Yêu cầu linh kiện

Số lượng linh kiện thiết kế mà một kỹ sư có thể sử dụng khi thực hiện thiết kế tiếp theo có thể dao động từ vài trăm linh kiện nằm rải rác trong các thư viện symbol và model riêng lẻ, cho đến hàng trăm nghìn linh kiện được lưu trong một cơ sở dữ liệu linh kiện chuyên dụng của công ty. Nhưng bất kể có sẵn bao nhiêu linh kiện, sẽ luôn có những linh kiện chưa có và cần được tạo thêm để tái sử dụng.

Đối với một công ty thiết kế nhỏ, kỹ sư thường chỉ cần “đổi vai” và trở thành Librarian – người tạo ra các linh kiện cần thiết còn thiếu trong tài nguyên thiết kế của họ. Tuy nhiên, với một tổ chức lớn hơn có một bộ phận thư viện chuyên trách để phát triển và duy trì các linh kiện thiết kế – cho phép mọi kỹ sư và nhà thiết kế trong tổ chức đó truy cập – thì việc gửi yêu cầu tạo linh kiện mới (còn thiếu) tới bộ phận đó sẽ hợp lý hơn. Workspace của Enterprise Server cung cấp một giải pháp rất hiệu quả cho việc này thông qua tính năng Part Requests.

Kỹ sư chỉ cần gửi yêu cầu tạo một hoặc nhiều linh kiện, và sẽ nhận được thông báo khi yêu cầu đó được hoàn tất và (các) linh kiện đã sẵn sàng để sử dụng, hoặc khi yêu cầu bị từ chối (kèm lý do). Người yêu cầu cung cấp càng nhiều thông tin quan trọng hỗ trợ cho yêu cầu càng tốt (hãng sản xuất và mã linh kiện, mô tả, datasheet liên quan dưới dạng PDF hoặc URL). Thậm chí có thể tạo trước các Stub Component Item để người quản lý thư viện tiếp tục xử lý và hoàn thiện.

Chỉ định Librarian

Trước tiên, bạn cần chỉ định nhóm (hoặc các nhóm) sẽ được dùng làm nhóm Librarian cho tổ chức của mình. Về bản chất, bạn đang cấu hình một tập hợp người dùng trong Workspace có thể được gán cho một yêu cầu linh kiện. Việc này được thực hiện trên trang Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Group  trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Librarians Role của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để chỉ định (các) nhóm hiện có nào sẽ được dùng làm Librarian cho tính năng Legacy Part Request.

Nếu bạn đã cài đặt Enterprise Server với dữ liệu mẫu, thì nhóm mẫu Librarians sẽ được điền sẵn trong trường Librarian's Group – hãy xóa nếu cần. Bắt đầu nhập tên của một nhóm hiện có vào trường này để hiện danh sách các nhóm khớp. Chọn nhóm cần dùng từ danh sách đó.

Thông thường chỉ cần chỉ định một nhóm hiện có để dùng làm nhóm Librarian, nhưng cũng có thể chọn nhiều nhóm, đặc biệt nếu các librarian trong công ty của bạn được chia thành nhiều hơn một nhóm. Sau khi gán xong (các) nhóm cần thiết, hãy nhớ nhấp nút ở góc trên bên phải của trang.

Các thành viên của nhóm được chỉ định sẽ là tập hợp Librarian có thể được giao và xử lý các yêu cầu linh kiện.

Các thành viên của nhóm được gán làm nhóm Librarian sẽ là những librarian có thể xử lý các yêu cầu linh kiện.

Tạo Part Request

Part Request có thể được tạo và quản lý thông qua trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Thêm yêu cầu mới

Để thêm một yêu cầu linh kiện mới, nhấp nút ở góc trên bên phải của trang. Trang sẽ thay đổi để hiển thị biểu mẫu yêu cầu linh kiện mới như trong hình sau, và được mô tả chi tiết tiếp theo bên dưới.

 Thêm một yêu cầu linh kiện mới thông qua giao diện trình duyệt của Workspace.

Sử dụng các điều khiển trên trang để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt:

• Manufacturer – đây là trường bắt buộc để cho librarian biết ai là nhà sản xuất thực sự của linh kiện.

• Manufacturer Part Numbers – đây là trường bắt buộc cho librarian biết chính xác mã linh kiện của các linh kiện bạn cần họ tạo. Nhiều mã linh kiện phải được phân tách bằng dấu phẩy (,).

  Hai trường Manufacturer và Manufacturer Part Numbers là hai thông tin quan trọng nhất để librarian được giao có thể tìm đúng linh kiện đang được yêu cầu. Đó là lý do đây là hai trường bắt buộc duy nhất. Tất cả thông tin khác chỉ là bổ sung và/hoặc cho phép bạn đưa ra yêu cầu về một số thuộc tính của linh kiện (ví dụ: tham số và loại linh kiện).
• Request Id – một ID sẽ được tự động tạo và gán cho yêu cầu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của yêu cầu.

• State – trường này được dùng để chỉ định trạng thái của yêu cầu. Các tùy chọn là Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected, hoặc Closed: Cancelled.

