Yêu cầu linh kiện

Số lượng linh kiện thiết kế mà một kỹ sư có thể dùng khi bắt đầu ghi nhận thiết kế tiếp theo có thể dao động từ vài trăm, nằm rải rác trong các thư viện ký hiệu và mô hình riêng lẻ, cho đến hàng trăm nghìn, được lưu trong cơ sở dữ liệu linh kiện chuyên dụng của công ty. Nhưng dù có sẵn bao nhiêu linh kiện trong tay đi nữa, sẽ luôn có thêm những linh kiện chưa có, cần được tạo mới và bổ sung để tái sử dụng.

Đối với một đơn vị thiết kế nhỏ, kỹ sư đơn giản sẽ “đổi vai” và trở thành Librarian – tự tạo các linh kiện còn thiếu trong nguồn tài nguyên thiết kế của mình. Tuy nhiên, với một tổ chức lớn hơn có hẳn một bộ phận thư viện chuyên trách để phát triển và duy trì các linh kiện thiết kế – cho tất cả kỹ sư và nhà thiết kế trong tổ chức truy cập – thì việc gửi yêu cầu tạo linh kiện mới (đang thiếu) đến bộ phận đó là hợp lý. Workspace của Enterprise Server cung cấp một giải pháp rất hiệu quả cho việc này dưới dạng tính năng Part Requests.

Kỹ sư chỉ cần gửi yêu cầu tạo một hoặc nhiều linh kiện, và sẽ nhận được thông báo khi yêu cầu đó đã hoàn tất và (các) linh kiện đã sẵn sàng để dùng, hoặc khi yêu cầu bị từ chối (kèm lý do). Người yêu cầu cung cấp càng nhiều thông tin quan trọng để hỗ trợ yêu cầu càng tốt (nhà sản xuất và mã linh kiện, mô tả, datasheet liên quan dưới dạng PDF hoặc URL). Thậm chí còn có thể tạo các Stub Component Item để thủ thư viện tiếp tục xử lý (và hoàn thiện).

Chỉ định Librarian

Trước tiên, bạn cần xác định nhóm (hoặc các nhóm) sẽ được dùng làm nhóm Librarian cho tổ chức của mình. Về bản chất, bạn đang cấu hình một tập người dùng trong Workspace có thể được gán cho một yêu cầu linh kiện. Việc này được thực hiện trên trang Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Group  của giao diện trình duyệt Workspace.

Trang Librarians Role của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để chỉ định (các) nhóm hiện có nào sẽ được dùng làm Librarian cho tính năng Legacy Part Request.

Nếu bạn đã cài đặt Enterprise Server kèm dữ liệu mẫu, thì nhóm mẫu Librarians sẽ được điền sẵn vào trường Librarian's Group – hãy xóa nếu cần. Bắt đầu gõ tên của một nhóm hiện có vào trường để hiện danh sách các nhóm phù hợp. Chọn nhóm cần dùng từ danh sách này.

Thông thường chỉ cần chỉ định một nhóm hiện có để dùng làm nhóm Librarian, nhưng cũng có thể chọn nhiều nhóm, đặc biệt nếu các thủ thư viện của công ty bạn được chia thành hơn một nhóm. Sau khi gán xong (các) nhóm cần thiết, hãy nhớ nhấp nút ở góc trên bên phải của trang.

Các thành viên của nhóm được chỉ định sẽ là tập Librarian có thể được gán và xử lý các yêu cầu linh kiện.

Các thành viên của nhóm được gán làm nhóm Librarian sẽ là những thủ thư viện có thể xử lý yêu cầu linh kiện.

Tạo Part Request

Có thể tạo và quản lý Part Request thông qua trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Thêm yêu cầu mới

Để thêm một yêu cầu linh kiện mới, nhấp nút ở góc trên bên phải của trang. Trang sẽ chuyển sang biểu mẫu yêu cầu linh kiện mới, như trong hình sau, và được mô tả chi tiết bên dưới.

 Thêm một yêu cầu linh kiện mới thông qua giao diện trình duyệt của Workspace.

Sử dụng các điều khiển trên trang để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt:

• Manufacturer – đây là trường bắt buộc để cho librarian biết ai là nhà sản xuất thực sự của linh kiện.

• Manufacturer Part Numbers – đây là trường bắt buộc, cho librarian biết chính xác mã linh kiện của các linh kiện bạn cần họ tạo. Nhiều mã linh kiện phải được phân tách bằng dấu phẩy (,).

  Hai trường Manufacturer và Manufacturer Part Numbers là hai thông tin quan trọng nhất để librarian được giao có thể tìm đúng linh kiện đang được yêu cầu. Vì vậy đây cũng là hai trường bắt buộc duy nhất. Tất cả thông tin khác chỉ là phần bổ sung và/hoặc cho phép bạn đưa ra yêu cầu về một số thuộc tính của linh kiện (ví dụ tham số và loại linh kiện).
• Request Id – một ID được tự động tạo và gán cho yêu cầu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của yêu cầu.

