Konfigurowanie powiadomień e-mail

Workspace Enterprise Server umożliwia skonfigurowanie powiadomień e-mail z poziomu Workspace – oznaczając różne zdarzenia dla kluczowych interesariuszy.

Włączanie i konfigurowanie funkcji

Funkcja wysyłania powiadomień e-mail z Twojego Workspace jest włączana i konfigurowana na stronie Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) w interfejsie przeglądarkowym Workspace. Ta strona jest elementem interfejsu, do którego only dostęp mają użytkownicy administracyjni Workspace – ci, którzy należą do grupy Administrators.

Strona Email Notifications w obszarze Admin – Settings udostępnia interfejs do włączania i konfigurowania funkcji powiadomień e-mail w Workspace.

Domyślnie funkcja powiadomień e-mail w Workspace jest wyłączona. Włącz opcję Send Mail Enabled, aby ją uruchomić.

Skonfiguruj pola na stronie (opisane szczegółowo poniżej), aby przygotować funkcję dla Twojej organizacji:

• Email From – konto e-mail, z którego będą pochodzić wiadomości, widoczne jako nadawca w polu From wiadomości e-mail, na przykład notificationsbot@yourcompany.com. W przypadku Gmaila jest to źródłowy adres e-mail, z którego wysyłane są powiadomienia (na przykład mycompanynotifications@gmail.com).

  • W przypadku korzystania z zewnętrznego serwera SMTP Gmail, Hotmail lub Office365 wpis w tym polu zostanie zignorowany. Zamiast tego pole From wiadomości e-mail użyje wpisu z pola Smtp User Name. Pole Email From będzie używane wyłącznie przy korzystaniu z wewnętrznego serwera SMTP.
  • Jeśli pole Email From zostało określone domeną inną niż domena Smtp User Name, wiadomości mogą zostać odrzucone lub uznane za spam.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – służy do włączenia i zdefiniowania liczby dni dla e-mailowych powiadomień przypominających dla osób, które mają przypisane oczekujące zadanie Process Task.
• Smtp User Name – to część nazwy użytkownika w poświadczeniach dostępu do serwera SMTP, na przykład smtpserver@yourcompany.com. W przypadku Gmaila jest to źródłowy adres e-mail, z którego wysyłane są powiadomienia (na przykład mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – to część hasła w poświadczeniach dostępu do serwera SMTP. W przypadku Gmaila jest to hasło dostępu do konta e-mail, z którego będą wysyłane powiadomienia.
• Smtp Host – to nazwa hosta serwera SMTP, na przykład smtp.yourcompany.com. Przy wysyłaniu przez Gmail ten wpis będzie smtp.gmail.com.
• Smtp Port – port SMTP (zwykle 25 lub 587 przy wysyłaniu poczty przez Gmail).
• Smtp SSL Enabled – służy do włączenia komunikacji SMTP. Zaznacz pole, jeśli serwer SMTP używa TLS/SSL.

• Interval to check notification (ms) – interwał wysyłania nowych powiadomień w obrębie serwera, podany w milisekundach. Domyślnie ustawiony na 20000ms.

  Zaleca się ustawienie tego interwału na wartość większą niż 10000.

• Send email notifications interval (ms) – interwał sprawdzania nowych powiadomień do wysłania e-mailem, podany w milisekundach. Domyślnie ustawiony na 35000ms.

  Zaleca się ustawienie tego interwału na wartość większą niż 30000.

Przykładowa konfiguracja e-mail, przy użyciu SMTP do wysyłania powiadomień e-mail z określonego konta Gmail.

Po włączeniu i skonfigurowaniu zgodnie z wymaganiami kliknij przycisk , aby przetestować wysyłanie wiadomości z wybranego konta. Pojawi się okno Check Email Settings — użyj go, aby wprowadzić docelowy adres e-mail i kliknij . Okno dialogowe pokaże postęp Checking... oraz, jeśli konto nadawcze zostało poprawnie skonfigurowane, końcowy komunikat Sent Successful.