  Đối với một yêu cầu linh kiện mới, hãy để trường này ở giá trị Opened: New. Mặc dù mặc định có năm trạng thái mà một yêu cầu có thể ở trong đó, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các trạng thái này hoặc thêm trạng thái mới để phù hợp với yêu cầu của công ty. Để biết thêm thông tin, xem Customizing States.
• Required By Date – dùng trường này để chỉ định ngày mà bạn cần (các) linh kiện sẵn sàng. Khi nhấp vào trường này, một cửa sổ lịch sẽ hiện ra để bạn chọn ngày cần thiết.
• Assign to – dùng trường này để chỉ định những librarian nào có thể nhìn thấy và phản hồi yêu cầu. Trường thả xuống liệt kê tất cả người dùng Workspace thuộc (các) nhóm Librarian đã được chỉ định. Nếu để trống (không chỉ định), tất cả librarian sẽ thấy yêu cầu, và bất kỳ thành viên nào cũng có thể chỉnh sửa yêu cầu để tự gán cho mình – khi đó các librarian khác sẽ không còn quyền truy cập vào yêu cầu nữa.
• Component Type – trường này có thể được dùng để chỉ định loại linh kiện đang được yêu cầu. Danh sách thả xuống sẽ bao gồm tất cả các loại hiện được định nghĩa trên trang Data Management – Component Types page của hộp thoại Preferences trong Altium Designer.
• Parameters – khu vực này có thể được dùng để thêm một tập hợp các tham số cụ thể cần thiết cho (các) linh kiện. Nhấp Add và sử dụng các trường tiếp theo để cung cấp tên và giá trị cho tham số. Nếu không chỉ định tham số nào, librarian có thể sẽ quay về việc thêm các tham số có trong datasheet liên quan của linh kiện đó, theo chính sách của tổ chức.
• Description – trường này có thể được dùng để cung cấp mô tả chi tiết về linh kiện (thường lấy từ datasheet của nhà sản xuất).

• Attachments – khu vực này có thể được dùng để đính kèm bất kỳ tệp hữu ích nào liên quan đến linh kiện được yêu cầu, ví dụ như datasheet PDF, hình ảnh hoặc tài liệu. Hoặc nhấp nút Choose File để tìm tệp thông qua hộp thoại tiêu chuẩn, hoặc kéo thả tệp vào vùng được chỉ định.

  Có thể đính kèm tệp ở bất kỳ định dạng nào và dung lượng có thể lên tới 2GB.
• Parts List – dùng khu vực này để chỉ định các linh kiện hiện có trong Workspace mà bạn đã tạo dưới dạng stub component tạm thời. Nhấp Add và duyệt để chọn linh kiện cần thiết tương ứng. Librarian sau đó có thể tiếp tục xử lý dựa trên đó để hoàn tất yêu cầu. Nếu chưa có stub part, librarian sẽ tạo một linh kiện mới trong Workspace cùng với các domain model cần thiết.

Sau khi đã xác định xong toàn bộ thông tin cần thiết – về cơ bản là Manufacturer và Manufacturer Part Numbers (là các trường bắt buộc) – nhấp nút ở góc trên bên phải của biểu mẫu để tạo yêu cầu.

Sau khi lưu yêu cầu, toàn bộ thông tin chi tiết của yêu cầu sẽ được hiển thị.

Kết quả sau khi lưu ví dụ Part Request mới.

Yêu cầu đã lưu sẽ bao gồm thêm các thông tin sau:

• Request Id – tiêu đề do hệ thống gán cho yêu cầu, theo định dạng PR-n (trong đó n là số nguyên tiếp theo còn khả dụng).
• Comment – dùng trường này để bình luận về yêu cầu. Điều này cho phép trao đổi hai chiều giữa người yêu cầu và librarian. Ví dụ, người yêu cầu có thể thay đổi điều gì đó sau khi gửi ban đầu và cần thông báo cho librarian đang xử lý linh kiện. Hoặc librarian có thể cần thêm thông tin, hoặc xác nhận về một khía cạnh nào đó của linh kiện. Sau khi viết bình luận, nhấp nút Add Comment để gửi. Mọi bình luận sẽ xuất hiện trong vùng History của trang, đồng thời trong luồng lịch sử khi xem yêu cầu linh kiện trong panel Explorer của Altium Designer.
• History – một luồng liên tục các sự kiện liên quan đến yêu cầu này.

Xem Part Request

Bất kỳ lúc nào, người dùng cũng có thể xem các yêu cầu linh kiện mà họ đã khởi tạo (Requestor), hoặc đang chịu trách nhiệm xử lý (Librarian). Việc này có thể được thực hiện từ trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Danh sách tóm tắt chính của Part Request – bạn có thể truy cập bất kỳ lúc nào bằng cách nhấp vào mục Legacy Part Requests trong cây điều hướng.

Mỗi yêu cầu linh kiện ở mức tóm tắt này được liệt kê theo các thông tin đã cung cấp sau:

• ID.
• Date – ngày tạo yêu cầu.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – tác giả ban đầu của yêu cầu (Requestor).
• Assignee – thủ thư được giao xử lý yêu cầu linh kiện này. Nếu để trống, yêu cầu sẽ khả dụng cho tất cả thành viên trong nhóm Librarians.
• State – trạng thái hiện tại của yêu cầu.

