Nhập yêu cầu

Bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng tải dữ liệu yêu cầu hiện có của mình lên Requirements Portal bằng Import Wizard có sẵn trong Requirements Module.

Trình nhập yêu cầu có hỗ trợ AI

Kỹ thuật yêu cầu thường bắt đầu bằng việc soạn thảo các yêu cầu của các bên liên quan trong các tài liệu như PDF và bảng tính Excel, nơi dữ liệu không được cấu trúc tốt. Việc trích xuất dữ liệu yêu cầu theo cách thủ công từ các tài liệu phi cấu trúc này có thể tốn nhiều công sức và dễ xảy ra lỗi; để đẩy nhanh quá trình thu thập yêu cầu trong Requirements Portal, bạn có thể tận dụng các khả năng AI để nhập yêu cầu từ các tệp PDF, Excel, Word và CSV phi cấu trúc.

Truy cập Trình nhập

Trình nhập có hỗ trợ AI có thể được quản trị viên bật hoặc tắt bằng tùy chọn External Provider trên trang Settings – ValiAssistant (truy cập bằng cách nhấp vào biểu tượng  ở góc trên bên phải, chọn Settings từ menu xuất hiện, rồi chọn ValiAssistant từ danh sách trong khung bên trái).

Khi được bật, có thể truy cập Trình nhập có hỗ trợ AI từ Requirements Module () bằng cách nhấp vào nút  ở góc trên bên trái của trang và chọn Create Requirement từ menu xuất hiện.  Ngoài ra, khi đặc tả hiện đang xem không có yêu cầu nào, có thể truy cập trình nhập bằng cách nhấp vào nút Import trên trang.

Quy trình nhập

Sau khi truy cập trình nhập, cửa sổ Document Import sẽ hiển thị. Để tiếp tục với Trình nhập có hỗ trợ AI, hãy nhấp vào nút .

Ở bước tiếp theo, bạn có thể tải lên một tệp thuộc loại được hỗ trợ (*.pdf, *.docx, *.xlsx hoặc .*csv). Để thực hiện việc này, hãy kéo và thả tệp vào vùng tương ứng của cửa sổ hoặc nhấp vào điều khiển select from your computer để duyệt và chọn tệp từ ổ cứng.

Sau khi tệp được tải lên thành công, mục nhập của tệp sẽ được hiển thị trong cửa sổ. Bạn có thể xóa tệp khỏi cửa sổ bằng cách nhấp vào biểu tượng . Ngoài ra, hãy kéo và thả một tệp khác vào cửa sổ để thay thế tệp hiện có.

Nhấp vào nút  để tiếp tục. Trình nhập sẽ xử lý tệp đã tải lên. Khi quá trình hoàn tất, dữ liệu được trích xuất sẽ được hiển thị dưới dạng bảng các yêu cầu được đề xuất. Bạn có thể chọn các yêu cầu muốn nhập bằng cách bật các hộp kiểm ở bên trái những hàng tương ứng.

Nhấp vào nút  để tiếp tục. Khi quá trình nhập hoàn tất, một cửa sổ xác nhận sẽ xuất hiện.

Nhấp vào nút  để quay lại bước tải tệp lên của trình nhập hoặc nhấp vào  để thoát trình nhập.

Trình nhập cũ

Khi truy cập Trình nhập (tìm hiểu thêm), bạn có thể chọn tiếp tục với công cụ nhập cũ để tải lên dữ liệu yêu cầu có cấu trúc. Ngoài ra, trình nhập cũ chỉ khả dụng khi tùy chọn External Provider bị quản trị viên tắt trong phần cài đặt Requirements Portal.

Quy trình này hướng dẫn bạn qua ba giai đoạn chính: Specification, Upload và Review. Khi hoàn tất việc nhập một đặc tả, phần tóm tắt sẽ được hiển thị cùng với khả năng thực hiện các hành động bổ sung như Valifying hoặc nhập các tệp khác. Các giai đoạn và hành động này được mô tả trong các phần bên dưới.

Đặc tả

Ở giai đoạn này của Import Wizard, bạn có thể xác định đặc tả đích để nhập:

• Sử dụng vùng Select a specification ở phía bên trái của cửa sổ Import Requirements để chọn một đặc tả hiện có và tùy chọn cả mục của đặc tả đó.