❯ ❮ Javascript ID: Email_TestEmail_AES7_0

Sprawdzanie konfiguracji powiadomień e-mail poprzez wysłanie testowej wiadomości na konto docelowe. Pomyślny wynik sprawdzenia.

I oczywiście sprawdzenie skrzynki docelowej da w rezultacie Notifications Service Test Email, wysłaną z konta nadawczego.

Testowa wiadomość e-mail z usługi powiadomień Workspace, odebrana na docelowy adres e-mail podany do sprawdzenia.

Po pomyślnym skonfigurowaniu i przetestowaniu powiadomień e-mail pamiętaj, aby kliknąć przycisk w prawym górnym rogu strony.

Obsługiwane powiadomienia

Ta funkcja obsługuje szereg zdarzeń powiadomień e-mail:

Zdarzenia związane z projektem w Workspace

Related page: Projekty Workspace

Powiadomienia obejmują:

• Project Commit – powiadomienie, gdy projekt został zatwierdzony (commited) do Workspace.
• Project Update – powiadomienie, gdy właściwości projektu uległy zmianie ( Name i/lub Description projektu).
• Project Release – powiadomienie, gdy projekt został wydany (released) do Workspace.
• Project Revision State Change – powiadomienie, gdy nastąpi zmiana stanu cyklu życia projektu.
• Project Activity Start – powiadomienie o rozpoczęciu aktywności związanej z projektem (Ad Hoc Review, Handoff Review lub Milestone Review).
• Project Activity Complete – powiadomienie o zakończeniu aktywności związanej z projektem (Ad Hoc Review, Handoff Review lub Milestone Review).
• Project Delete – powiadomienie, gdy projekt został usunięty.

Zdarzenia związane z komponentem biblioteki Workspace

Related Page: Tworzenie i utrzymanie komponentów oraz bibliotek

Powiadomienia obejmują:

• Component Create – powiadomienie, gdy w Workspace utworzono nowy komponent.
• Component Release – powiadomienie, gdy do Workspace wydano nową rewizję komponentu.
• Component Revision State Change – powiadomienie, gdy nastąpi zmiana stanu cyklu życia komponentu.
• Component Delete – powiadomienie, gdy komponent został usunięty.

Zdarzenia związane z wnioskiem o zatwierdzenie

Related page: Definiowanie definicji cyklu życia dla Workspace – kontrolowanie przejść między stanami cyklu życia

Powiadomienia obejmują:

• New Approval Request – powiadomienie, gdy wniosek o przejście między stanami cyklu życia dla rewizji Component Item został przesłany do zatwierdzenia.
• Approval Request Reminder – powiadomienie, gdy pierwotny wnioskodawca użyje funkcji Reminder dla oczekującego wniosku o zatwierdzenie.
• State Change Request Processed – powiadomienie, gdy oczekujący wniosek o zatwierdzenie został przetworzony przez członka odpowiedniej grupy zatwierdzającej. Rodzaj podjętego działania wobec wniosku może być jednym z następujących:
  • Cancelled – pierwotny wnioskodawca zatwierdzenia zdecydował się anulować wniosek.
  • Rejected – członek odpowiedniej grupy zatwierdzającej odrzucił wniosek.
  • Approved – jeśli wniosek przechodzi przez wiele zdefiniowanych grup zatwierdzających, to działanie zostanie zastosowane, gdy członek pośredniej grupy zatwierdzającej zatwierdzi wniosek.
  • Completed – członek grupy zatwierdzającej (lub końcowej grupy zatwierdzającej, gdy zdefiniowano wiele grup) zatwierdził wniosek.

Zdarzenia związane z zadaniami

Related page: Praca z zadaniami

Powiadomienia obejmują:

• Task Assigned – powiadomienie, gdy zadanie zostało przypisane i wymaga działania (na przykład zadanie związane z aktywnością przeglądu projektu lub wniosek o część).

Zdarzenia związane z wnioskami o części

Related page: Wnioski o części oparte na procesie

Powiadomienia obejmują:

• Part Request Created – powiadomienie, gdy przesłano nowy wniosek o część.
• Part Request Complete – powiadomienie, gdy wniosek o część został ukończony (część została pomyślnie utworzona lub wniosek został ostatecznie odrzucony).

