Definición de un flujo de trabajo del proceso

Una piedra angular del entorno de diseño colaborativo en Altium Designer es la compatibilidad con Workflows, que guían a los diseñadores de una empresa a través de procesos de diseño típicos y cotidianos, como solicitar nuevas piezas de biblioteca del Workspace, realizar revisiones de diseño y crear nuevos proyectos en el Workspace.

Cada flujo de trabajo que se utiliza para implementar un proceso de diseño concreto se crea como parte de una Process Definition. Por lo tanto, puede denominarse el flujo de trabajo subyacente de ese proceso, o simplemente un Process Workflow. Se pueden crear nuevos procesos y editar los existentes mediante el Process Workflow Editor dedicado. Este documento analiza cómo acceder al editor y cómo trabajar con él para crear el flujo de trabajo del proceso requerido.

Acceso al Editor de Flujo de Trabajo del Proceso

Los procesos se crean y administran desde el área Processes (Admin – Processes) de la interfaz del navegador del Workspace.

Para acceder a Process Workflow Editor, active la pestaña del tema de proceso en la que desea crear su nuevo proceso – Part Requests, Project Activities o Project Creations – y luego haga clic en el botón en la parte superior derecha de la página.

Acceso a Process Workflow Editor. Asegurarse de activar el tema de proceso deseado antes del acceso garantizará que la nueva definición del proceso quede establecida con el tipo de tema correcto.

El Process Workflow Editor proporciona un lienzo con el que puede crear el flujo de trabajo deseado en forma de diagrama. El área principal del editor es donde se crea el diagrama del flujo de trabajo, mientras que el panel Properties, situado a la derecha, presenta las propiedades relacionadas con el elemento del diagrama actualmente seleccionado.

Cuando no hay ningún elemento colocado seleccionado en el diagrama, el panel Properties reflejará el Name y el Type (a qué tema de proceso pertenece) de la definición del proceso. Dé al proceso un nombre significativo, ya que este aparecerá en la interfaz del navegador del Workspace, así como en los puntos de acceso aplicables de la GUI de Altium Designer, para que los diseñadores puedan iniciar una instancia del proceso (siempre que esté activado para su uso).

El diagrama del flujo de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo de proceso se construye utilizando varios elementos, disponibles en la paleta de la parte superior del área.

Un diagrama de flujo de trabajo se construye utilizando elementos de la paleta disponible.

La siguiente tabla enumera todos los posibles elementos del diagrama:

Icono	Tipo	Descripción
	Connection	Este elemento permite la interconexión entre elementos de punto de evento en el flujo de trabajo. Su forma puede modificarse gráficamente y, aunque de manera predeterminada su Name se deja en blanco, esto puede resultar útil para indicar/describir las distintas rutas que parten de un elemento de ramificación en un flujo.
	Start	Este es el punto de inicio del flujo de trabajo. El Name se completa previamente de forma predeterminada según el tema – Submit Request (Solicitudes de piezas), Start Activity (Actividades del proyecto), Create Project (Creaciones de proyecto). Esto puede cambiarse según sea necesario. Para obtener información sobre los campos predeterminados agregados al formulario asociado a este elemento, consulte Built-in Fields y Default Fields. Para el tema de proceso Actividades del proyecto, este elemento ofrece compatibilidad con un segundo Type – Start Release. Esto se utiliza para un flujo de trabajo en el que un proyecto liberado debe publicarse en una instancia de PLM integrada, todo ello como parte de Project Releaser de Altium Designer. Para el tema de proceso Creaciones de proyecto, una propiedad Default server folder adicional permite especificar una ruta de carpeta base donde se guardará el nuevo proyecto. Si se define, se convierte en la ubicación predeterminada para este flujo de trabajo, y el usuario puede reemplazarla en el campo Server Folder del formulario New Project (pestaña Advanced). Para obtener más información sobre cómo cambiar el tipo de este elemento, consulte Changing the Type for a Workflow Element.
	Event	Este elemento puede utilizarse para adquirir el resultado de una acción dentro de una instancia de PLM integrada (proporcionando la salida de OK o FAIL, junto con un mensaje y un registro). Para ello, configure el Type del tema según corresponda – PLM Part Completed (Solicitudes de piezas), PLM Publish Completed (Actividades del proyecto), PLM Initialise Completed (Creaciones de proyecto). De forma predeterminada, el Name se completa previamente con la entrada Type , pero puede cambiarse según sea necesario. Este elemento también puede utilizarse para enviar y recibir notificaciones a un sistema de terceros mediante Enterprise Server EDS (requiere acceso a Enterprise Server SDK). Configure el Type como Send o Receive, según corresponda (necesitará tener definidos tanto eventos de envío como de recepción como parte del flujo de trabajo). Las notificaciones constan de un identificador único Code y un mensaje. Tenga en cuenta que el Code debe ser el mismo para los eventos de envío y recepción. Para Actividades del proyecto, el Tipo de este elemento también puede establecerse como Related Tasks Completed. Esto se usa cuando se han agregado comentarios y asignado como tareas a personas específicas, asociados con la actividad de un proyecto en sí. Esto significa que el flujo de trabajo del proceso para la actividad no puede completarse hasta que también se hayan resuelto todas las tareas relacionadas, es decir, los comentarios asignados.
	End	Este es el punto final del flujo de trabajo, o de una rama de ese flujo de trabajo. El Name del elemento puede establecerse como Completed, Rejected o Cancelled.
	Task	Este elemento representa una tarea que debe realizarse: algo que uno o más usuarios deben llevar a cabo. En un flujo de trabajo de Actividad del proyecto basado en revisión, esto podría ser proporcionar comentarios como parte de una revisión. En un flujo de trabajo de Solicitud de piezas, esto podría ser trabajar en un componente concreto que se haya solicitado, o quizás solo en su símbolo o huella. Cada tarea proporciona, o adquiere del usuario, datos a través de un Form dedicado, creado con todos los campos, variables e información necesarios para cumplir el propósito de la tarea. Para obtener más información, consulte Building a Form. Aparte del User Task estándar (definido según sea necesario mediante un formulario), cada tema de proceso admite uno o más tipos adicionales – Create Part in PLM (Solicitudes de piezas), Collect Project Data y Publish to PLM (Actividades del proyecto), Initialise in PLM (Creaciones de proyecto). En cada caso, el Name se establece de forma predeterminada según el tipo de tarea, pero puede cambiarse según sea necesario. Deben definirse configuraciones adicionales para cada tipo, y estas difieren según el tipo, como Assignee y Task Ownership. Para una tarea de tipo relacionada con PLM, se utiliza para adquirir el resultado de la acción con la instancia de PLM (proporcionando la salida de OK o FAIL, junto con un mensaje y, para los temas Actividades del proyecto y Creaciones de proyecto, propiedades). Con el tema de proceso Creaciones de proyecto, una propiedad Default server folder adicional permite especificar una ruta de carpeta base donde se guardará el nuevo proyecto. Si se define, se convierte en la ubicación predeterminada para este flujo de trabajo, y el usuario puede reemplazarla en el campo Server Folder del formulario New Project (pestaña Advanced). Para obtener más información sobre cómo cambiar el tipo de este elemento, consulte Changing the Type for a Workflow Element.
	Branch	Este elemento permite la ramificación del flujo de trabajo, según los resultados obtenidos en un punto anterior del flujo (por ejemplo, la obtención de una elección o decisión del usuario). De forma predeterminada, el Name se deja en blanco.
	Comment	este elemento le permite comentar su flujo de trabajo, normalmente agregando un comentario en cada punto del flujo, detallando qué debe suceder en ese punto. De forma predeterminada, el Name se deja en blanco.

Colocación de elementos del flujo de trabajo

Para colocar un elemento desde la paleta:

1. Haga clic en la entrada del elemento en la paleta. Aparecerá una instancia del elemento, resaltada en azul, flotando en el cursor.
2. Coloque el elemento en la ubicación requerida del lienzo del flujo de trabajo y haga clic (o clic con el botón derecho) para efectuar la colocación. A medida que mueve el elemento por el lienzo, aparecerán guías de alineación en relación con los centros horizontal y vertical de los elementos ya colocados.
3. Para cancelar la colocación, presione Esc.

Ejemplo de colocación de elementos en el lienzo del flujo de trabajo (Inicio, Fin y una Tarea de usuario). Observe las guías de alineación dinámicas que ayudan durante la colocación.

