Solicitudes de piezas

Parent page: Altium On-Prem Enterprise Server

La cantidad de componentes de diseño disponibles para un ingeniero al capturar su próximo diseño puede variar desde unos pocos cientos dispersos en bibliotecas individuales de símbolos y modelos, hasta cientos de miles almacenados en una base de datos dedicada de piezas de la empresa. Pero sin importar cuántos componentes haya disponibles, siempre habrá más que no lo están y que deberán crearse y añadirse para su reutilización.

En una pequeña empresa de diseño, un ingeniero simplemente cambiará de “sombrero” y se convertirá en el Librarian – creando los componentes requeridos que faltan en sus recursos de diseño. Sin embargo, para una organización más grande que emplea un departamento de bibliotecas dedicado a ampliar y mantener los componentes de diseño – accesibles para todos los ingenieros y diseñadores de esa organización – tiene sentido enviar solicitudes de nuevos componentes (faltantes) a ese departamento. El Workspace de Enterprise Server ofrece una solución elegante para esto en forma de su función Part Requests.

Un ingeniero puede simplemente enviar una solicitud para que se creen una o más piezas, y recibir una notificación cuando esa solicitud haya sido completada y el/los componente(s) estén disponibles, o cuando la solicitud haya sido rechazada (y por qué). El solicitante proporciona tanta información clave como sea posible para respaldar su solicitud (fabricante y número(s) de pieza, descripción(es), cualquier hoja de datos relevante (PDF o URL)). Incluso se pueden crear elementos Stub Component que luego el bibliotecario puede tomar y completar.

Nombrar bibliotecarios

Primero, deberá especificar qué rol (o roles) debe utilizarse para cumplir la función de bibliotecarios en su organización. En esencia, está configurando un conjunto de usuarios de su Workspace que pueden asignarse a una solicitud de pieza. Esto se realiza en la página Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Role de la interfaz del navegador del Workspace.

La página Librarians Role del área Admin – Settings proporciona la interfaz para especificar qué rol(es) existente(s) deben utilizarse como bibliotecarios para la función heredada Legacy Part Request.

Si instaló su Enterprise Server con datos de muestra, entonces el rol de ejemplo Librarians ya aparecerá precargado en el campo Librarian's Role; elimínelo si es necesario. Comience a escribir el nombre de un rol existente en el campo para que aparezca una lista de roles coincidentes. Seleccione el rol requerido de esta lista.

Normalmente se especificaría un único rol existente para usarlo como rol de bibliotecarios, pero pueden elegirse varios roles para la asignación, especialmente si los bibliotecarios de su empresa están agrupados en más de un rol. Con los roles requeridos asignados, asegúrese de hacer clic en el botón en la parte superior derecha de la página.

Los miembros del rol designado serán el conjunto de bibliotecarios que pueden asignarse a las solicitudes de piezas y trabajar en ellas.

Los miembros del rol asignado al rol de bibliotecarios serán los bibliotecarios que pueden gestionar las solicitudes de piezas.

Creación de solicitudes de piezas

Las solicitudes de piezas pueden crearse y mantenerse a través de la página Legacy Part Requests de la interfaz del navegador del Workspace.

Añadir una nueva solicitud

Para añadir una nueva solicitud de pieza, haga clic en el botón en la parte superior derecha de la página. La página cambiará para presentar el formulario de nueva solicitud de pieza, como se muestra en la siguiente imagen y se detalla después.

 Añadir una nueva solicitud de pieza mediante la interfaz del navegador del Workspace.

Utilice los controles de la página para proporcionar tanta información como sea posible:

• Manufacturer – este es un campo obligatorio para indicar al bibliotecario quién fabrica realmente la pieza.
• Manufacturer Part Numbers – este es un campo obligatorio que indica al bibliotecario el/los número(s) de pieza específicos de las piezas que necesita que cree. Varios números de pieza deben separarse con una coma (,).

• Request Id – se genera automáticamente un ID con la solicitud y se le asigna, lo que permite a los usuarios seguir fácilmente el progreso de la solicitud.
• State – este campo se utiliza para especificar el estado de la solicitud. Las opciones son Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected o Closed: Cancelled.

• Required By Date – utilice este campo para especificar la fecha en la que necesita que el/los componente(s) estén listos. Al hacer clic dentro del campo, aparecerá una ventana de calendario con la que podrá especificar la fecha requerida.
• Assign to – utilice este campo para especificar qué bibliotecarios pueden ver y responder a la solicitud. La lista desplegable muestra todos los usuarios del Workspace que forman parte del/de los rol(es) de bibliotecario designado(s). Si se deja en blanco (sin especificar), todos los bibliotecarios verán la solicitud, y cualquier miembro podrá editarla para asignársela a sí mismo; en ese caso, los demás bibliotecarios ya no tendrán acceso a la solicitud.
• Component Type – este campo puede utilizarse para especificar el tipo de componente solicitado. La lista desplegable incluirá todos los tipos definidos actualmente en la página Data Management – Component Types page del cuadro de diálogo Preferences en Altium Designer.
• Parameters – esta área puede utilizarse para añadir un conjunto de parámetros específicos requeridos para la(s) pieza(s). Haga clic en Add y utilice los campos siguientes para proporcionar un nombre y un valor para el parámetro. Si no se especifican parámetros, es probable que el bibliotecario recurra a añadir los parámetros de una hoja de datos relacionada para esa pieza, de acuerdo con la política de la organización.
• Description – este campo puede utilizarse para ofrecer una descripción detallada de la pieza (normalmente tomada de la hoja de datos del fabricante).
• Attachments – esta área puede utilizarse para adjuntar cualquier archivo útil relacionado con la pieza solicitada, por ejemplo una hoja de datos PDF, una imagen o un documento. Haga clic en el botón Choose File para localizar el/los archivo(s) mediante un cuadro de diálogo estándar, o arrastre y suelte el/los archivo(s) en el área indicada.

• Parts List – use esta área para especificar cualquier Component Item existente en el Workspace, que haya creado como componentes stub temporales. Haga clic en Add y busque el Item requerido según corresponda. El bibliotecario podrá entonces tomarlo para completar la solicitud. Si no existe una pieza stub, el bibliotecario simplemente creará un nuevo Component Item en el Workspace, junto con los Items de modelo de dominio requeridos.

Una vez que toda la información esté definida según se requiera – y esencialmente Manufacturer y Manufacturer Part Numbers (que son obligatorios) – haga clic en el botón en la parte superior derecha del formulario para efectuar la creación de la solicitud.

Una vez guardada la solicitud, se presentarán todos sus detalles.

El resultado de guardar el ejemplo de nueva Part Request.

La solicitud guardada incluirá la siguiente información adicional:

• Request Id – el título asignado por el sistema para la solicitud, en el formato PR-n (donde n es el siguiente identificador entero disponible).
• Comment – utilice este campo para comentar sobre la solicitud. Esto permite una comunicación bidireccional entre el solicitante y el bibliotecario. Por ejemplo, el solicitante puede cambiar algo desde el envío original y necesita avisar al bibliotecario que está trabajando en la pieza. O quizá el bibliotecario requiera información adicional, o confirmación sobre algún aspecto de la pieza. Una vez escrito el comentario, haga clic en el botón Add Comment para enviarlo. Cualquier comentario aparecerá en la región History de la página, y también en el flujo de historial al visualizar la solicitud de pieza en el panel Explorer en Altium Designer.
• History – un flujo continuo de eventos relacionados con esta solicitud.

Visualización de solicitudes de piezas

En cualquier momento, un usuario puede ver las solicitudes de piezas cuya iniciación fue su responsabilidad (solicitante), o en las que es responsable de trabajar (bibliotecario). Esto puede realizarse desde la página Legacy Part Requests de la interfaz del navegador del Workspace.

Listado resumido principal de solicitudes de piezas: acceda a él en cualquier momento haciendo clic en la entrada Legacy Part Requests del árbol de navegación.

Cada solicitud de pieza en este nivel de resumen se enumera en función de la siguiente información proporcionada:

• ID.
• Date – la fecha en que se creó la solicitud.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – el autor original de la solicitud (el solicitante).
• Assignee – el bibliotecario al que se le asignó la tarea de trabajar en la solicitud de pieza. Si está en blanco, la solicitud está disponible para todos los miembros del rol de bibliotecario.
• State – el estado en el que se encuentra actualmente la solicitud.