• State – trường này được dùng để chỉ định trạng thái của yêu cầu. Các tùy chọn là Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected hoặc Closed: Cancelled.

  Đối với một yêu cầu linh kiện mới, hãy giữ trường này ở Opened: New. Mặc dù mặc định có năm trạng thái mà một yêu cầu có thể ở trong đó, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các trạng thái này hoặc thêm trạng thái mới để phù hợp với yêu cầu của công ty. Để biết thêm thông tin, xem Customizing States.
• Required By Date – dùng trường này để chỉ định ngày mà bạn cần (các) linh kiện sẵn sàng. Nhấp vào bên trong trường sẽ mở ra một cửa sổ lịch để chọn ngày yêu cầu.
• Assign to – dùng trường này để chỉ định librarian nào có thể nhìn thấy và phản hồi yêu cầu. Trường danh sách thả xuống liệt kê tất cả người dùng Workspace thuộc (các) nhóm Librarian đã chỉ định. Nếu để trống (không chỉ định), tất cả librarian sẽ thấy yêu cầu và bất kỳ thành viên nào cũng có thể chỉnh sửa yêu cầu để tự gán cho mình – khi đó, các librarian khác sẽ không còn quyền truy cập vào yêu cầu nữa.
• Component Type – trường này có thể dùng để chỉ định loại linh kiện được yêu cầu. Danh sách thả xuống sẽ bao gồm tất cả các loại hiện được định nghĩa trên trang Data Management – Component Types page của hộp thoại Preferences trong Altium Designer.
• Parameters – khu vực này có thể dùng để thêm một tập các tham số cụ thể cần có cho (các) linh kiện. Nhấp Add và dùng các trường tiếp theo để cung cấp tên và giá trị cho tham số. Nếu không chỉ định tham số nào, librarian có thể sẽ quay về cách thêm các tham số từ datasheet liên quan của linh kiện đó, theo chính sách của tổ chức.
• Description – trường này có thể dùng để cung cấp mô tả chi tiết về linh kiện (thường lấy từ datasheet của nhà sản xuất).

• Attachments – khu vực này có thể dùng để đính kèm bất kỳ tệp hữu ích nào liên quan đến linh kiện được yêu cầu, ví dụ datasheet PDF, hình ảnh hoặc tài liệu. Hoặc nhấp nút Choose File để tìm tệp thông qua hộp thoại chuẩn, hoặc kéo thả tệp vào khu vực được chỉ định.

  Có thể đính kèm tệp ở bất kỳ định dạng nào, với dung lượng tối đa 2GB.
• Parts List – dùng khu vực này để chỉ định (các) linh kiện hiện có trong Workspace mà bạn đã tạo dưới dạng stub component tạm thời. Nhấp Add và duyệt đến linh kiện cần dùng tương ứng. Librarian sau đó có thể tiếp tục từ đó để hoàn tất yêu cầu. Nếu chưa có stub part, librarian sẽ tạo một linh kiện mới trong Workspace, cùng với các domain model cần thiết.

Sau khi đã xác định đầy đủ thông tin theo yêu cầu – về cơ bản là Manufacturer và Manufacturer Part Numbers (là các trường bắt buộc) – hãy nhấp nút ở góc trên bên phải của biểu mẫu để tạo yêu cầu.

Sau khi lưu yêu cầu, toàn bộ chi tiết của yêu cầu sẽ được hiển thị.

Kết quả sau khi lưu ví dụ Part Request mới.

Yêu cầu đã lưu sẽ bao gồm thêm các thông tin sau:

• Request Id – tiêu đề do hệ thống gán cho yêu cầu, theo định dạng PR-n (trong đó n là số nguyên định danh tiếp theo hiện có).
• Comment – dùng trường này để bình luận về yêu cầu. Điều này cho phép giao tiếp hai chiều giữa người yêu cầu và librarian. Ví dụ, người yêu cầu có thể thay đổi điều gì đó sau lần gửi ban đầu và cần báo cho librarian đang xử lý linh kiện. Hoặc có thể librarian cần thêm thông tin, hoặc xác nhận về một khía cạnh nào đó của linh kiện. Sau khi viết bình luận, nhấp nút Add Comment để gửi. Mọi bình luận sẽ xuất hiện trong vùng History của trang, đồng thời cũng xuất hiện trong luồng lịch sử khi xem yêu cầu linh kiện trong bảng Explorer của Altium Designer.
• History – một luồng sự kiện liên tục liên quan đến yêu cầu này.

Xem Part Request

Bất kỳ lúc nào, người dùng cũng có thể xem các yêu cầu linh kiện mà họ đã chịu trách nhiệm khởi tạo (Requestor), hoặc đang chịu trách nhiệm xử lý (Librarian). Việc này có thể thực hiện từ trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Danh sách tóm tắt chính của Part Request – bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào mục Legacy Part Requests trong cây điều hướng.

