Yêu cầu linh kiện

Parent page: Altium On-Prem Enterprise Server

Số lượng linh kiện thiết kế mà một kỹ sư có thể sử dụng khi thực hiện thiết kế tiếp theo có thể dao động từ vài trăm linh kiện nằm rải rác trong các thư viện symbol và model riêng lẻ, cho đến hàng trăm nghìn linh kiện được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu linh kiện chuyên dụng của công ty. Nhưng dù có bao nhiêu linh kiện sẵn có đi nữa, vẫn sẽ luôn có thêm những linh kiện chưa có và cần được tạo rồi thêm vào để tái sử dụng.

Đối với một công ty thiết kế nhỏ, kỹ sư sẽ đơn giản là “đổi mũ” và trở thành Librarian – tạo ra các linh kiện cần thiết còn thiếu trong tài nguyên thiết kế của họ. Tuy nhiên, với một tổ chức lớn hơn có hẳn một bộ phận thư viện chuyên trách phát triển và duy trì các linh kiện thiết kế – để mọi kỹ sư và nhà thiết kế trong tổ chức đó đều có thể truy cập – thì việc gửi yêu cầu tạo linh kiện mới (còn thiếu) tới bộ phận đó là điều hợp lý. Workspace của Enterprise Server cung cấp một giải pháp rất tiện lợi cho việc này thông qua tính năng Part Requests.

Kỹ sư chỉ cần gửi yêu cầu tạo một hoặc nhiều linh kiện, và sẽ nhận được thông báo khi yêu cầu đó đã được hoàn tất và (các) linh kiện đã sẵn sàng để sử dụng, hoặc khi yêu cầu bị từ chối (kèm theo lý do). Người yêu cầu cung cấp càng nhiều thông tin chính để hỗ trợ yêu cầu càng tốt (hãng sản xuất và mã linh kiện, mô tả, datasheet liên quan ở dạng PDF hoặc URL). Thậm chí có thể tạo các Stub Component Item để nhân viên thư viện tiếp tục xử lý (và hoàn thiện).

Chỉ định Librarian

Trước tiên, bạn cần chỉ định vai trò nào (hoặc các vai trò nào) sẽ đảm nhiệm vai trò Librarian trong tổ chức của bạn. Về bản chất, bạn đang cấu hình một tập người dùng trong Workspace có thể được gán cho một yêu cầu linh kiện. Việc này được thực hiện trên trang Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Librarians Role trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Librarians Role của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để chỉ định vai trò hiện có nào sẽ được dùng làm Librarian cho tính năng Legacy Part Request.

Nếu bạn cài đặt Enterprise Server với dữ liệu mẫu, thì vai trò mẫu Librarians sẽ được điền sẵn trong trường Librarian's Role – hãy xóa nếu cần. Bắt đầu gõ tên của một vai trò hiện có vào trường này để hiện danh sách các vai trò khớp. Chọn vai trò cần dùng từ danh sách đó.

Thông thường chỉ cần chỉ định một vai trò hiện có để dùng làm vai trò Librarian, nhưng cũng có thể chọn nhiều vai trò, đặc biệt nếu các nhân sự thư viện của công ty bạn được phân vào nhiều vai trò khác nhau. Sau khi gán xong (các) vai trò cần thiết, hãy nhớ nhấp nút ở góc trên bên phải của trang.

Các thành viên của vai trò được chỉ định sẽ là tập Librarian có thể được gán và xử lý các yêu cầu linh kiện.

Các thành viên của vai trò được gán cho vai trò Librarians sẽ là những librarian có thể xử lý các yêu cầu linh kiện.

Tạo yêu cầu linh kiện

Có thể tạo và quản lý Part Requests thông qua trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Thêm yêu cầu mới

Để thêm một yêu cầu linh kiện mới, nhấp nút ở góc trên bên phải của trang. Trang sẽ thay đổi để hiển thị biểu mẫu yêu cầu linh kiện mới như trong hình sau, và được mô tả chi tiết bên dưới.

 Thêm một yêu cầu linh kiện mới thông qua giao diện trình duyệt của Workspace.

