Arbeiten mit Aufgaben

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Ein integraler Bestandteil der kollaborativen Designumgebung von Altium Designer ist die Unterstützung für Workflows, die die Designer eines Unternehmens durch typische, alltägliche Designprozesse führen, wie zum Beispiel:

• Anfordern neuer Workspace-Bibliotheksbauteile
• Durchführen von Design-Reviews
• Erstellen neuer Workspace-Projekte.

Jeder Workflow, der zur Umsetzung eines bestimmten Designprozesses verwendet wird, wird als Teil eines Process Definition erstellt. Prozesse und ihre Workflows werden über die Browseroberfläche des Enterprise Server Workspace erstellt und verwaltet – durch einen Administrator dieses Workspace. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen & Verwalten von Prozessen.

Ein Designer kann auf jeden Prozess zugreifen und ihn starten, der auf administrativer Ebene zur Verwendung aktiviert wurde. Die Interaktion mit einem Prozess – oder vielmehr seinem definierten Workflow – erfolgt über Tasks. Eine Aufgabe bezieht sich auf eine im Workflow definierte Benutzeraufgabe – einen Punkt, an dem eine Aktion durch einen Benutzer erforderlich ist, damit der Workflow fortgesetzt werden kann.

Zugriff auf Aufgaben über die Browseroberfläche

Aufgaben können auf der Seite Tasks der Workspace-Browseroberfläche durchsucht werden. Diese Seite listet alle aktuell offenen Aufgaben für den angemeldeten Benutzer auf, die eine Aktion erfordern (zum Beispiel eine Aufgabe im Zusammenhang mit einer Projekt-Review-Aktivität oder einer Teileanforderung). Jede Aufgabe ist eine bestimmte Stufe, die innerhalb eines zugehörigen Prozess-Workflows erreicht wurde.

Zugriff auf den Bereich Tasks der Browseroberfläche des Workspace, in dem Sie sofort sehen können, welche Aufgaben Ihre Aufmerksamkeit erfordern.

Arbeiten mit Aufgaben

Die linke Seite der Seite zeigt aktive (offene) Aufgaben für den angemeldeten Benutzer oder Aufgaben, die noch nicht zugewiesen wurden, für die er jedoch als Kandidat infrage kommt (z. B. weil er Teil einer Rolle ist, die für den Bearbeiter angegeben wurde). Für einen Standardbenutzer (ohne Admin-Rechte) wird die Aufgabenliste automatisch so gefiltert, dass nur Aufgaben angezeigt werden, die seine Aufmerksamkeit erfordern oder die er als Kandidat übernehmen kann.

Beispielliste offener Aufgaben für Benutzer Keith.

Jede Aufgabe wird anhand der folgenden Angaben aufgeführt:

• Timeframe – der Punkt, an dem die Aufgabe im zugrunde liegenden Prozess-Workflow erreicht wurde.
• Task Name – der beschreibende Name, der dem Benutzeraufgabenelement im zugrunde liegenden Workflow des Prozesses gegeben wurde.
• Title – der Titel der Aufgabe, also der Name der zugehörigen Aktivität (Prozessinstanz); z. B. Milestone Review #1.
• Username – der Benutzername des Workspace-Benutzers, der für die Ausführung der Aufgabe verantwortlich ist. Wenn die Aufgabe noch nicht zugewiesen wurde, erscheint dieser Eintrag als .

Klicken Sie auf einen Aufgabeneintrag, damit das zugehörige Formular auf der Registerkarte Form auf der rechten Seite der Seite angezeigt wird. Das Formular enthält alle Informationen und Felder, die für diese spezifische Benutzeraufgabe definiert wurden – durch einen Administrator beim Erstellen des Prozess-Workflows –, um Entscheidungen, Informationen oder Daten vom Benutzer zu erhalten, die den weiteren Fortschritt dieses Workflows ermöglichen.

Beispielformular für eine Benutzeraufgabe, die einem Design-Review-Prozess zugeordnet ist (Milestone Review). Bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild, um ein Beispielformular für einen Teileanforderungsprozess zu sehen (New Part Request – Assign).

Um den zugrunde liegenden Workflow für die übergeordnete Prozessaktivität der Aufgabe anzuzeigen, aktivieren Sie die Registerkarte Diagram. Das Diagramm zeigt nicht nur den vollständigen Workflow für den Prozess, sondern auch den Punkt, der in diesem Ablauf erreicht wurde – die Benutzeraufgabe, die Sie gerade bearbeiten, kenntlich gemacht durch die Einblendung Ihres Namens.