Conexión de elementos del flujo de trabajo

Para conectar dos elementos del flujo de trabajo:

1. Haga clic en la entrada de la paleta.
2. Coloque el cursor sobre el primer elemento (origen) que se va a conectar y haga clic.
3. Mueva el cursor para ver cómo una línea de conexión comienza a extenderse desde el elemento. Coloque el cursor sobre el segundo elemento (destino) que se va a conectar y haga clic.

La conexión entre elementos debe fluir de izquierda a derecha, ya que ese es el flujo lógico. Se le impedirá seleccionar un elemento de destino para el cual la conexión se considere no válida (por ejemplo, intentar conectar un elemento End a un elemento Start). En tal caso, el elemento de destino aparecerá relleno en rojo y el extremo de la línea de conexión permanecerá con un icono de “prohibido” ().

4. Continúe colocando más conexiones, o haga clic con el botón derecho, o presione Esc para salir.

Ejemplo de conexión de elementos en un flujo de trabajo.

Movimiento de elementos del flujo de trabajo

Para mover un elemento, haga clic sobre él y arrástrelo hasta la nueva ubicación deseada. Si el elemento está conectado a uno o más elementos mediante conexiones, dichas conexiones se conservarán y la(s) trayectoria(s) de la línea de conexión se modificarán en consecuencia. Utilice las guías de alineación dinámicas que aparecen para ayudar con el posicionamiento.

Ejemplo de movimiento de uno y luego de varios elementos colocados. Tenga en cuenta que las conexiones, a menos que formen parte de la selección, se modificarán para mantener los elementos conectados según corresponda.

Modificación de una conexión

Cuando pasa el cursor sobre una conexión, quedan disponibles varios controles de edición, o "manijas". Estos permiten realizar gráficamente las siguientes modificaciones a una conexión:

• Haga clic y arrastre la manija para mover la conexión solo en el plano vertical.
• Haga clic y arrastre la manija para mover la conexión solo en el plano horizontal.
• Mueva el cursor a lo largo de la conexión; la manija seguirá al cursor. Haga clic y arrastre esta manija para crear un nuevo punto de vértice para la conexión.
• Haga clic y arrastre la manija para mover el punto inicial de la conexión. Debe arrastrar este punto sobre otro elemento existente.
• Haga clic y arrastre la manija para mover el punto final de la conexión. Debe arrastrar este punto sobre otro elemento existente.

Un punto de colocación no válido al mover el punto inicial o final de una conexión se resalta haciendo que el elemento tenga un relleno rojo (y aparezca el icono al final de la conexión). Esto podría ocurrir, por ejemplo, si intenta mover el punto inicial de la conexión al mismo elemento al que ya está unido el punto final de esa conexión. En este caso, mueva primero el punto final y luego el inicial.

Ejemplo de modificación de conexiones existentes, utilizando las diversas manijas de edición que aparecen al pasar el cursor sobre una conexión.

Modificación de las propiedades del elemento

Como se mencionó antes, el lado derecho de Process Workflow Editor proporciona un panel Properties, que presenta las propiedades del elemento de flujo de trabajo actualmente seleccionado. Para algunos elementos, como Connection, Branch, End y Comment, su única propiedad editable es su Name. Para otros, como Start y Task, dispone de configuraciones que pueden definirse, así como de un Form asociado que puede elaborarse según sea necesario. Recuerde también que las propiedades de un elemento de flujo de trabajo pueden cambiar según el tema de proceso bajo el cual se esté definiendo el proceso (y el tipo elegido para un elemento, cuando ese elemento admita varios tipos).

Panel de propiedades que presenta las propiedades predeterminadas para el elemento de flujo de trabajo Start (al definir un proceso dentro del tema Project Activities y establecer el Type del elemento en Start Activity). Pase el cursor sobre la imagen para mostrar las propiedades predeterminadas cuando se selecciona el elemento Task (configurado como User Task).

Realice los cambios necesarios en las propiedades de un elemento de flujo de trabajo seleccionado a través del panel Properties. Para un elemento al que se le puede definir un Form, deberá crear el formulario (haciendo clic en el botón en la sección Form del panel) o editarlo (haciendo clic en la entrada en la sección Form del panel). Para obtener más información, consulte Creación de un formulario.

Cambio del tipo de un elemento de flujo de trabajo

Los siguientes temas de proceso tienen elementos de flujo de trabajo que admiten varios tipos:

• Part Requests tema:
  • Task – admite los tipos: User Task, Change State, Create Part in PLM.
  • Event – admite los tipos: Send, Receive, Notify User, PLM Part Completed.
• Project Activities tema:
  • Start – admite los tipos: Start Activity, Start Release.
  • Task – admite los tipos: User Task, Change State, Collect Project Data, Publish to PLM.
  • Event – admite los tipos: Send, Receive, Notify User, PLM Publish Completed, Related Tasks Completed.
• Project Creations tema:
  • Task – admite los tipos: User Task, Create Project, Change State, Initialise in PLM.
  • Event – admite los tipos: Send, Receive, Notify User, PLM Initialise Completed.

Después de colocar un elemento en el lienzo del diagrama de flujo de trabajo, puede cambiar entre sus tipos disponibles usando el menú asociado al botón , que aparece dentro del elemento o junto a él una vez seleccionado.

Alternando entre los tipos admitidos para los elementos Start, Task y Event, al definir el flujo de trabajo de un proceso que forma parte del tema de proceso Project Activities.

Asignación de tareas

La forma en que se asigna una tarea dentro del flujo de trabajo depende de la configuración definida para Assignee, Except y Task ownership:

• Assignee – puede ser un único usuario de su Workspace, varios usuarios o un grupo específico. Aquí también pueden utilizarse variables, por ejemplo $Initiator (la persona que inició la instancia del proceso) o $Review Coordinator (el usuario elegido para ser el coordinador de revisión en una tarea anterior).

• Except – quién no tiene permitido trabajar en la tarea, incluso si forma parte del alcance de asignación. Por ejemplo, el solicitante de una pieza no debería aprobar su propia solicitud de pieza. Otro ejemplo podría ser usar la variable $Rework executed by en el campo Except para la tarea Verify rework de un proceso de revisión de hitos, para impedir que el usuario que realizó la tarea anterior (Rework) pueda verificar su propio trabajo.
• Task ownership – determina quién puede actuar sobre una tarea, en relación con el/los usuario(s) especificado(s) en el campo Assignee. Están disponibles las siguientes opciones:
  • One of assigned users – si solo hay un usuario en el campo Assignee, la tarea inicial de trabajar en la solicitud se asigna directamente a ese usuario. Si hay varios asignados, todos los usuarios ven la tarea en su lista de tareas, y uno de esos usuarios se la asigna a sí mismo.
  • All assigned users – todos los asignados reciben la tarea.

La imagen siguiente muestra la configuración de asignación para una definición de proceso Part Request. El Assignee se define como los administradores del Workspace (miembros del grupo Administrators). Task ownership está establecido en One of assigned users, lo que significa que uno de esos usuarios administrativos debe hacerse cargo de la solicitud.

Qué usuario recibe inicialmente la tarea de trabajar en una nueva solicitud de pieza depende de cómo se hayan definido los ajustes de Assignee, Except y Task ownership para la tarea inicial de usuario, en el flujo de trabajo subyacente de la definición de proceso aplicable. La imagen anterior muestra la configuración de la definición de proceso predeterminada New Part Request.

Configuración de la visibilidad de datos para un usuario estándar

Tiene la posibilidad de configurar los datos paramétricos visibles para el usuario estándar en la pestaña Data de un flujo de trabajo de proceso, al ver el progreso de una instancia activa de ese proceso. Al editar el flujo de trabajo de un proceso, y sin ningún elemento seleccionado, los datos que pueden presentarse en la pestaña Data aparecen listados en el panel Properties . Haga clic en el control para acceder a su formulario relacionado (<ProcessName> Data).

Desde este formulario, puede determinar si un parámetro se muestra o no en la pestaña Data . De forma predeterminada, un parámetro es visible (). Haga clic en este control para hacerlo no visible (). Además, puede controlar el orden en que se presentan los datos. Al pasar el cursor sobre una entrada de parámetro, aparece a su izquierda el control . Haga clic y manténgalo pulsado, luego arrastre el parámetro a una nueva posición.

La siguiente imagen muestra la relación entre el formulario y lo que ve un usuario administrativo y un usuario estándar (no administrativo) en la pestaña Data del proceso. En este ejemplo, los parámetros Description y Datasheets están ocultos para el usuario estándar.