Obserwowanie projektu Workspace

Related page: Projekty Workspace

Aby otrzymywać powiadomienia e-mail dotyczące projektu Workspace, musisz nie tylko być współpracownikiem w tym projekcie, ale także być na niego „zapisany” (subscribed). Realizuje się to poprzez watching tego projektu Workspace.

Obserwowanie projektów Workspace odbywa się wyłącznie przez interfejs przeglądarkowy Workspace. Aby to zrobić:

1. Przejdź do wymaganego projektu Workspace w obrębie Workspace i kliknij go raz, aby go zaznaczyć, na stronie Projects interfejsu.
2. Kliknij kontrolkę w prawym górnym rogu listy projektów, a następnie wybierz pozycję Watch w wyświetlonym menu.

Uzyskiwanie dostępu do kontrolki służącej do Watch projektu Workspace.

Dostępne również w widoku graficznym strony Projects : wybierz kafelek wymaganego projektu, następnie kliknij kontrolkę i wybierz polecenie Watch z menu kontekstowego. Gdy strona Projects jest wyświetlana w widoku listy, kliknij kontrolkę po skrajnej prawej stronie wpisu dla wymaganego projektu i wybierz polecenie Watch z powiązanego menu.

Będziesz otrzymywać odpowiednie powiadomienia związane z projektem za pośrednictwem systemu powiadomień e-mail (jeśli jest włączony).

Aby przestać obserwować projekt Workspace:

1. Przejdź do wymaganego projektu Workspace w obrębie Workspace i kliknij go raz, aby go zaznaczyć, na stronie Projects interfejsu.
2. Kliknij kontrolkę w prawym górnym rogu listy projektów, a następnie wybierz pozycję Unwatch w wyświetlonym menu.

Kliknij Unwatch, aby w praktyce wypisać się z otrzymywania powiadomień dla projektu Workspace.

Dostępne również w widoku graficznym strony Projects : wybierz kafelek wymaganego projektu, następnie kliknij kontrolkę i wybierz polecenie Unwatch z menu kontekstowego. Gdy strona Projects jest wyświetlana w widoku listy, kliknij kontrolkę po skrajnej prawej stronie wpisu dla wymaganego projektu i wybierz polecenie Unwatch z powiązanego menu.

Nie będziesz już także otrzymywać odpowiednich powiadomień dla tego projektu za pośrednictwem systemu powiadomień e-mail (jeśli jest włączony).

Śledzenie folderu komponentów

Related page: Tworzenie i utrzymywanie komponentów oraz bibliotek

Aby otrzymywać powiadomienia e-mail dotyczące komponentu, musisz być „zapisany” (subscribed) do folderu nadrzędnego, w którym znajduje się ten komponent. Realizuje się to poprzez following tego folderu komponentów. Śledzenie folderów komponentów odbywa się wyłącznie przez interfejs przeglądarkowy Workspace. Aby to zrobić:

1. Przejdź do wymaganego folderu komponentów w obrębie Workspace, na stronie Explorer interfejsu.
2. Kliknij prawym przyciskiem myszy wpis folderu i wybierz polecenie Follow z menu kontekstowego.

Uzyskiwanie dostępu do kontrolki służącej do Follow folderu komponentów, a tym samym całej aktywności dla komponentów tworzonych w tym folderze.

Będziesz otrzymywać odpowiednie powiadomienia związane z dowolną aktywnością komponentów w tym folderze za pośrednictwem systemu powiadomień e-mail (jeśli jest włączony).

Aby przestać śledzić folder komponentów, kliknij prawym przyciskiem myszy wpis folderu i wybierz polecenie UnFollow z menu kontekstowego.

Kliknij UnFollow, aby w praktyce wypisać się z otrzymywania powiadomień o aktywności komponentów w nadrzędnym folderze komponentów.

Nie będziesz już także otrzymywać odpowiednich powiadomień za pośrednictwem systemu powiadomień e-mail (jeśli jest włączony).