Sử dụng các điều khiển trên trang để cung cấp càng nhiều thông tin càng tốt:

• Manufacturer – đây là trường bắt buộc để cho librarian biết chính xác ai là nhà sản xuất linh kiện.

• Manufacturer Part Numbers – đây là trường bắt buộc để cho librarian biết mã linh kiện cụ thể của các linh kiện bạn cần họ tạo. Nhiều mã linh kiện phải được phân tách bằng dấu phẩy (,).

  Hai trường Manufacturer và Manufacturer Part Numbers là hai thông tin cốt lõi giúp librarian được giao có thể tìm đúng (các) linh kiện đang được yêu cầu. Đó là lý do vì sao đây là hai trường bắt buộc duy nhất. Mọi thông tin khác đều là phần bổ sung và/hoặc cho phép bạn đưa vào mong muốn về một số thuộc tính nhất định của linh kiện (ví dụ: tham số và loại linh kiện).
• Request Id – một ID sẽ được tự động tạo và gán cho yêu cầu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi tiến độ của yêu cầu.

• State – trường này được dùng để chỉ định trạng thái của yêu cầu. Các tùy chọn gồm Opened: New, Opened: In Progress, Closed: Completed, Closed: Rejected, hoặc Closed: Cancelled.

  Đối với một yêu cầu linh kiện mới, hãy để trường này ở Opened: New. Mặc dù mặc định có năm trạng thái mà một yêu cầu có thể ở trong đó, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh các trạng thái này hoặc thêm trạng thái mới cho phù hợp với yêu cầu của công ty. Để biết thêm thông tin, xem Customizing States.
• Required By Date – dùng trường này để chỉ định ngày bạn cần (các) linh kiện phải sẵn sàng. Khi nhấp vào trường, một cửa sổ lịch sẽ hiện ra để bạn chọn ngày mong muốn.
• Assign to – dùng trường này để chỉ định librarian nào có thể nhìn thấy và phản hồi yêu cầu. Danh sách thả xuống sẽ liệt kê tất cả người dùng Workspace thuộc (các) vai trò Librarian đã được chỉ định. Nếu để trống (không chỉ định), tất cả librarian sẽ thấy yêu cầu và bất kỳ thành viên nào cũng có thể chỉnh sửa yêu cầu để tự gán cho mình – khi đó, các librarian khác sẽ không còn quyền truy cập yêu cầu đó nữa.
• Component Type – trường này có thể dùng để chỉ định loại linh kiện đang được yêu cầu. Danh sách thả xuống sẽ bao gồm tất cả các loại hiện được định nghĩa trên trang Data Management – Component Types page của hộp thoại Preferences trong Altium Designer.
• Parameters – khu vực này có thể dùng để thêm một tập các tham số cụ thể cần thiết cho (các) linh kiện. Nhấp Add và dùng các trường tiếp theo để cung cấp tên và giá trị cho tham số. Nếu không chỉ định tham số nào, librarian có thể sẽ quay về việc thêm các tham số từ datasheet liên quan của linh kiện đó, theo chính sách của tổ chức. – trường này có thể dùng để cung cấp mô tả chi tiết cho linh kiện (thường lấy từ datasheet của nhà sản xuất).

• Attachments – khu vực này có thể dùng để đính kèm bất kỳ tệp hữu ích nào liên quan đến linh kiện được yêu cầu, ví dụ như datasheet PDF, hình ảnh hoặc tài liệu. Bạn có thể nhấp nút Choose File để tìm tệp qua hộp thoại tiêu chuẩn, hoặc kéo thả tệp vào khu vực được chỉ định.

  Có thể đính kèm tệp ở bất kỳ định dạng nào và dung lượng tối đa có thể lên đến 2GB.
• Parts List – dùng khu vực này để chỉ định (các) linh kiện hiện có trong Workspace mà bạn đã tạo dưới dạng stub component tạm thời. Nhấp Add và duyệt để chọn linh kiện cần thiết. Librarian sau đó có thể dựa trên đó để hoàn thành yêu cầu. Nếu không có stub part nào, librarian sẽ tạo một linh kiện mới trong Workspace cùng với các domain model cần thiết.

Sau khi đã xác định mọi thông tin theo yêu cầu – và về cơ bản là Manufacturer và Manufacturer Part Numbers (là các trường bắt buộc) – hãy nhấp nút ở góc trên bên phải của biểu mẫu để tạo yêu cầu.

Sau khi lưu yêu cầu, toàn bộ chi tiết của yêu cầu sẽ được hiển thị.

Kết quả sau khi lưu ví dụ Part Request mới.

Yêu cầu đã lưu sẽ bao gồm thêm các thông tin sau:

• Request Id – tiêu đề do hệ thống gán cho yêu cầu, theo định dạng PR-n (trong đó n là số nguyên định danh tiếp theo còn khả dụng).
• Comment – dùng trường này để bình luận về yêu cầu. Điều này cho phép giao tiếp hai chiều giữa người yêu cầu và librarian. Ví dụ, người yêu cầu có thể thay đổi điều gì đó sau khi gửi ban đầu và cần thông báo cho librarian đang xử lý linh kiện. Hoặc librarian có thể cần thêm thông tin, hoặc cần xác nhận về một khía cạnh nào đó của linh kiện. Sau khi viết bình luận, nhấp nút Add Comment để gửi. Mọi bình luận sẽ xuất hiện trong vùng History của trang, và cũng xuất hiện trong luồng lịch sử khi xem yêu cầu linh kiện trong bảng Explorer trong Altium Designer.
• History – một luồng sự kiện liên tục liên quan đến yêu cầu này.

Xem yêu cầu linh kiện

Bất kỳ lúc nào, người dùng cũng có thể xem các yêu cầu linh kiện mà họ chịu trách nhiệm khởi tạo (Requestor), hoặc chịu trách nhiệm xử lý (Librarian). Việc này có thể được thực hiện từ trang Legacy Part Requests trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Danh sách tổng quan chính của Part Requests – bạn có thể truy cập bất cứ lúc nào bằng cách nhấp vào mục Legacy Part Requests trong cây điều hướng.

Mỗi yêu cầu linh kiện ở mức tổng quan này được liệt kê theo các thông tin đã cung cấp sau:

• ID.
• Date – ngày tạo yêu cầu.
• Description.
• Manufacturer.
• Manufacturer Part Numbers.
• Created by – tác giả ban đầu của yêu cầu (Requestor).
• Assignee– Thủ thư được giao nhiệm vụ xử lý yêu cầu linh kiện. Nếu để trống, yêu cầu sẽ khả dụng với tất cả thành viên có vai trò Librarians.
• State – trạng thái hiện tại của yêu cầu.

Sử dụng trường danh sách thả xuống ở góc trên bên trái để chuyển từ chế độ xem All States (mặc định) sang xem tất cả yêu cầu linh kiện ở một trạng thái cụ thể. Sử dụng trường tìm kiếm để nhanh chóng tìm một yêu cầu linh kiện dựa trên các trường Created By, Assignee hoặc Description. Có thể sắp xếp các yêu cầu linh kiện theo bất kỳ cột nào có điều khiển – nhấp vào điều khiển đó hoặc tên cột.

Bạn có thể truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện bằng cách nhấp vào ID của yêu cầu đó.

Truy cập trang chi tiết của một yêu cầu linh kiện từ trang Legacy Part Requests chính.

Chỉnh sửa Yêu cầu Linh kiện

Để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện, hãy truy cập trang chi tiết của yêu cầu đó, sau đó nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang. Cũng lưu ý rằng có một trường Comment . Trường này được dùng riêng để thêm phần giải thích liên quan đến bất kỳ thay đổi nào đối với yêu cầu. Trường này tách biệt với tính năng Bình luận có sẵn bên ngoài chế độ chỉnh sửa yêu cầu.

Truy cập biểu mẫu dùng để chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện hiện có.