Eliminación de un elemento de flujo de trabajo

Para eliminar un elemento de flujo de trabajo, selecciónelo y luego use el atajo de teclado Delete. Para eliminar varios elementos, haga clic y arrastre un cuadro de selección alrededor de ellos, o use Ctrl+clic para ir agregándolos individualmente a la selección, y luego utilice el atajo Delete.

Creación de un formulario

Dos elementos de flujo de trabajo, Start y Task, implican pedirle a un usuario que haga algo. Esto podría ser una solicitud de información de inicialización (nombre y tipo de proyecto, conjunto inicial de datos para revisión, número de pieza solicitado, fabricante y hojas de datos) u otra tarea dentro del flujo que requiera de algún modo información adicional del usuario (decisión de revisión, datos adicionales, comentarios, pieza terminada para una solicitud, etc.). Ambos elementos pueden considerarse como task-oriented.

Para presentar los campos y variables necesarios para facilitar dicha interacción del usuario, se crea un Form. En algunos casos, ya existe un Form con campos integrados que no se pueden eliminar, mientras que en otros hay un Form disponible con campos predeterminados, pero estos se pueden modificar según convenga. Y en otros casos, no existe un Form, por lo que tiene una libertad relativamente amplia para crear un Form tan simple o tan complejo como requieran las necesidades de su empresa.

La siguiente lista muestra todas las variantes de estas dos tareas que usan/requieren un Form:

• Start (tema Part Requests) – Form existente con campos predeterminados. Estos se pueden editar o eliminar, y se pueden definir valores predeterminados cuando corresponda. Se pueden agregar campos adicionales según sea necesario.
• Start de tipo Start Activity (tema Project Activities) – Form existente con campo integrado. Este no se puede eliminar. Se pueden agregar campos adicionales según sea necesario.
• Start (tema Project Creations) – Form existente con campos integrados. Estos no se pueden eliminar. Se pueden definir valores predeterminados cuando corresponda. Se pueden agregar campos adicionales según sea necesario.
• Task de tipo User Task (todos los temas de proceso) – no existe un Form. Créelo según sea necesario.
• Task de tipo Collect Project Data (solo tema Project Activities) – Form existente con campo integrado. Este no se puede eliminar. Se pueden agregar campos adicionales según sea necesario.
• Task de tipo Create Project (tema Project Creations) – Form existente con campos integrados. Estos no se pueden eliminar. Se pueden definir valores predeterminados cuando corresponda. Se pueden agregar campos adicionales según sea necesario.

El User Form Editor

Un Form se crea usando el User Form Editor. Para un elemento al que se le pueda definir un Form, deberá crear el formulario si todavía no existe (seleccione el elemento en el flujo de trabajo y haga clic en el botón en la sección Form del panel Properties) o editarlo si ya existe (seleccione el elemento en el flujo de trabajo y haga clic en la entrada en la sección Form del panel Properties).

Un Form se construye agregando campos —que representan variables con nombre— de los tipos necesarios, y estableciendo indicadores (cuando corresponda) sobre cómo deben usarse esos campos; en esencia, creando una interfaz con la que pasar información a, y solicitar información de, los usuarios objetivo que realizarán la tarea.

Cuando se guarda el formulario —haga clic en el botón en la parte inferior del Form—, se presenta nuevamente en el panel Properties un resumen de todos los campos definidos en él, junto con sus tipos de variable, para el elemento seleccionado del flujo de trabajo.

Ejemplo del User Form Editor completado con el Form para la User Task Provide review feedback (parte de la definición de proceso Milestone Review, dentro del tema Project Activities). Observe que el panel Properties proporciona un práctico resumen con todos los campos definidos en el Form, junto con sus tipos.

Las siguientes secciones analizan el funcionamiento del User Form Editor, incluida su compatibilidad con variables y campos, los indicadores asociados a cada campo/variable, el trabajo dentro de un Form y los campos y variables integrados/predeterminados.

Variables y campos

Aspectos que debe tener en cuenta con respecto a las variables y los campos:

• Una Variable es un elemento de datos con nombre, del que se hace seguimiento como parte del flujo de trabajo de un proceso.
• Un Field es la representación de una variable, en el contexto de un Form de usuario concreto dentro del flujo de trabajo de un proceso.
• No existe una funcionalidad específica para administrar variables de un proceso:
  • Una variable definida por el usuario se agrega al proceso cuando el administrador la agrega por primera vez a un Form dentro del flujo de trabajo de ese proceso.
  • Una variable definida por el usuario se elimina del proceso cuando se elimina de todos los Forms utilizados dentro del flujo de trabajo de ese proceso.
• La mayoría de las variables serán definidas por el administrador al crear Forms dentro del flujo de trabajo de una definición de proceso. Existen algunas variables predefinidas, integradas en una definición de proceso para elementos concretos del flujo de trabajo. Estas pueden usarse en otros Forms definidos por el usuario, pero siguen definidas para el proceso, incluso si se eliminan de todos los Forms dentro de un flujo de trabajo.
• Solo existe una definición de variable en el proceso, lo que significa que, dondequiera que se edite esta variable (en cualquier Form), los cambios se reflejan automáticamente en todos los demás Forms utilizados dentro de ese flujo de trabajo y en los que se use la variable.
• Los nombres de las variables no distinguen entre mayúsculas y minúsculas (es decir, no puede tener dos variables que solo se diferencien por el uso de mayúsculas).

Supported Variable Types

La siguiente tabla enumera los tipos de variable admitidos para su uso en un Form.

Tipo de variable	Icono	¿Indicador Editable?	¿Indicador Required?	¿Indicador Reset Value?	¿Opción Keep Value Per User?	¿Puede ser agregada por el usuario como nueva variable?	Compatibilidad con valor(es) predeterminado(s)	¿Tiene un campo de valor?	Representación en el Form cuando es editable	Representación en el Form cuando es de solo lectura	Temas de proceso aplicables
Data Set									Campo desplegable para seleccionar una versión del proyecto previamente indicado. Posibilidad de apuntar a la ventana Explorer (botón con tres puntos) Los data sets dentro de la versión elegida se muestran como enlaces en los que se puede hacer clic Lista de enlaces	Project Activities
Date									Campo de texto con selección de fecha. Introduzca la fecha manualmente (en formato dd/mm/yyyy) o haga clic en el campo para abrir el calendario	Etiqueta de una sola línea	Todos
Dropdown								Campo de texto de una sola línea con compatibilidad para múltiples valores (para especificar las opciones del desplegable)	Cuadro combinado desplegable que enumera todas las opciones definidas del desplegable para elegir	Etiqueta de una sola línea	Todos
File Upload									Área desplegable (arrastrar y soltar) Choose Files botón Lista de enlaces con posibilidad de eliminar	Lista de enlaces	Todos
Item/Revision									Campo de texto con búsqueda por escritura Compatible con múltiples valores Posibilidad de apuntar a la ventana Explorer (botón con tres puntos)	Lista de enlaces	Todos
Label								Campo de texto multilínea	N/A	Etiqueta multilínea	Todos
Managed Project									Campo de texto con búsqueda por escritura Compatible con múltiples valores	Lista de enlaces	Todos
Multi Line Text									Campo de texto. Multilínea.	Etiqueta multilínea	Todos
Number									Campo de texto. Una sola línea con validación numérica	Etiqueta de una sola línea	Todos
PLM Publish Template									Campo desplegable que enumera todas las plantillas PLM definidas actualmente que aparecen en el formulario <PLMInstance>:<PublishingTemplate>)	N/A	Project Activities
Project Template									Desplegable cuando TC2 está implementado Búsqueda con ... para ir a explorer	Etiqueta de una sola línea	Project Creations
Properties									N/A	Tabla de pares clave-valor de propiedades Nombre de la tabla como nombre de la etiqueta Cuando está vacía, no se muestra en el formulario	Todos
Run Web Review									Web Review botón para iniciar la interfaz de Web Review para el proyecto indicado	-	Project Activities
Single Line Text									Campo de texto. Una sola línea	Etiqueta de una sola línea	Todos
User/Group									Campo de texto con búsqueda por escritura Compatible con múltiples valores	Etiqueta de una sola línea Valores separados por ','	Todos

Indicadores

Según el tipo de variable de un campo definido en un formulario, este puede tener hasta tres indicadores:

• Editable – habilite este indicador para que el campo sea editable, por ejemplo, para poder introducir el nombre de un proyecto, introducir una fecha, agregar datos, etc.
• Required – habilite este indicador para que el campo sea obligatorio, lo que significa que el usuario debe elegir una opción o introducir datos para poder enviar la tarea.
• Reset value – habilite este indicador para que el valor del campo se restablezca al entrar en el formulario. Si corresponde un valor predeterminado y se ha establecido, este se cargará; de lo contrario, el campo estará vacío (o mostrará Choose option si es un campo desplegable).