Use el campo desplegable de la esquina superior izquierda para cambiar entre la visualización de All States (predeterminada) y la visualización de todas las solicitudes de pieza en un estado determinado. Use el campo de búsqueda para encontrar rápidamente una solicitud de pieza, según los campos Created By, Assignee o Description. Las solicitudes de pieza se pueden ordenar por cualquier columna que tenga el control : haga clic en el control o en el nombre de la columna.

Puede acceder a la página detallada de una solicitud de pieza haciendo clic en su ID.

Acceso a la página detallada de una solicitud de pieza desde la página principal Legacy Part Requests.

Edición de una solicitud de pieza

Para editar una solicitud de pieza, acceda a su página detallada y luego haga clic en el botón , en la parte superior derecha de la página. Observe también que hay disponible un campo Comment . Este se utiliza específicamente para agregar texto explicativo en relación con cualquier modificación realizada a la solicitud. Esto es independiente de la función de comentarios disponible fuera de la edición de la solicitud.

Acceso al formulario con el que editar una solicitud de pieza existente.

Realice los cambios necesarios, incluido un cambio de estado si corresponde, y luego haga clic en para confirmar. Para salir sin realizar cambios, haga clic en .

Historial y notificaciones

Al crear una solicitud de pieza, el solicitante y los miembros aplicables del rol de bibliotecario pueden ver la entrada de la solicitud y sus datos acumulativos de History.

Se agrega una nueva entrada a la línea de tiempo de eventos del historial de una solicitud cuando esta se ha actualizado (editado) desde la interfaz del navegador del Workspace o mediante Altium Designer. También se agrega una entrada al historial cuando se introduce un comentario desde el modo de visualización (en lugar del modo de edición). Estos comentarios bidireccionales (fuera de una edición) solo son visibles al ver la página detallada de una solicitud en la interfaz del navegador, o al verla en el panel Explorer de Altium Designer.

Además de las entradas de eventos del historial, también se recibirán notificaciones por correo electrónico si la función Email Notifications del Workspace está habilitada. Esto lo realiza un administrador en la página de configuración de SMTP (Admin – Settings – Email Notifications) de la interfaz del navegador del Workspace. Tenga en cuenta que solo los eventos de creación y actualización de solicitudes de pieza activarán una notificación por correo electrónico.

► Consulte Configuración de notificaciones por correo electrónico para obtener información detallada sobre la configuración.

Las partes pertinentes reciben notificaciones sobre la creación de solicitudes de pieza y cualquier actualización mediante notificaciones por correo electrónico, si esta función está configurada y habilitada.

Personalización de estados

Una vez enviada la solicitud de una nueva pieza, hay varios estados en los que esa solicitud puede terminar entrando. De forma predeterminada, se proporcionan los siguientes estados:

• Opened States – estados en los que la solicitud sigue actualmente "activa":
  • New
  • In Progress
• Closed States – estados en los que se considera que la solicitud ha sido resuelta y, por lo tanto, "cerrada":
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Para adaptarse a los requisitos de distintas organizaciones, los estados son personalizables. Puede:

• Editar los nombres de los estados predeterminados.
• Agregar estados adicionales (con el nombre que se requiera).
• Cambiar el orden de los estados (cómo aparecerán los estados en el menú desplegable State correspondiente al crear o editar una solicitud de pieza).

Esto lo configura un administrador en la página Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) de la interfaz del navegador del Workspace.

La página Custom States del área Admin – Settings proporciona la interfaz para personalizar los estados utilizados en la función Legacy Part Request.

Realice los cambios de la siguiente manera:

• Para editar el nombre de un estado existente, haga clic en su nombre. Aparecerá la ventana Custom State Name, en la que podrá hacerlo.
• Para agregar un nuevo estado, haga clic en el control add new asociado con el tipo de estado (abierto o cerrado). Use la ventana Custom State Name para asignar al estado el nombre requerido.
• Para cambiar el orden de los estados, use los controles Subir () y Bajar (), según corresponda (y cuando estén disponibles).
• Para eliminar un estado, haga clic en el control Remove asociado ().

Con los estados requeridos definidos, asegúrese de hacer clic en el botón , en la parte superior derecha de la página.