Thực hiện các thay đổi cần thiết, bao gồm thay đổi Trạng thái nếu phù hợp, sau đó nhấp vào để xác nhận. Để thoát ra mà không thực hiện thay đổi, hãy nhấp vào .

Lịch sử và Thông báo

Sau khi một yêu cầu linh kiện được tạo, người yêu cầu và các thành viên phù hợp trong vai trò Librarian có thể xem mục yêu cầu đó cùng dữ liệu History tích lũy của nó.

Một mục mới sẽ được thêm vào dòng thời gian sự kiện Lịch sử của yêu cầu khi yêu cầu được cập nhật (chỉnh sửa) từ giao diện trình duyệt của Workspace hoặc thông qua Altium Designer. Một mục Lịch sử cũng được thêm vào khi một Bình luận được nhập từ chế độ xem (thay vì chế độ chỉnh sửa). Việc bình luận hai chiều này (ngoài chế độ chỉnh sửa) chỉ hiển thị khi xem trang chi tiết của một yêu cầu trong giao diện trình duyệt, hoặc khi xem trong bảng Explorer của Altium Designer.

Ngoài các mục sự kiện trong Lịch sử, thông báo email cũng sẽ được gửi nếu tính năng Email Notifications của Workspace được bật. Việc này do một Administrator thực hiện trên trang SMTP Settings (Admin – Settings – Email Notifications) trong giao diện trình duyệt của Workspace. Lưu ý rằng chỉ các sự kiện tạo và cập nhật yêu cầu linh kiện mới kích hoạt thông báo email.

► Xem Cấu hình Thông báo Email để biết thông tin thiết lập chi tiết.

Các bên liên quan sẽ nhận được thông báo về việc tạo yêu cầu linh kiện và mọi cập nhật qua email, nếu tính năng này được cấu hình và bật.

Tùy chỉnh Trạng thái

Sau khi yêu cầu về một linh kiện mới được gửi đi, có một số trạng thái mà yêu cầu đó cuối cùng có thể chuyển vào. Theo mặc định, các trạng thái sau được cung cấp:

• Opened States – các trạng thái mà trong đó yêu cầu hiện vẫn còn “đang hoạt động”:
  • New
  • In Progress
• Closed States – các trạng thái mà trong đó yêu cầu được xem là đã được giải quyết và do đó “đã đóng”:
  • Completed
  • Rejected
  • Cancelled

Để đáp ứng yêu cầu của các tổ chức khác nhau, các trạng thái có thể được tùy chỉnh. Bạn có thể:

• Chỉnh sửa tên của các trạng thái mặc định.
• Thêm các trạng thái bổ sung (đặt tên theo nhu cầu).
• Thay đổi thứ tự của các trạng thái (cách các trạng thái sẽ xuất hiện trên menu thả xuống State tương ứng khi tạo/chỉnh sửa một yêu cầu linh kiện).

Việc này được một Administrator cấu hình trên trang Custom States (Admin – Settings – Vault – Legacy Part Requests – Custom States) trong giao diện trình duyệt của Workspace.

Trang Custom States của khu vực Admin – Settings cung cấp giao diện để tùy chỉnh các trạng thái được dùng trong tính năng Legacy Part Request.

Thực hiện các thay đổi như sau:

• Để chỉnh sửa tên của một trạng thái hiện có, hãy nhấp vào tên của trạng thái đó. Cửa sổ Custom State Name sẽ xuất hiện để bạn thực hiện việc này.
• Để thêm một trạng thái mới, hãy nhấp vào điều khiển add new liên kết với loại trạng thái (mở hoặc đóng). Sử dụng cửa sổ Custom State Name để đặt tên theo yêu cầu cho trạng thái đó.
• Để thay đổi thứ tự các trạng thái, hãy sử dụng các điều khiển Move Up () và Move Down () khi phù hợp (và nếu khả dụng).
• Để xóa một trạng thái, hãy nhấp vào điều khiển Remove liên kết với trạng thái đó ().

Sau khi đã xác định các trạng thái cần thiết, nhớ nhấp vào nút ở góc trên bên phải của trang.