Ejemplos de campos definidos en un formulario, junto con sus indicadores.

En términos de visualización, un indicador puede aparecer de la siguiente forma:

• Azul – el indicador puede cambiarse y está activo actualmente.
• Gris – el indicador puede cambiarse y está inactivo actualmente.
• Azul atenuado – el indicador está activo y no puede cambiarse.
• No mostrado – el indicador no es aplicable.

Cuando un indicador puede cambiarse, haga clic en él para alternar su estado activo.

Opciones avanzadas

Si un tipo de variable admite opciones adicionales, habrá un control Advanced options asociado; haga clic en él para expandirlo y verlas.

Ejemplos de Advanced options para varios campos definidos en un formulario.

Las siguientes opciones pueden encontrarse aquí, según el tipo de variable:

• Keep value provided by each user separately – le permite usar el campo para “agrupar” los valores proporcionados en formularios enviados por varios usuarios implicados en una tarea, por ejemplo, la revisión de un diseño.
• Dropdown options – para una variable de tipo Dropdown, defina aquí las entradas que pueden aparecer para la selección del usuario en el menú desplegable asociado al campo.
• Default value – proporciona un valor predeterminado que se presentará “prellenado” como valor del campo cuando el usuario acceda al formulario asociado a la tarea. Si el campo es de tipo Dropdown, el valor predeterminado puede establecerse como una de las Dropdown options definidas, o establecerse en None.
• Value – normalmente para una variable de tipo Label, use este campo para definir el texto de la etiqueta, que se presenta al usuario en el formulario asociado a la tarea en la que está trabajando, y que describe lo que necesita hacer.

Agregar un campo

Para agregar un nuevo campo a un formulario, haga clic en el control Add situado en la parte inferior derecha del formulario. El nuevo campo se agrega al final del formulario, con el desplegable Name expandido y listo para elegir una variable existente ya definida en otra parte de la definición del proceso, o para crear una nueva.

Ejemplo de adición de un nuevo campo a un formulario. Puede optar por hacer referencia a una variable existente definida para la definición del proceso principal, o introducir un nuevo nombre y, al hacerlo, crear una nueva variable para esa definición (una vez que se guarde el formulario).

Si se elige una variable existente:

• Se agrega al formulario como otra referencia a la variable.
• El campo Name se convierte en un campo de texto estándar, lo que permite editar el nombre, pero no elegir otra variable.
• Los indicadores se configuran de acuerdo con cómo se ha definido la variable original.

Si se introduce un nuevo nombre de variable:

• El campo Name se convierte en un campo de texto estándar.
• Se puede elegir el Type de la variable (el valor predeterminado es Single Line Text).
• Los indicadores se configuran en un estado predeterminado en consecuencia: Editable (activo), Obligatorio (inactivo), Restablecer valor (inactivo).
• La nueva variable se agrega a la definición del proceso cuando se guarda el formulario.

Para cambiar el nombre de un campo, haga clic dentro del campo Name y modifíquelo según sea necesario. Si el campo no puede renombrarse, el Name aparecerá en gris, y el icono aparecerá si pasa el cursor sobre el campo.

Eliminar un campo

Para eliminar un campo definido por el usuario, haga clic en el control situado en el extremo derecho. La eliminación es instantánea y no requiere confirmación.

Reordenar campos

Cualquier campo puede moverse a cualquier posición del formulario haciendo clic y arrastrando el control , que aparece en el lado izquierdo al pasar el cursor sobre un campo. Esto le permite agregar campos rápidamente al formulario y luego ajustar su apariencia (el orden de esos campos) posteriormente.

Guardar y desplegar

Una vez que se haya definido un proceso según sea necesario, haga clic en el botón (en la parte superior derecha del editor) para agregarlo a la lista de procesos disponibles para ese tema de proceso. La nueva definición de proceso se activará y quedará lista para su uso.