Sử dụng trường danh sách thả xuống ở góc trên bên trái để chuyển từ chế độ xem All States (mặc định) sang xem tất cả yêu cầu linh kiện ở một trạng thái cụ thể. Sử dụng trường tìm kiếm để nhanh chóng tìm một yêu cầu linh kiện dựa trên các trường Created By, Assignee hoặc Description. Có thể sắp xếp các yêu cầu linh kiện theo bất kỳ cột nào có điều khiển – nhấp vào điều khiển đó hoặc vào tên cột.

Bạn có thể truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện bằng cách nhấp vào ID của yêu cầu đó.

Truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện từ trang Legacy Part Requests chính.

Chỉnh sửa Yêu cầu Linh kiện

Để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện, hãy mở trang chi tiết của yêu cầu đó, rồi nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang. Cũng lưu ý rằng có một trường Comment . Trường này được dùng riêng để thêm nội dung giải thích liên quan đến bất kỳ sửa đổi nào đối với yêu cầu. Trường này tách biệt với tính năng bình luận có sẵn bên ngoài chế độ chỉnh sửa yêu cầu.

Truy cập biểu mẫu dùng để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện hiện có.

Thực hiện các thay đổi cần thiết, bao gồm thay đổi Trạng thái nếu phù hợp, rồi nhấp vào để xác nhận. Để thoát ra mà không lưu thay đổi, hãy nhấp vào .

Lịch sử và Thông báo

Khi một yêu cầu linh kiện được tạo, người yêu cầu và các thành viên liên quan của nhóm Librarian có thể xem mục yêu cầu đó cùng dữ liệu History tích lũy của nó.

Một mục mới sẽ được thêm vào dòng thời gian sự kiện Lịch sử của yêu cầu khi yêu cầu được cập nhật (chỉnh sửa) từ giao diện trình duyệt của Workspace hoặc qua Altium Designer. Một mục Lịch sử cũng sẽ được thêm khi có Bình luận được nhập ở chế độ xem (thay vì chế độ chỉnh sửa). Việc bình luận hai chiều này (ngoài thao tác chỉnh sửa) chỉ hiển thị khi xem trang chi tiết của một yêu cầu trong giao diện trình duyệt, hoặc khi xem trong panel Explorer của Altium Designer.

Ngoài các mục sự kiện trong Lịch sử, thông báo email cũng sẽ được gửi nếu tính năng Email Notifications của Workspace được bật. Việc này do Administrator thực hiện trên trang SMTP Settings (Admin – Settings – Email Notifications) trong giao diện trình duyệt của Workspace. Lưu ý rằng chỉ các sự kiện tạo và cập nhật yêu cầu linh kiện mới kích hoạt thông báo email.

► Xem Configuring Email Notifications để biết thông tin thiết lập chi tiết.

Các bên liên quan sẽ nhận được thông báo về việc tạo yêu cầu linh kiện và mọi cập nhật qua email, nếu tính năng này đã được cấu hình và bật.

Tùy chỉnh Trạng thái

Sau khi yêu cầu cho một linh kiện mới được gửi đi, có một số trạng thái mà yêu cầu đó cuối cùng có thể đi vào. Theo mặc định, các trạng thái sau đây được cung cấp:

• Opened States – các trạng thái mà trong đó yêu cầu hiện vẫn còn 'đang hoạt động':
  • New
  • In Progress
• Closed States – các trạng thái mà trong đó yêu cầu được xem là đã được xử lý xong và do đó là 'đã đóng':
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Để đáp ứng yêu cầu của các tổ chức khác nhau, các trạng thái có thể được tùy chỉnh. Bạn có thể:

• Chỉnh sửa tên của các trạng thái mặc định.
• Thêm các trạng thái bổ sung (đặt tên theo nhu cầu).
• Thay đổi thứ tự các trạng thái (cách các trạng thái sẽ xuất hiện trên menu thả xuống State tương ứng khi tạo/chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện).

Việc này được Administrator cấu hình trên trang Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Custom States trong khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để tùy chỉnh các trạng thái được sử dụng trong tính năng Legacy Part Request.

Thực hiện thay đổi như sau:

• Để chỉnh sửa tên của một trạng thái hiện có, hãy nhấp vào tên của nó. Cửa sổ Custom State Name sẽ xuất hiện để bạn thực hiện việc này.
• Để thêm một trạng thái mới, hãy nhấp vào điều khiển add new tương ứng với loại trạng thái (mở hoặc đóng). Sử dụng cửa sổ Custom State Name để đặt tên trạng thái theo yêu cầu.
• Để thay đổi thứ tự các trạng thái, hãy sử dụng các điều khiển Move Up () và Move Down () tương ứng (và ở nơi có sẵn).
• Để xóa một trạng thái, hãy nhấp vào điều khiển Remove tương ứng của trạng thái đó ().

Sau khi đã xác định các trạng thái cần thiết, hãy nhớ nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang.