Solicitudes de piezas

La cantidad de componentes de diseño disponibles para un ingeniero al capturar su próximo diseño puede variar desde unos pocos cientos, dispersos entre bibliotecas individuales de símbolos y modelos, hasta cientos de miles, almacenados en una base de datos dedicada de piezas de la empresa. Pero sin importar cuántos componentes haya disponibles, siempre habrá más que no lo están y que deberán crearse y añadirse para su reutilización.

En una pequeña empresa de diseño, un ingeniero simplemente cambiará de “sombrero” y se convertirá en el Librarian – creando los componentes necesarios que falten en sus recursos de diseño. Sin embargo, en una organización más grande que cuenta con un departamento de bibliotecas dedicado a ampliar y mantener los componentes de diseño —accesibles para todos los ingenieros y diseñadores de esa organización— tiene sentido enviar solicitudes de nuevos componentes (faltantes) a ese departamento. El Workspace de Enterprise Server ofrece una solución elegante para esto en forma de su función Part Requests.

Un ingeniero puede simplemente enviar una solicitud para que se creen una o más piezas, y recibir una notificación cuando esa solicitud se haya completado y el/los componente(s) estén disponibles, o cuando la solicitud haya sido rechazada (y por qué). El solicitante proporciona tanta información clave como sea posible para respaldar su solicitud (fabricante y número(s) de pieza, descripción(es), cualquier hoja de datos relevante (PDF o URL)). Incluso se pueden crear elementos de componente provisionales que el bibliotecario pueda retomar (y completar).

Designación de bibliotecarios

Primero, deberá especificar qué grupo (o grupos) debe utilizarse para conformar el grupo de bibliotecarios de su organización. En esencia, está configurando un conjunto de usuarios de su Workspace que pueden asignarse a una solicitud de pieza. Esto se realiza en la Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Group página de la interfaz del navegador del Workspace.

La página Librarians Role del área Admin – Settings proporciona la interfaz para especificar qué grupo(s) existente(s) debe(n) usarse como bibliotecarios para la función heredada Part Request.

Si instaló su Enterprise Server con datos de ejemplo, el grupo de ejemplo Librarians ya aparecerá prellenado en el campo Librarian's Group; elimínelo si es necesario. Comience a escribir el nombre de un grupo existente en el campo para que aparezca una lista de grupos coincidentes. Seleccione el grupo requerido de esta lista.

Normalmente se especificaría un único grupo existente para usarlo como grupo de bibliotecarios, pero se pueden elegir varios grupos para la asignación, especialmente si los bibliotecarios de su empresa están reunidos en más de un grupo. Con los grupos requeridos asignados, asegúrese de hacer clic en el botón en la esquina superior derecha de la página.

Los miembros del grupo designado serán el conjunto de bibliotecarios a los que se pueden asignar solicitudes de piezas y que pueden trabajar en ellas.

Los miembros del grupo asignado al grupo de bibliotecarios serán los bibliotecarios que podrán gestionar solicitudes de piezas.

Creación de solicitudes de piezas

Las solicitudes de piezas pueden crearse y mantenerse a través de la página Legacy Part Requests de la interfaz del navegador del Workspace.

Añadir una nueva solicitud

Para añadir una nueva solicitud de pieza, haga clic en el botón en la esquina superior derecha de la página. La página cambiará para presentar el formulario de nueva solicitud de pieza, como se muestra en la siguiente imagen y se detalla a continuación.

 Añadir una nueva solicitud de pieza mediante la interfaz del navegador del Workspace.

Use los controles de la página para proporcionar tanta información como sea posible:

• Manufacturer – este es un campo obligatorio para indicar al bibliotecario quién fabrica realmente la pieza.

• Manufacturer Part Numbers – este es un campo obligatorio que indica al bibliotecario el/los número(s) de pieza específicos de las piezas que necesita que cree. Los múltiples números de pieza deben separarse con una coma (,).

  Los campos Manufacturer y Manufacturer Part Numbers son las dos piezas clave de información con las que el bibliotecario asignado puede encontrar la(s) pieza(s) correcta(s) solicitada(s). De ahí que sean los únicos dos campos obligatorios. Toda la demás información es adicional y/o permite aportar sus preferencias sobre ciertos atributos del componente (por ejemplo, parámetros y tipo de componente).
• Request Id – se genera automáticamente un ID y se asigna a la solicitud, lo que permite a los usuarios hacer un seguimiento fácil del progreso de la solicitud.

• State – este campo se utiliza para especificar el estado de la solicitud. Las opciones son Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected o Closed: Cancelled.

  Para una nueva solicitud de pieza, deje este campo en Opened: New. Aunque existen cinco estados predeterminados en los que puede encontrarse una solicitud, puede personalizar estos estados, o añadir más, para adaptarlos a los requisitos de la empresa. Para obtener más información, consulte Customizing States.
• Required By Date – use este campo para especificar la fecha para la que necesita que el/los componente(s) estén listos. Al hacer clic dentro del campo, aparecerá una ventana de calendario con la que podrá especificar la fecha requerida.
• Assign to – use este campo para especificar qué bibliotecarios pueden ver y responder a la solicitud. La lista desplegable muestra todos los usuarios del Workspace que forman parte del/los grupo(s) de bibliotecarios designado(s). Si se deja en blanco (sin especificar), todos los bibliotecarios verán la solicitud y cualquier miembro podrá editarla para asignársela a sí mismo; en ese caso, los demás bibliotecarios dejarán de tener acceso a la solicitud.
• Component Type – este campo puede usarse para especificar el tipo de componente solicitado. La lista desplegable incluirá todos los tipos definidos actualmente en la página Data Management – Component Types page del cuadro de diálogo Preferences en Altium Designer.
• Parameters – esta área puede utilizarse para añadir un conjunto de parámetros específicos requeridos para la(s) pieza(s). Haga clic en Add y use los campos posteriores para proporcionar un nombre y un valor para el parámetro. Si no se especifican parámetros, es probable que el bibliotecario recurra a añadir los parámetros presentes en una hoja de datos relacionada de esa pieza, de acuerdo con la política de la organización.
• Description – este campo puede utilizarse para proporcionar una descripción detallada de la pieza (normalmente tomada de la hoja de datos del fabricante).

• Attachments – esta área puede utilizarse para adjuntar cualquier archivo útil relacionado con la pieza solicitada, por ejemplo, una hoja de datos en PDF, una imagen o un documento. Haga clic en el botón Choose File para localizar el/los archivo(s) mediante un cuadro de diálogo estándar, o arrastre y suelte el/los archivo(s) en el área indicada.

  Se pueden adjuntar archivos de cualquier formato y de hasta 2 GB de tamaño.
• Parts List – use esta área para especificar cualquier componente existente en el Workspace que haya creado como componente provisional temporal. Haga clic en Add y busque el componente requerido según corresponda. El bibliotecario podrá entonces utilizarlo para completar la solicitud. Si no existe una pieza provisional, el bibliotecario creará un nuevo componente en el Workspace, junto con los modelos de dominio necesarios.

Una vez que toda la información esté definida según se requiera —y esencialmente Manufacturer y Manufacturer Part Numbers (que son obligatorios)— haga clic en el botón en la esquina superior derecha del formulario para llevar a cabo la creación de la solicitud.

Una vez guardada la solicitud, se mostrarán todos los detalles de esta.

El resultado de guardar el ejemplo de nueva Part Request.

La solicitud guardada incluirá la siguiente información adicional:

• Request Id – el título asignado por el sistema para la solicitud, en el formato PR-n (donde n es el siguiente identificador entero disponible).
• Comment – use este campo para comentar sobre la solicitud. Esto permite una comunicación bidireccional entre el solicitante y el bibliotecario. Por ejemplo, el solicitante puede cambiar algo desde el envío original y necesita avisar al bibliotecario que está trabajando en la pieza. O quizá el bibliotecario necesite información adicional, o confirmación sobre algún aspecto de la pieza. Una vez escrito el comentario, haga clic en el botón Add Comment para enviarlo. Cualquier comentario aparecerá en la región History de la página, y también en el historial al ver la solicitud de pieza en el panel Explorer de Altium Designer.
• History – un flujo continuo de eventos relacionados con esta solicitud.

Visualización de solicitudes de piezas

En cualquier momento, un usuario puede ver las solicitudes de piezas cuya creación inició (solicitante) o de las que es responsable de trabajar (bibliotecario). Esto puede realizarse desde la página Legacy Part Requests de la interfaz del navegador del Workspace.

Listado resumen principal de solicitudes de piezas: acceda a él en cualquier momento haciendo clic en la entrada Legacy Part Requests del árbol de navegación.

Cada solicitud de pieza en este nivel de resumen se muestra en términos de la siguiente información proporcionada:

• ID.
• Date – la fecha en que se creó la solicitud.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – el autor original de la solicitud (el solicitante).
• Assignee – el bibliotecario al que se le asigna la tarea de trabajar en la solicitud de componente. Si está en blanco, la solicitud está disponible para todos los miembros del grupo de bibliotecarios.
• State – el estado en el que se encuentra actualmente la solicitud.

Use el campo desplegable superior izquierdo para cambiar de la vista de All States (predeterminada) a la vista de todas las solicitudes de componentes en un estado determinado. Use el campo de búsqueda para encontrar rápidamente una solicitud de componente, según los campos Created By, Assignee o Description. Las solicitudes de componentes se pueden ordenar por cualquier columna que tenga el control ; haga clic en el control o en el nombre de la columna.

Puede acceder a la página detallada de una solicitud de componente haciendo clic en su ID.

Acceso a la página detallada de una solicitud de componente desde la página principal Legacy Part Requests.

Edición de una solicitud de componente

Para editar una solicitud de componente, acceda a su página detallada y luego haga clic en el botón en la parte superior derecha de la página. Tenga en cuenta también que hay disponible un campo Comment . Este es específicamente para agregar texto explicativo en relación con cualquier modificación de la solicitud. Esto es independiente de la función de comentarios disponible fuera de la edición de la solicitud.

Acceso al formulario con el que editar una solicitud de componente existente.

Realice los cambios necesarios, incluido un cambio de estado si corresponde, y luego haga clic en para confirmar. Para salir sin realizar cambios, haga clic en .

Historial y notificaciones

Al crear una solicitud de componente, el solicitante y los miembros correspondientes del grupo de bibliotecarios pueden ver la entrada de la solicitud y sus datos acumulativos de History.

Se agrega una nueva entrada a la línea de tiempo de eventos del historial de una solicitud cuando esta se ha actualizado (editado) desde la interfaz del navegador del Workspace o mediante Altium Designer. También se agrega una entrada de historial cuando se introduce un comentario desde el modo de visualización (en lugar del modo de edición). Estos comentarios bidireccionales (fuera de una edición) solo son visibles al ver la página detallada de una solicitud en la interfaz del navegador, o al verla en el panel Explorer de Altium Designer.

Además de las entradas de eventos del historial, también se recibirán notificaciones por correo electrónico si la función Email Notifications del Workspace está habilitada. Esto lo realiza un administrador en la página de configuración SMTP (Admin – Settings – Email Notifications) de la interfaz del navegador del Workspace. Tenga en cuenta que solo los eventos de creación y actualización de solicitudes de componentes activarán una notificación por correo electrónico.

► Consulte Configurar notificaciones por correo electrónico para obtener información detallada de configuración.

Las partes pertinentes reciben notificación de la creación de la solicitud de componente y de cualquier actualización mediante notificaciones por correo electrónico, si esta función está configurada y habilitada.

Personalización de estados

Una vez enviada la solicitud de un nuevo componente, hay varios estados en los que esa solicitud puede acabar entrando. De forma predeterminada, se proporcionan los siguientes estados:

• Opened States – estados en los que la solicitud sigue actualmente "activa":
  • New
  • In Progress
• Closed States – estados en los que la solicitud se ha considerado resuelta y, por lo tanto, "cerrada":
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Para adaptarse a los requisitos de distintas organizaciones, los estados se pueden personalizar. Puede:

• Editar los nombres de los estados predeterminados.
• Agregar estados adicionales (con los nombres necesarios).
• Cambiar el orden de los estados (cómo aparecerán en el menú desplegable State correspondiente al crear/editar una solicitud de componente).

Esto lo configura un administrador en la página Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) de la interfaz del navegador del Workspace.

La página Custom States del área Admin – Settings proporciona la interfaz para personalizar los estados usados en la función Legacy Part Request.

Realice los cambios de la siguiente manera:

• Para editar el nombre de un estado existente, haga clic en su nombre. Aparecerá la ventana Custom State Name para hacerlo.
• Para agregar un nuevo estado, haga clic en el control add new, asociado al tipo de estado (abierto o cerrado). Use la ventana Custom State Name para asignar al estado el nombre requerido.
• Para cambiar el orden de los estados, utilice los controles Mover arriba () y Mover abajo (), según corresponda (y cuando estén disponibles).
• Para eliminar un estado, haga clic en su control Remove asociado ().

Una vez definidos los estados necesarios, asegúrese de hacer clic en el botón en la parte superior derecha de la página.