Solicitudes de piezas

La cantidad de componentes de diseño disponibles para un ingeniero al capturar su próximo diseño puede variar desde unos pocos cientos dispersos en bibliotecas individuales de símbolos y modelos, hasta cientos de miles almacenados en una base de datos dedicada de piezas de la empresa. Pero, sin importar cuántos componentes tenga a mano, siempre habrá más que no están disponibles y que deben crearse y añadirse para su reutilización.

En una pequeña empresa de diseño, un ingeniero simplemente cambiará de “sombrero” y se convertirá en el Librarian – creando los componentes necesarios que faltan en sus recursos de diseño. Sin embargo, en una organización más grande que cuenta con un departamento de bibliotecas dedicado a ampliar y mantener los componentes de diseño —accesibles para todos los ingenieros y diseñadores de esa organización— tiene sentido enviar solicitudes de nuevos componentes (faltantes) a ese departamento. El Workspace de Enterprise Server ofrece una solución elegante para esto en forma de su función Part Requests.

Un ingeniero puede simplemente enviar una solicitud para que se creen una o más piezas y recibir una notificación cuando esa solicitud se haya completado y los componentes estén disponibles, o cuando la solicitud haya sido rechazada (y por qué). El solicitante proporciona tanta información clave como sea posible para respaldar su solicitud (fabricante y número(s) de parte, descripción(es), cualquier hoja de datos relevante (PDF o URL)). Incluso se pueden crear elementos Stub Component que el bibliotecario luego podrá retomar (y completar).

Nominación de bibliotecarios

Primero, deberá especificar qué grupo (o grupos) debe utilizarse para constituir el grupo de bibliotecarios de su organización. En esencia, está configurando un conjunto de usuarios de su Workspace que pueden asignarse a una solicitud de pieza. Esto se realiza en la página Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Group  de la interfaz del navegador del Workspace.

La página Librarians Role del área Admin – Settings proporciona la interfaz para especificar qué grupo(s) existente(s) debe(n) utilizarse como bibliotecarios para la función heredada de Part Request.

Si instaló su Enterprise Server con datos de ejemplo, entonces el grupo de ejemplo Librarians ya aparecerá rellenado previamente en el campo Librarian's Group; elimínelo si es necesario. Empiece a escribir el nombre de un grupo existente en el campo para que aparezca una lista emergente de grupos coincidentes. Seleccione el grupo requerido de esta lista.

Normalmente se especificaría un único grupo existente para usarlo como grupo de bibliotecarios, pero se pueden elegir varios grupos para la asignación, especialmente si los bibliotecarios de su empresa están reunidos en más de un grupo. Con el grupo o grupos requeridos asignados, asegúrese de hacer clic en el botón en la esquina superior derecha de la página.

Los miembros del grupo nominado serán el conjunto de bibliotecarios que podrán ser asignados a solicitudes de piezas y trabajar en ellas.

Los miembros del grupo asignado al grupo de bibliotecarios serán los bibliotecarios que pueden gestionar solicitudes de piezas.

Creación de solicitudes de piezas

Las solicitudes de piezas pueden crearse y mantenerse mediante la página Legacy Part Requests de la interfaz del navegador del Workspace.

Agregar una nueva solicitud

Para agregar una nueva solicitud de pieza, haga clic en el botón en la esquina superior derecha de la página. La página cambiará para mostrar el formulario de nueva solicitud de pieza, como se muestra en la siguiente imagen y se detalla a continuación.

 Adición de una nueva solicitud de pieza mediante la interfaz del navegador del Workspace.

Use los controles de la página para proporcionar tanta información como sea posible:

• Manufacturer – este es un campo obligatorio para indicar al bibliotecario quién fabrica realmente la pieza.

• Manufacturer Part Numbers – este es un campo obligatorio que indica al bibliotecario el número o números de parte específicos de las piezas que necesita que cree. Los múltiples números de parte deben separarse con una coma (,).

  Los campos Manufacturer y Manufacturer Part Numbers son las dos piezas clave de información con las que el bibliotecario asignado puede encontrar la(s) pieza(s) correcta(s) solicitada(s). De ahí que sean los únicos dos campos obligatorios. Toda la demás información es un extra y/o permite indicar cuáles deberían ser ciertos atributos del componente (por ejemplo, parámetros y tipo de componente).
• Request Id – se genera automáticamente un ID junto con la solicitud y se le asigna, lo que permite a los usuarios realizar un seguimiento fácil del progreso de la solicitud.

• State – este campo se utiliza para especificar el estado de la solicitud. Las opciones son Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected o Closed: Cancelled.

  Para una nueva solicitud de pieza, deje este campo en Opened: New. Aunque hay cinco estados predeterminados en los que puede encontrarse una solicitud, puede personalizar estos estados o agregar más para adaptarlos a los requisitos de la empresa. Para más información, consulte Customizing States.
• Required By Date – use este campo para especificar la fecha en la que necesita que el/los componente(s) esté(n) listo(s). Al hacer clic dentro del campo, aparecerá una ventana de calendario emergente con la que podrá especificar la fecha requerida.
• Assign to – use este campo para especificar qué bibliotecarios pueden ver y responder a la solicitud. La lista desplegable muestra todos los usuarios del Workspace que forman parte del grupo o grupos de bibliotecarios nominados. Si se deja en blanco (sin especificar), todos los bibliotecarios verán la solicitud y cualquier miembro podrá editarla para asignársela a sí mismo; en ese caso, los demás bibliotecarios ya no tendrán acceso a la solicitud.
• Component Type – este campo puede utilizarse para especificar el tipo de componente solicitado. La lista desplegable incluirá todos los tipos definidos actualmente en la página Data Management – Component Types page del cuadro de diálogo Preferences en Altium Designer.
• Parameters – esta área puede utilizarse para añadir un conjunto de parámetros específicos requeridos para la(s) pieza(s). Haga clic en Add y utilice los campos posteriores para proporcionar un nombre y un valor para el parámetro. Si no se especifican parámetros, es probable que el bibliotecario recurra a añadir los parámetros de una hoja de datos relacionada para esa pieza, de acuerdo con la política de la organización.
• Description – este campo puede utilizarse para ofrecer una descripción detallada de la pieza (normalmente tomada de la hoja de datos del fabricante).

• Attachments – esta área puede utilizarse para adjuntar cualquier archivo útil relacionado con la pieza solicitada, por ejemplo, una hoja de datos en PDF, una imagen o un documento. Haga clic en el botón Choose File para localizar el/los archivo(s) mediante un cuadro de diálogo estándar, o arrastre y suelte el/los archivo(s) en el área indicada.

  Se pueden adjuntar archivos de cualquier formato y de hasta 2 GB de tamaño.
• Parts List – use esta área para especificar cualquier componente existente en el Workspace que haya creado como componente provisional temporal. Haga clic en Add y busque el componente requerido según corresponda. El bibliotecario podrá entonces continuar a partir de él para completar la solicitud. Si no existe ninguna pieza provisional, el bibliotecario creará un nuevo componente en el Workspace, junto con los modelos de dominio requeridos.

Una vez que toda la información se haya definido según sea necesario —y esencialmente Manufacturer y Manufacturer Part Numbers (que son obligatorios)— haga clic en el botón en la esquina superior derecha del formulario para efectuar la creación de la solicitud.

Una vez guardada la solicitud, se presentarán todos sus detalles.

El resultado de guardar el ejemplo de nueva Part Request.

La solicitud guardada incluirá la siguiente información adicional:

• Request Id – el título asignado por el sistema a la solicitud, con el formato PR-n (donde n es el siguiente identificador entero disponible).
• Comment – use este campo para comentar la solicitud. Esto permite una comunicación bidireccional entre el solicitante y el bibliotecario. Por ejemplo, el solicitante puede cambiar algo desde el envío original y necesita avisar al bibliotecario que está trabajando en la pieza. O quizá el bibliotecario requiera información adicional o confirmación sobre algún aspecto de la pieza. Una vez redactado el comentario, haga clic en el botón Add Comment para enviarlo. Cualquier comentario aparecerá en la región History de la página y también en el historial al ver la solicitud de pieza en el panel Explorer de Altium Designer.
• History – un flujo continuo de eventos relacionados con esta solicitud.

Visualización de solicitudes de piezas

En cualquier momento, un usuario puede ver las solicitudes de piezas cuya creación inició (solicitante) o de las que es responsable de trabajar (bibliotecario). Esto puede realizarse desde la página Legacy Part Requests de la interfaz del navegador del Workspace.

Listado resumido principal de Part Requests: acceda a él en cualquier momento haciendo clic en la entrada Legacy Part Requests del árbol de navegación.

Cada solicitud de pieza en este nivel de resumen se enumera en términos de la siguiente información proporcionada:

• ID.
• Date – la fecha en la que se creó la solicitud.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – el autor original de la solicitud (el Solicitante).
• Assignee – el bibliotecario al que se le asigna la tarea de trabajar en la solicitud de componente. Si está en blanco, la solicitud está disponible para todos los miembros del grupo de Bibliotecarios.
• State – el estado en el que se encuentra actualmente la solicitud.

Use el campo desplegable superior izquierdo para cambiar entre la visualización de All States (predeterminado) y la visualización de todas las solicitudes de componentes en un estado determinado. Use el campo de búsqueda para encontrar rápidamente una solicitud de componente, según los campos Created By, Assignee o Description. Las solicitudes de componentes se pueden ordenar por cualquier columna que tenga el control ; haga clic en el control o en el nombre de la columna.

Puede acceder a la página detallada de una solicitud de componente haciendo clic en su ID.

Acceso a la página detallada de una solicitud de componente desde la página principal de Legacy Part Requests.

Edición de una solicitud de componente

Para editar una solicitud de componente, acceda a su página detallada y luego haga clic en el botón en la parte superior derecha de la página. Observe también que hay disponible un campo Comment . Este es específicamente para agregar texto explicativo relacionado con cualquier modificación de la solicitud. Esto es independiente de la función de comentarios disponible fuera de la edición de la solicitud.

Acceso al formulario con el que editar una solicitud de componente existente.

Realice los cambios necesarios, incluido un cambio de Estado si corresponde, y luego haga clic en para confirmar. Para salir sin realizar cambios, haga clic en .

Historial y notificaciones

Al crear una solicitud de componente, el solicitante y los miembros correspondientes del grupo de Bibliotecarios pueden ver la entrada de la solicitud y sus datos acumulativos de History.

Se agrega una nueva entrada a la línea temporal de eventos del Historial de una solicitud cuando la solicitud se ha actualizado (editado) desde la interfaz del navegador del Workspace o mediante Altium Designer. También se agrega una entrada al Historial cuando se introduce un comentario desde el modo de visualización (en lugar del modo de edición). Esta función de comentarios bidireccional (fuera de una edición) solo es visible al ver la página detallada de una solicitud en la interfaz del navegador, o al verla en el panel Explorer de Altium Designer.

Además de las entradas de eventos del Historial, también se recibirán notificaciones por correo electrónico si la función Email Notifications del Workspace está habilitada. Esto lo realiza un Administrador en la página de configuración SMTP (Admin – Settings – Email Notifications) de la interfaz del navegador del Workspace. Tenga en cuenta que solo los eventos de creación y actualización de solicitudes de componentes activarán una notificación por correo electrónico.

► Consulte Configuración de notificaciones por correo electrónico para obtener información detallada de configuración.

Las partes pertinentes reciben notificación de la creación de solicitudes de componentes y de cualquier actualización mediante notificaciones por correo electrónico, si esta función está configurada y habilitada.

Personalización de estados

Una vez enviada la solicitud de un nuevo componente, hay varios estados en los que esa solicitud puede llegar a encontrarse. De forma predeterminada, se proporcionan los siguientes estados:

• Opened States – estados en los que la solicitud sigue actualmente “activa”:
  • New
  • In Progress
• Closed States – estados en los que la solicitud se ha considerado resuelta y, por tanto, “cerrada”:
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Para adaptarse a los requisitos de distintas organizaciones, los estados son personalizables. Puede:

• Editar los nombres de los estados predeterminados.
• Agregar estados adicionales (con el nombre que se requiera).
• Cambiar el orden de los estados (cómo aparecerán en el menú desplegable State correspondiente al crear o editar una solicitud de componente).

Esto lo configura un Administrador en la página Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) de la interfaz del navegador del Workspace.

La página Custom States del área Admin – Settings proporciona la interfaz para personalizar los estados utilizados en la función Legacy Part Request.

Realice los cambios de la siguiente manera:

• Para editar el nombre de un estado existente, haga clic en su nombre. Aparecerá la ventana Custom State Name para hacerlo.
• Para agregar un nuevo estado, haga clic en el control add new, asociado al tipo de estado (abierto o cerrado). Use la ventana Custom State Name para asignar al estado el nombre requerido.
• Para cambiar el orden de los estados, use los controles Mover hacia arriba () y Mover hacia abajo (), según corresponda (y donde estén disponibles).
• Para eliminar un estado, haga clic en su control Remove asociado ().

Con los estados requeridos ya definidos, asegúrese de hacer clic en el botón en la parte superior derecha de la página.