Mỗi yêu cầu linh kiện ở mức tóm tắt này được liệt kê theo các thông tin đã cung cấp sau:

• ID.
• Date – ngày tạo yêu cầu.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – tác giả ban đầu của yêu cầu (Requestor).
• Assignee – Librarian được giao nhiệm vụ xử lý yêu cầu linh kiện. Nếu để trống, yêu cầu sẽ khả dụng với tất cả thành viên của nhóm Librarians.
• State – trạng thái hiện tại của yêu cầu.

Dùng trường thả xuống ở trên cùng bên trái để chuyển từ chế độ xem All States (mặc định) sang xem tất cả yêu cầu linh kiện ở một trạng thái cụ thể. Dùng trường tìm kiếm để nhanh chóng tìm một yêu cầu linh kiện dựa trên các trường Created By, Assignee hoặc Description. Có thể sắp xếp yêu cầu linh kiện theo bất kỳ cột nào có điều khiển – nhấp vào điều khiển đó hoặc tên cột.

Bạn có thể truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện bằng cách nhấp vào ID của nó.

Truy cập trang chi tiết cho một yêu cầu linh kiện từ trang Legacy Part Requests chính.

Chỉnh sửa Part Request

Để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện, hãy vào trang chi tiết của nó, sau đó nhấp nút ở góc trên bên phải của trang. Lưu ý rằng cũng có sẵn trường Comment . Trường này được dùng riêng để thêm một đoạn giải thích liên quan đến bất kỳ thay đổi nào đối với yêu cầu. Nó tách biệt với tính năng bình luận có sẵn bên ngoài chế độ chỉnh sửa yêu cầu.

Truy cập biểu mẫu dùng để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện hiện có.

Thực hiện các thay đổi cần thiết, bao gồm thay đổi State nếu phù hợp, rồi nhấp để xác nhận. Để thoát ra mà không lưu thay đổi, nhấp .

Lịch sử và thông báo

Khi tạo một yêu cầu linh kiện, người yêu cầu và các thành viên liên quan của nhóm Librarian có thể xem mục yêu cầu đó cùng dữ liệu History tích lũy của nó.

Một mục mới sẽ được thêm vào dòng thời gian sự kiện History của yêu cầu khi yêu cầu được cập nhật (chỉnh sửa) từ trong giao diện trình duyệt Workspace hoặc qua Altium Designer. Một mục History cũng được thêm vào khi một Comment được nhập từ chế độ xem (thay vì chế độ chỉnh sửa). Hình thức bình luận hai chiều này (ngoài quá trình chỉnh sửa) chỉ hiển thị khi xem trang chi tiết của yêu cầu trong giao diện trình duyệt, hoặc khi xem trong bảng Explorer của Altium Designer.

Ngoài các mục sự kiện trong History, thông báo email cũng sẽ được gửi nếu tính năng Email Notifications của Workspace được bật. Việc này do Administrator thực hiện trên trang SMTP Settings (Admin – Settings – Email Notifications) trong giao diện trình duyệt của Workspace. Lưu ý rằng chỉ các sự kiện tạo và cập nhật yêu cầu linh kiện mới kích hoạt thông báo email.

► Xem Configuring Email Notifications để biết thông tin thiết lập chi tiết.

Các bên liên quan sẽ nhận được thông báo về việc tạo yêu cầu linh kiện và mọi cập nhật qua email, nếu tính năng này đã được cấu hình và bật.

Tùy chỉnh trạng thái

Sau khi yêu cầu cho một linh kiện mới đã được gửi đi, có một số trạng thái mà yêu cầu đó cuối cùng có thể chuyển vào. Theo mặc định, các trạng thái sau được cung cấp:

• Opened States – các trạng thái mà yêu cầu hiện vẫn còn “đang mở”:
  • New
  • In Progress
• Closed States – các trạng thái mà yêu cầu được xem là đã được giải quyết và do đó đã “đóng”:
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Để đáp ứng yêu cầu của các tổ chức khác nhau, các trạng thái có thể được tùy chỉnh. Bạn có thể:

• Chỉnh sửa tên của các trạng thái mặc định.
• Thêm các trạng thái mới (đặt tên theo nhu cầu).
• Thay đổi thứ tự của các trạng thái (cách các trạng thái sẽ xuất hiện trong menu thả xuống State tương ứng khi tạo/chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện).

Việc này được Administrator cấu hình trên trang Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Custom States của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để tùy chỉnh các trạng thái được dùng trong tính năng Legacy Part Request.

Thực hiện thay đổi như sau:

• Để chỉnh sửa tên của một trạng thái hiện có, nhấp vào tên của nó. Cửa sổ Custom State Name sẽ xuất hiện để bạn thực hiện việc này.
• Để thêm một trạng thái mới, nhấp điều khiển add new, tương ứng với loại trạng thái (mở hoặc đóng). Dùng cửa sổ Custom State Name để đặt tên cần thiết cho trạng thái.
• Để thay đổi thứ tự các trạng thái, dùng các điều khiển Move Up () và Move Down () khi phù hợp (và khi có sẵn).
• Để xóa một trạng thái, nhấp điều khiển Remove tương ứng của nó ().

Khi đã xác định xong các trạng thái cần thiết, hãy nhớ nhấp nút ở góc trên bên phải của trang.