Yêu cầu linh kiện

Parent page: Altium On-Prem Enterprise Server

Số lượng linh kiện thiết kế mà một kỹ sư có thể sử dụng khi bắt đầu thiết kế tiếp theo có thể dao động từ vài trăm linh kiện nằm rải rác trong các thư viện symbol và model riêng lẻ, cho tới hàng trăm nghìn linh kiện được lưu trong một cơ sở dữ liệu linh kiện chuyên dụng của công ty. Nhưng dù có bao nhiêu linh kiện sẵn dùng đi nữa, vẫn luôn có thêm những linh kiện chưa có và cần được tạo rồi thêm vào để tái sử dụng.

Đối với một công ty thiết kế nhỏ, kỹ sư sẽ đơn giản là “đổi vai” và trở thành Librarian – người tạo các linh kiện cần thiết còn thiếu trong nguồn tài nguyên thiết kế của mình. Tuy nhiên, với một tổ chức lớn hơn có hẳn một bộ phận thư viện chuyên trách để phát triển và duy trì các linh kiện thiết kế – cho phép mọi kỹ sư và nhà thiết kế trong tổ chức đó truy cập – thì việc gửi yêu cầu tạo linh kiện mới (còn thiếu) tới bộ phận đó là hoàn toàn hợp lý. Workspace của Enterprise Server cung cấp một giải pháp rất hiệu quả cho việc này dưới dạng tính năng Part Requests.

Kỹ sư có thể chỉ cần gửi yêu cầu tạo một hay nhiều linh kiện và được thông báo khi yêu cầu đó đã hoàn tất và (các) linh kiện đã sẵn sàng để sử dụng, hoặc khi yêu cầu bị từ chối (kèm lý do). Người yêu cầu sẽ cung cấp càng nhiều thông tin quan trọng để hỗ trợ yêu cầu càng tốt (nhà sản xuất và mã linh kiện, mô tả, datasheet liên quan dưới dạng PDF hoặc URL). Thậm chí có thể tạo sẵn các Stub Component Item để thủ thư viện tiếp tục xử lý và hoàn thiện.

Chỉ định Librarian

Trước tiên, bạn cần chỉ định vai trò nào (hoặc các vai trò nào) sẽ đảm nhiệm vai trò Librarian cho tổ chức của bạn. Về bản chất, bạn đang cấu hình một nhóm người dùng trong Workspace có thể được gán cho một yêu cầu linh kiện. Việc này được thực hiện trên trang Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Role trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Librarians Role của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để chỉ định (các) vai trò hiện có nào sẽ được dùng làm Librarian cho tính năng Legacy Part Request.

Nếu bạn cài đặt Enterprise Server kèm dữ liệu mẫu, thì vai trò mẫu Librarians sẽ được điền sẵn vào trường Librarian's Role – hãy xóa nếu cần. Bắt đầu gõ tên của một vai trò hiện có vào trường này để hiện danh sách các vai trò khớp. Chọn vai trò cần dùng từ danh sách đó.

Thông thường, chỉ một vai trò hiện có sẽ được chỉ định để dùng làm vai trò Librarian, nhưng cũng có thể chọn nhiều vai trò, đặc biệt nếu các thủ thư viện của công ty bạn thuộc nhiều vai trò khác nhau. Sau khi gán (các) vai trò cần thiết, nhớ nhấp nút ở góc trên bên phải của trang.

Các thành viên của vai trò được chỉ định sẽ là nhóm Librarian có thể được gán và xử lý các yêu cầu linh kiện.

Các thành viên của vai trò được gán cho vai trò Librarian sẽ là những thủ thư viện có thể xử lý các yêu cầu linh kiện.

Tạo Yêu Cầu Linh Kiện

Các Part Request có thể được tạo và quản lý thông qua trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Thêm Yêu Cầu Mới

Để thêm một yêu cầu linh kiện mới, nhấp nút ở góc trên bên phải của trang. Trang sẽ thay đổi để hiển thị biểu mẫu yêu cầu linh kiện mới, như trong hình dưới đây và được mô tả chi tiết sau đó.

 Thêm một yêu cầu linh kiện mới thông qua giao diện trình duyệt của Workspace.

Sử dụng các điều khiển trên trang để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt:

• Manufacturer – đây là trường bắt buộc để cho librarian biết ai là nhà sản xuất thực sự của linh kiện.
• Manufacturer Part Numbers – đây là trường bắt buộc để cho librarian biết mã số cụ thể của (các) linh kiện mà bạn cần họ tạo. Nếu có nhiều mã linh kiện, phải phân tách bằng dấu phẩy (,).

• Request Id – một ID sẽ được tự động tạo và gán cho yêu cầu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến trình của yêu cầu.
• State – trường này được dùng để chỉ định trạng thái của yêu cầu. Các tùy chọn là Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected, hoặc Closed: Cancelled.

