, haga clic en el control situado en el extremo derecho de la entrada del proyecto requerido y elija el comando Unwatch en el menú asociado.
También dejará de recibir las notificaciones aplicables para ese proyecto a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).
Seguir una carpeta de componentes
Related Page: Gestión de componentes con un Workspace conectado
Para recibir notificaciones por correo electrónico con respecto a un componente, debe estar "suscrito" a la carpeta principal en la que reside ese componente. Esto se hace following esa carpeta de componentes. El seguimiento de carpetas de componentes se realiza únicamente a través de la interfaz del navegador del Workspace. Para ello:
- Vaya a la carpeta de componentes requerida dentro del Workspace, desde la Explorer página de la interfaz.
- Haga clic con el botón derecho en la entrada de la carpeta y elija el comando Follow en el menú contextual.
Acceso al control para Follow una carpeta de componentes y, por lo tanto, toda la actividad de los componentes creados en ella.
Recibirá las notificaciones aplicables relacionadas con cualquier actividad de componentes en esa carpeta a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).
Para dejar de seguir una carpeta de componentes, haga clic con el botón derecho en la entrada de la carpeta y elija el comando UnFollow en el menú contextual.
Haga clic en UnFollow para, en esencia, cancelar la suscripción a las notificaciones sobre la actividad de componentes dentro de la carpeta principal de componentes.
También dejará de recibir las notificaciones aplicables a través del sistema de notificaciones por correo electrónico (si está habilitado).
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