Zugriff auf das Workflow-Diagramm für den Standardprozess Milestone Review, wobei die Benutzeraufgabe hervorgehoben ist, die eine Aktion erfordert, sowie die Person, die dafür zuständig ist. Bewegen Sie den Mauszeiger über das Bild, um das Workflow-Diagramm für den Standardprozess New Part Request Assign zu sehen. In beiden Fällen muss Benutzer Keith diese Aufgaben bearbeiten, damit der Workflow zum nächsten Ereignis fortschreiten kann.

Interagieren Sie nach Bedarf mit dem Formular, um Ihre Aufgabe abzuschließen. Das kann bedeuten, eine Option auszuwählen, einen Kommentar zu verfassen oder zusätzliche Dateien/Daten anzuhängen. Was genau zu tun ist, wird in der Regel im Formular angegeben, und alle Daten, die Sie zur Ausführung Ihrer Aufgabe benötigen – zum Beispiel zur Durchführung eines Design-Reviews –, werden normalerweise mit dem Formular bereitgestellt oder als Link angegeben. Vorausgesetzt, das Formular für eine Benutzeraufgabe wurde von einem Administrator zum Zeitpunkt der Definition des Prozesses (und seines Workflows) intuitiv erstellt, können Sie jede Ihnen zugewiesene Aufgabe effizient und eindeutig erledigen, ohne Rückfragen dazu, was zu tun ist – es sei denn natürlich, ein Benutzer hat beispielsweise ein neues Workspace-Bibliotheksbauteil angefordert und nicht genügend Informationen bereitgestellt, damit Sie tätig werden können; in diesem Fall können Sie Ihre Aufgabe abschließen, indem Sie angeben, dass weitere Informationen erforderlich sind!

Nachdem Sie das Formular für Ihre Aufgabe wie erforderlich ausgefüllt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche . Die Aufgabe gilt dann als abgeschlossen und wird aus Ihrer Aufgabenliste entfernt. Wenn die nächste Aufgabe im Ablauf ebenfalls Ihnen zugewiesen ist, wird das zugehörige Formular automatisch angezeigt.

Anzeigen von Aufgaben für ein bestimmtes Projekt

Jeder Benutzer kann alle aktuell aktiven (oder abgeschlossenen) Prozesse für ein bestimmtes Workspace-Projekt anzeigen – vorausgesetzt, dieses Projekt wurde mit ihm geteilt. Klicken Sie auf der Seite Projects page der Workspace-Browseroberfläche auf den Namen eines Projekts oder verwenden Sie die Option Open für das ausgewählte Projekt, um zur Detailansicht des Projekts zu gelangen. Aktivieren Sie die Registerkarte Activities, um eine Liste aller dem Projekt zugeordneten Aktivitäten vom Typ Active anzuzeigen. Hier können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben innerhalb dieser Aktivitäten offen sind und welchen Benutzern diese Aufgaben zugewiesen sind.

Beispiel einer Aktivität für ein bestimmtes Workspace-Projekt, bei der die aktuell offene Aufgabe und die dafür verantwortliche Person ersichtlich sind.

Verwenden Sie die Optionen im Dropdown-Menü der Schaltfläche auf der Seite Projects, wenn Sie einen weiteren Prozess-Workflow (und eine weitere Aufgabe) für dieses Projekt aufrufen möchten.

Anzeigen von Aufgaben für Teileanforderungen

Jeder Benutzer kann alle aktuell aktiven (oder abgeschlossenen) Prozesse im Zusammenhang mit Teileanforderungen anzeigen. Auf der Seite Part Requests der Workspace-Browseroberfläche können Sie auf einen Blick sehen, welche Aufgaben innerhalb dieser Anforderungen offen sind und welchen Benutzern diese Aufgaben zugewiesen sind.

Beispiel für Teileanforderungen, bei denen jeweils die aktuell offene Aufgabe und die dafür verantwortliche Person ersichtlich sind.

Zugriff auf Aufgaben über Altium Designer

Wenn ein Benutzer über Altium Designer mit dem Workspace verbunden ist, ist seine aktuelle Aufgabenliste über das Tasklist panel verfügbar. Durch Klicken auf einen Aufgabeneintrag wird ein Dialog geöffnet, der das mit dieser Aufgabe verknüpfte Formular enthält.

Beispielformular für eine Benutzeraufgabe, die einem Design-Review-Prozess zugeordnet ist (Milestone Review), wenn darauf über das Bedienfeld Tasklist in Altium Designer zugegriffen wird.

Um den zugrunde liegenden Workflow des übergeordneten Prozesses der Aufgabe anzuzeigen, aktivieren Sie die Registerkarte Diagram. Das Diagramm zeigt den vollständigen Workflow des Prozesses sowie den Punkt, der in diesem Ablauf erreicht wurde – die Benutzeraufgabe, die Sie derzeit bearbeiten, erkennbar an der Einbindung Ihres Namens.

Zugriff auf das Workflow-Diagramm für einen Design-Review-Prozess (Milestone Review), wobei die Benutzeraufgabe hervorgehoben ist, die eine Aktion erfordert, sowie von wem.

Verwenden Sie das Formular, um die Aufgabe zu erledigen, und klicken Sie auf die Schaltfläche , damit der Prozess zur nächsten relevanten Phase übergehen kann. Die Aufgabe wird dann als abgeschlossen betrachtet und aus dem Bedienfeld entfernt. Wenn die nächste Aufgabe im Ablauf ebenfalls Ihnen zugewiesen ist, wird das zugehörige Formular automatisch angezeigt.

Nicht zugewiesene Aufgaben

Je nachdem, wie ein Prozess-Workflow konfiguriert wurde, sehen diejenigen, denen die Bearbeitung der resultierenden Aufgabe zugewiesen werden kann, ihren Eintrag möglicherweise mit einem Symbol , das auf eine nicht zugewiesene Aufgabe hinweist. In diesem Fall kann der Benutzer die Aufgabe über die Schaltfläche übernehmen, um daran zu arbeiten.

Wer die Aktivitätsaufgabe übernehmen kann, wird durch den Eintrag Candidates angezeigt, der oben im Formular eingeblendet wird. Wie im untenstehenden Aufgabenbeispiel gezeigt, sind die Kandidaten Librarians, deren Mitglied der angemeldete Benutzer (Keith) ist. Bei einer Part Request-Aufgabe wird das Kandidatenfeld durch das im Prozess-Workflow selbst angegebene Assignee bestimmt – dies kann von einem Administrator auf Rollen oder einzelne Benutzer oder auf eine Kombination aus beidem festgelegt werden.

Ein Beispiel für die Kandidaten, die eine Aufgabe übernehmen können – wie durch die für das Workflow-Formular Assignee angegebenen Rollen bestimmt.

Benutzer, die Kandidaten für die Aufgabe sind (hier Librarians), sehen die Aufgabe als nicht zugewiesen, wenn das Feld Task Ownership des Workflow-Formulars auf One of assigned users gesetzt ist. Wenn es stattdessen auf All assigned users gesetzt ist, bleibt die Aufgabe für alle Zugewiesenen verfügbar und kann nicht exklusiv von einem Benutzer übernommen werden.

Wenn das Feld Except im zugrunde liegenden Formular verwendet wurde, werden die Benutzer, die die Aufgabe nicht bearbeiten dürfen, auch als Ausnahmen in der Liste Candidates der Aufgabe angezeigt. Im folgenden Bild wurde Assignee auf Librarians und Engineers gesetzt, sodass alle Mitglieder dieser Rollen die Aufgabe als potenzielle Kandidaten zum Übernehmen sehen. Es wurde jedoch als Ausnahme festgelegt, dass der Initiator die Aufgabe nicht bearbeiten darf ($ Initiator). In diesem Fall kann der Prozessinitiator – Bruce – die Aufgabe nicht übernehmen (und sieht sie nicht in seiner eigenen Aufgabenliste), obwohl er Mitglied der Gruppe Engineers ist.

Ein Beispiel für die Kandidaten, die eine Aufgabe übernehmen können – wie durch die für Assignee angegebenen Rollen bestimmt.

Für den in Altium Designer angemeldeten Benutzer erscheinen solche Aufgaben als Einträge im Bereich Tasks des Bedienfelds Tasklist mit dem Symbol . Wenn Sie auf eine solche Aufgabe klicken, bietet das nachfolgende Formular eine Schaltfläche – klicken Sie darauf, um die Aufgabe zu übernehmen, ohne zur Browser-Oberfläche wechseln zu müssen, um sie dort zu beanspruchen.

Ein Beispiel dafür, wie ein Benutzer eine nicht zugewiesene Aufgabe sieht, für die er ein Kandidat ist, und diese Aufgabe anschließend sich selbst zuweist.

Aufgaben, die Sie sich selbst zugewiesen haben, werden dann durch das Symbol gekennzeichnet.