• Required By Date – dùng trường này để chỉ định ngày mà bạn cần (các) linh kiện sẵn sàng. Nhấp vào bên trong trường sẽ mở ra một cửa sổ lịch để bạn chọn ngày cần thiết.
• Assign to – dùng trường này để chỉ định những librarian nào có thể xem và phản hồi yêu cầu. Trường danh sách thả xuống sẽ liệt kê tất cả người dùng Workspace thuộc (các) vai trò Librarian đã được chỉ định. Nếu để trống (không chỉ định), tất cả librarian sẽ nhìn thấy yêu cầu và bất kỳ thành viên nào cũng có thể chỉnh sửa yêu cầu để tự gán cho mình – trong trường hợp đó, các librarian khác sẽ không còn quyền truy cập yêu cầu nữa.
• Component Type – trường này có thể được dùng để chỉ định loại linh kiện đang được yêu cầu. Danh sách thả xuống sẽ bao gồm tất cả các loại hiện đang được định nghĩa trên trang Data Management – Component Types page của hộp thoại Preferences trong Altium Designer.
• Parameters – khu vực này có thể được dùng để thêm một tập các tham số cụ thể cần thiết cho (các) linh kiện. Nhấp Add rồi dùng các trường tiếp theo để cung cấp tên và giá trị cho tham số. Nếu không chỉ định tham số nào, librarian có thể sẽ quay về cách thêm các tham số từ datasheet liên quan của linh kiện đó, theo chính sách của tổ chức.
• Description – trường này có thể được dùng để cung cấp mô tả chi tiết cho linh kiện (thường lấy từ datasheet của nhà sản xuất).
• Attachments – khu vực này có thể được dùng để đính kèm bất kỳ tệp hữu ích nào liên quan đến linh kiện được yêu cầu, ví dụ như datasheet PDF, hình ảnh hoặc tài liệu. Hãy nhấp nút Choose File để tìm tệp qua hộp thoại tiêu chuẩn, hoặc kéo và thả tệp vào vùng được chỉ định.

• Parts List – dùng khu vực này để chỉ định bất kỳ Component Item nào hiện có trong Workspace mà bạn đã tạo dưới dạng stub component tạm thời. Nhấp Add và duyệt để chọn Item cần thiết. Librarian sau đó có thể sử dụng mục này để hoàn thành yêu cầu. Nếu không có stub part, librarian sẽ đơn giản tạo một Component Item mới trong Workspace, cùng với các domain model Item cần thiết.

Sau khi đã xác định xong mọi thông tin cần thiết – và về cơ bản là Manufacturer và Manufacturer Part Numbers (là các trường bắt buộc) – hãy nhấp nút ở góc trên bên phải của biểu mẫu để tạo yêu cầu.

Sau khi lưu yêu cầu, toàn bộ chi tiết của yêu cầu sẽ được hiển thị.

Kết quả sau khi lưu ví dụ Part Request mới.

Yêu cầu đã lưu sẽ bao gồm các thông tin bổ sung sau:

• Request Id – tiêu đề do hệ thống gán cho yêu cầu, theo định dạng PR-n (trong đó n là số nguyên định danh tiếp theo còn trống).
• Comment – dùng trường này để bình luận về yêu cầu. Điều này cho phép giao tiếp hai chiều giữa người yêu cầu và librarian. Ví dụ, người yêu cầu có thể thay đổi điều gì đó sau khi gửi ban đầu và cần báo cho librarian đang xử lý linh kiện. Hoặc librarian có thể cần thêm thông tin hay xác nhận về một khía cạnh nào đó của linh kiện. Sau khi viết bình luận, nhấp nút Add Comment để gửi. Mọi bình luận sẽ xuất hiện trong vùng History của trang, đồng thời cũng xuất hiện trong luồng lịch sử khi xem yêu cầu linh kiện trong bảng Explorer của Altium Designer.
• History – một luồng sự kiện liên tục liên quan đến yêu cầu này.

Xem Các Yêu Cầu Linh Kiện

Bất kỳ lúc nào, người dùng cũng có thể xem các yêu cầu linh kiện mà họ chịu trách nhiệm khởi tạo (Requestor), hoặc chịu trách nhiệm xử lý (Librarian). Việc này có thể được thực hiện từ trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Danh sách tóm tắt chính của các Part Request – bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào mục Legacy Part Requests trong cây điều hướng.

Mỗi yêu cầu linh kiện ở cấp độ tóm tắt này được liệt kê theo các thông tin đã cung cấp sau:

• ID.
• Date – ngày tạo yêu cầu.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – tác giả ban đầu của yêu cầu (Người yêu cầu).
• Assignee – Thủ thư được giao xử lý yêu cầu linh kiện. Nếu để trống, yêu cầu sẽ khả dụng cho tất cả thành viên thuộc vai trò Thủ thư.
• State – trạng thái hiện tại của yêu cầu.