• Sử dụng vùng Create a specification ở phía bên phải của cửa sổ Import Requirements để tạo một đặc tả mới (đồng thời xác định chữ viết tắt và khối sẽ được gán tới) mà không cần thoát khỏi trình hướng dẫn nhập.

Nhấp vào vùng mong muốn để sử dụng phương thức bạn muốn.

Tải lên

Ở giai đoạn này của Import Wizard, bạn có thể tải lên một tệp thuộc loại được hỗ trợ. Để thực hiện việc này, hãy kéo và thả tệp vào phía bên phải của cửa sổ Import Requirements hoặc nhấp vào điều khiển Drop file để duyệt và chọn tệp từ ổ cứng. Khi tệp được tải lên thành công, một thông báo sẽ hiển thị trong cửa sổ.

Xem lại

Ở giai đoạn này của Import Wizard, bạn có thể xem lại kết quả nhập dữ liệu từ tệp đã tải lên, cấu hình các tùy chọn của tệp và ánh xạ dữ liệu từ tệp tới các trường yêu cầu.

Vùng Destination của cửa sổ Import Requirements cung cấp chỉ báo trực quan về nơi dữ liệu sẽ được nhập vào (xét theo đặc tả hoặc mục).

Vùng File options cung cấp các tùy chọn sau:

• Update requirements – khi được bật, mọi yêu cầu hiện có trong đặc tả đích sẽ bị ghi đè bằng cách thay thế dữ liệu (dữ liệu trong tệp thay thế dữ liệu trong đặc tả).

  • Nếu tùy chọn này bị tắt và bạn đang nhập các yêu cầu có Mã định danh đã tồn tại trong đặc tả được chọn làm đích, Requirements Portal sẽ thêm hậu tố _import vào mã định danh của các yêu cầu được nhập để phân biệt chúng.

  • Nếu tùy chọn này bị tắt và bạn đang nhập các yêu cầu có Mã định danh đã tồn tại trong dự án hiện tại nhưng không có trong đặc tả được chọn làm đích, Requirements Portal sẽ thêm một biểu tượng cảnh báo vào các mã định danh để cảnh báo về mã định danh trùng lặp trong cùng một dự án.

  • Nếu tùy chọn này được bật, các giá trị trống trong tệp đang được nhập vẫn được hỗ trợ, tức là nếu một giá trị trong tệp để trống thì giá trị đó sẽ bị xóa khỏi yêu cầu. Điều này cũng áp dụng cho các trường chọn nhiều giá trị, chẳng hạn như Tags.

• Use header row – bạn có thể quyết định sử dụng hàng tiêu đề của tệp đã tải lên hoặc sử dụng hàng tiêu đề tham chiếu chung do Requirements Portal cung cấp (tức là tiêu đề cột dạng A, B, C, v.v.).

  Requirements Portal coi hàng tiêu đề là hàng đầu tiên của mọi tệp được tải lên.

• Sheet – trong trường hợp tệp có nhiều trang tính, bạn có thể chọn trang tính muốn nhập dữ liệu từ đó.

• Starting row – bạn có thể chọn dữ liệu nên bắt đầu được thu thập từ hàng nào của tệp đã nhập để chèn vào Requirements Portal.

Trong bảng ở cuối cửa sổ Import Requirements, bạn có thể xem bản xem trước của tệp đã tải lên và ánh xạ các cột của tệp tới các trường trong Requirements Portal. Điều này cho phép bạn xác định cách dữ liệu từ tệp sẽ tương ứng với các trường cụ thể trong Requirements Portal bằng cách chọn trường thích hợp trong danh sách thả xuống Map To cho từng cột. Nếu tệp chứa các tiêu đề trùng với các trường mặc định trong Requirements Portal, các trường này sẽ được ánh xạ tự động. Tuy nhiên, bạn có thể ghi đè hoặc điều chỉnh ánh xạ tự động này nếu cần.

Báo cáo thực thi

Sau khi quá trình nhập hoàn tất và nếu việc nhập thành công, một thông báo thành công cùng các thay đổi đã thực hiện sẽ được hiển thị. Nếu việc nhập thất bại, một thông báo thất bại sẽ được hiển thị. Ví dụ về một lần nhập thành công được trình bày bên dưới.

Bất kể trình nhập có thành công hay không, bạn có thể nhập lại hoặc thực hiện một lần nhập mới bằng cách nhấp vào Import new file (thành công) hoặc Try again (thất bại), đưa bạn quay lại giai đoạn 1 (Specification).