Sử dụng trường thả xuống ở góc trên bên trái để chuyển từ chế độ xem All States (mặc định) sang xem tất cả yêu cầu linh kiện ở một trạng thái cụ thể. Sử dụng trường tìm kiếm để nhanh chóng tìm một yêu cầu linh kiện dựa trên các trường Created By, Assignee hoặc Description. Có thể sắp xếp các yêu cầu linh kiện theo bất kỳ cột nào có điều khiển – nhấp vào điều khiển đó hoặc vào tên cột.

Bạn có thể truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện bằng cách nhấp vào ID của yêu cầu đó.

Truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện từ trang Legacy Part Requests chính.

Chỉnh sửa Yêu cầu Linh kiện

Để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện, hãy truy cập trang chi tiết của yêu cầu đó, sau đó nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang. Lưu ý rằng cũng có trường Comment . Trường này được dùng riêng để thêm phần văn bản giải thích liên quan đến bất kỳ thay đổi nào đối với yêu cầu. Trường này tách biệt với tính năng Bình luận có sẵn ngoài chế độ chỉnh sửa yêu cầu.

Truy cập biểu mẫu dùng để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện hiện có.

Thực hiện các thay đổi cần thiết, bao gồm cả thay đổi Trạng thái nếu phù hợp, rồi nhấp vào để xác nhận. Để thoát ra mà không lưu thay đổi, nhấp vào .

Lịch sử và Thông báo

Sau khi một yêu cầu linh kiện được tạo, người yêu cầu và các thành viên phù hợp thuộc vai trò Thủ thư có thể xem mục yêu cầu đó cùng dữ liệu History tích lũy của nó.

Một mục mới sẽ được thêm vào dòng thời gian sự kiện Lịch sử của yêu cầu khi yêu cầu được cập nhật (chỉnh sửa) từ giao diện trình duyệt của Workspace hoặc qua Altium Designer. Một mục Lịch sử cũng được thêm khi một Bình luận được nhập ở chế độ xem (thay vì chế độ chỉnh sửa). Việc bình luận hai chiều này (ngoài chế độ chỉnh sửa) chỉ hiển thị khi xem trang chi tiết của một yêu cầu trong giao diện trình duyệt, hoặc khi xem trong bảng Explorer của Altium Designer.

Ngoài các mục sự kiện trong Lịch sử, thông báo qua email cũng sẽ được gửi nếu tính năng Email Notifications của Workspace được bật. Việc này do Quản trị viên thực hiện trên trang Cài đặt SMTP (Admin – Settings – Email Notifications) trong giao diện trình duyệt của Workspace. Lưu ý rằng chỉ các sự kiện tạo và cập nhật yêu cầu linh kiện mới kích hoạt thông báo qua email.

► Xem Cấu hình Thông báo Email để biết thông tin thiết lập chi tiết.

Các bên liên quan sẽ nhận được thông báo về việc tạo yêu cầu linh kiện và mọi cập nhật qua email, nếu tính năng này được cấu hình và bật.

Tùy chỉnh Trạng thái

Sau khi yêu cầu cho một linh kiện mới được gửi đi, có một số trạng thái mà yêu cầu đó cuối cùng có thể chuyển vào. Theo mặc định, các trạng thái sau được cung cấp:

• Opened States – các trạng thái mà yêu cầu hiện vẫn còn 'đang hoạt động':
  • New
  • In Progress
• Closed States – các trạng thái mà yêu cầu đã được xem là đã giải quyết và vì vậy là 'đã đóng':
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Để đáp ứng yêu cầu của các tổ chức khác nhau, các trạng thái có thể được tùy chỉnh. Bạn có thể:

• Chỉnh sửa tên của các trạng thái mặc định.
• Thêm các trạng thái bổ sung (đặt tên theo nhu cầu).
• Thay đổi thứ tự của các trạng thái (cách các trạng thái sẽ xuất hiện trên menu thả xuống State tương ứng khi tạo/chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện).

Việc này được Quản trị viên cấu hình trên trang Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Custom States trong khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để tùy chỉnh các trạng thái được sử dụng trong tính năng Legacy Part Request.

Thực hiện các thay đổi như sau:

• Để chỉnh sửa tên của một trạng thái hiện có, nhấp vào tên của trạng thái đó. Cửa sổ Custom State Name sẽ xuất hiện để thực hiện việc này.
• Để thêm một trạng thái mới, nhấp vào điều khiển add new đi kèm với loại trạng thái (mở hoặc đóng). Sử dụng cửa sổ Custom State Name để đặt tên theo yêu cầu cho trạng thái.
• Để thay đổi thứ tự các trạng thái, sử dụng các điều khiển Move Up () và Move Down () khi phù hợp (và khi có sẵn).
• Để xóa một trạng thái, nhấp vào điều khiển Remove tương ứng của trạng thái đó ().

Sau khi đã xác định các trạng thái cần thiết, hãy nhớ nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang.