Cài đặt thông báo qua email

Parent page: Cấu hình

Môi trường làm việc Enterprise Server cho phép cấu hình thông báo email từ môi trường làm việc – đánh dấu các sự kiện khác nhau để thông báo cho các bên liên quan chính.

Kích hoạt và cấu hình tính năng

Tính năng gửi email thông báo từ Workspace của bạn được kích hoạt và cấu hình trên trang Email Notifications trang (Admin – Settings – Email Notifications) của giao diện trình duyệt Workspace. Trang này là một phần của giao diện mà only được truy cập bởi người dùng Quản trị của Workspace – những người thuộc Administrators vai trò này.

Trang Email Notifications trang của Admin – Settings khu vực này cung cấp giao diện để bật và định cấu hình chức năng thông báo qua email của Workspace.

Theo mặc định, tính năng thông báo qua email của Workspace bị tắt. Bật tùy chọn Send Mail Enabled tùy chọn này để bật tính năng.

Cấu hình các trường trên trang (chi tiết bên dưới) để thiết lập tính năng này cho tổ chức của bạn:

• Email From – tài khoản email mà các email sẽ được gửi đi, xuất hiện dưới dạng người gửi trong From trường của email, ví dụ notificationsbot@yourcompany.com. Khi sử dụng Gmail, đây là địa chỉ email gốc mà từ đó các email thông báo được gửi đi (ví dụ mycompanynotifications@gmail.com).

  • Khi sử dụng máy chủ SMTP bên ngoài của Gmail, Hotmail hoặc Office365, nội dung trong trường này sẽ bị bỏ qua. Thay vào đó, From trường của email sẽ sử dụng mục nhập trong Smtp User Name giá trị trong trường này. Trường Email From chỉ được sử dụng khi sử dụng máy chủ SMTP nội bộ.
  • Nếu Email From đã được chỉ định với một tên miền khác với Smtp User Name , các email có thể bị từ chối hoặc bị coi là spam.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for days – được sử dụng để bật và xác định số ngày cho các thông báo nhắc nhở qua email dành cho những người có Nhiệm vụ Quy trình đang chờ xử lý được giao cho họ.
• Smtp User Name – đây là phần tên người dùng trong thông tin đăng nhập để truy cập máy chủ SMTP của bạn, ví dụ smtpserver@yourcompany.com. Khi sử dụng Gmail, đây là địa chỉ email nguồn mà từ đó các email thông báo được gửi đi (ví dụ mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – đây là phần mật khẩu của thông tin đăng nhập để truy cập máy chủ SMTP của bạn. Khi sử dụng Gmail, đây là mật khẩu để truy cập tài khoản email mà từ đó các thông báo sẽ được gửi đi.
• Smtp Host – đây là tên máy chủ của máy chủ SMTP của bạn, ví dụ smtp.yourcompany.com. Khi gửi qua Gmail, mục này sẽ là smtp.gmail.com.
• Smtp Port – Cổng SMTP (thường là 25, hoặc 587 khi gửi email qua Gmail).
• Smtp SSL Enabled – được sử dụng để kích hoạt giao tiếp SMTP. Hãy đánh dấu vào ô này nếu máy chủ SMTP của bạn sử dụng TLS/SSL.

• Interval to check notification (ms) – khoảng thời gian để gửi các thông báo mới trong máy chủ, được chỉ định bằng mili giây. Theo mặc định, giá trị này được đặt là 20000ms.

  Nên đặt khoảng thời gian này thành một giá trị lớn hơn 10000.

• Send email notifications interval (ms) – khoảng thời gian kiểm tra các thông báo mới để gửi qua email, được chỉ định bằng mili giây. Theo mặc định, giá trị này được đặt là 35000ms.

  Nên đặt khoảng thời gian này thành một giá trị lớn hơn 30000.

Ví dụ về cấu hình email khi sử dụng SMTP để gửi thông báo email từ một tài khoản Gmail đã định nghĩa.

Sau khi bật và cấu hình theo yêu cầu, hãy nhấp vào nút “ ” (Kiểm tra gửi) để kiểm tra việc gửi email từ tài khoản đã chỉ định. Cửa sổ Check Email Settings cửa sổ sẽ xuất hiện, hãy sử dụng cửa sổ này để nhập địa chỉ email đích và nhấp vào . Hộp thoại sẽ hiển thị tiến trình Checking... và, nếu tài khoản gửi đã được cấu hình chính xác, thông báo cuối cùng sẽ hiển thị Sent Successful.

Kiểm tra cài đặt thông báo email bằng cách gửi email thử nghiệm đến tài khoản đích. Di chuột qua hình ảnh để xem kết quả kiểm tra thành công.

Và tất nhiên, việc kiểm tra email đích sẽ cho thấy một Notifications Service Test Email, từ tài khoản email gửi.

Email thử nghiệm từ dịch vụ thông báo của Workspace, như đã nhận được bởi email đích được cung cấp để kiểm tra.

Sau khi đã cấu hình và kiểm tra email thông báo thành công, hãy nhớ nhấp vào nút " " ở góc trên bên phải của trang.

Các thông báo được hỗ trợ

Tính năng này hỗ trợ một số sự kiện thông báo qua email:

Sự kiện liên quan đến dự án Workspace

Related page: Dự án Workspace

Các thông báo bao gồm:

• Project Commit – thông báo khi một dự án đã được cam kết vào Workspace.
• Project Update – thông báo khi các thuộc tính của một dự án đã thay đổi theo một cách nào đó (các thuộc tính của dự án Name và/hoặc Description).
• Project Release – thông báo khi một dự án đã được phát hành lên Workspace.
• Project Revision State Change – Thông báo khi trạng thái vòng đời của một dự án thay đổi.
• Project Activity Start – thông báo về việc bắt đầu một hoạt động liên quan đến dự án (Đánh giá Ad Hoc, Đánh giá Chuyển giao hoặc Đánh giá Cột mốc).
• Project Activity Complete – thông báo về việc hoàn thành một hoạt động liên quan đến dự án (Đánh giá Ad Hoc, Đánh giá Chuyển giao hoặc Đánh giá Cột mốc).
• Project Delete – thông báo khi một dự án đã bị xóa.

Các sự kiện liên quan đến thành phần thư viện Workspace

Related Page: Xây dựng và duy trì các thành phần và thư viện của bạn

Các thông báo bao gồm:

• Component Create – thông báo khi một thành phần mới được tạo trong Workspace.
• Component Release – thông báo khi một phiên bản mới của thành phần được phát hành lên Workspace.
• Component Revision State Change – thông báo khi có thay đổi về trạng thái vòng đời của một thành phần.
• Component Delete – thông báo khi một thành phần đã bị xóa.

Các sự kiện liên quan đến yêu cầu phê duyệt

Related page: Xác định các định nghĩa vòng đời cho Workspace - Kiểm soát quá trình chuyển đổi giữa các trạng thái vòng đời

Các thông báo bao gồm:

• New Approval Request – thông báo khi yêu cầu chuyển đổi giữa các trạng thái vòng đời cho một bản sửa đổi của Mục thành phần đã được gửi để phê duyệt.
• Approval Request Reminder – thông báo khi người yêu cầu ban đầu sử dụng tính năng Nhắc nhở cho một yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý.
• State Change Request Processed – thông báo khi một yêu cầu phê duyệt đang chờ xử lý đã được xử lý bởi một thành viên của nhóm phê duyệt có liên quan. Loại hành động đã được thực hiện đối với yêu cầu có thể là một trong các trường hợp sau:
  • Cancelled – người yêu cầu phê duyệt ban đầu đã quyết định hủy yêu cầu.
  • Rejected – một thành viên của nhóm phê duyệt liên quan đã từ chối yêu cầu.
  • Approved – nếu yêu cầu được chuyển qua nhiều nhóm phê duyệt đã được xác định, hành động này sẽ được áp dụng nếu một thành viên của nhóm phê duyệt trung gian đã phê duyệt yêu cầu.
  • Completed – một thành viên của nhóm phê duyệt (hoặc nhóm phê duyệt cuối cùng nếu có nhiều nhóm được định nghĩa) đã phê duyệt yêu cầu.

Các sự kiện liên quan đến nhiệm vụ

Related page: Làm việc với các tác vụ

Các thông báo bao gồm:

• Task Assigned – thông báo khi một nhiệm vụ đã được giao và cần thực hiện (ví dụ: một nhiệm vụ liên quan đến hoạt động đánh giá dự án hoặc yêu cầu về bộ phận).

Các sự kiện liên quan đến yêu cầu linh kiện

Related page: Yêu cầu Phụ tùng dựa trên quy trình

Các thông báo bao gồm:

• Part Request Created – thông báo khi một yêu cầu linh kiện mới đã được gửi.
• Part Request Complete – thông báo khi yêu cầu linh kiện đã được hoàn thành (hoặc linh kiện đã được tạo thành công, hoặc yêu cầu đã bị từ chối cuối cùng).

Theo dõi Dự án Không gian làm việc

Related page: Dự án Workspace

Để nhận thông báo qua email liên quan đến một dự án Workspace, bạn không chỉ cần là cộng tác viên của dự án đó mà còn phải 'đăng ký theo dõi' dự án đó. Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách watching dự án Workspace đó.

Việc theo dõi các dự án Workspace chỉ được thực hiện thông qua giao diện trình duyệt của Workspace. Để thực hiện:

1. Truy cập và nhấp một lần để chọn dự án Workspace cần thiết trong Workspace, từ trang Projects trang của giao diện.
2. Nhấp vào nút " " ở góc trên bên phải danh sách các dự án, sau đó chọn mục tương ứng Watch mục trong menu liên quan xuất hiện.

Truy cập vào điều khiển để Watch một dự án Workspace.

Cũng có sẵn trong chế độ xem đồ họa của Projects trang bằng cách chọn ô của dự án cần thiết, sau đó nhấp vào nút " " và chọn lệnh Watch lệnh từ menu ngữ cảnh. Khi Projects trang được hiển thị ở chế độ xem danh sách, hãy nhấp vào điều khiển ở phía bên phải cùng của mục nhập cho dự án cần thiết và chọn Watch lệnh từ menu liên quan.

Bạn sẽ nhận được các thông báo liên quan đến dự án thông qua hệ thống thông báo qua email (nếu được bật).

Để ngừng theo dõi một dự án Workspace:

1. Truy cập và nhấp một lần để chọn dự án Workspace cần thiết trong Workspace, từ Projects trang giao diện.
2. Nhấp vào nút " " ở góc trên bên phải danh sách dự án, sau đó chọn mục Unwatch mục trong menu liên quan xuất hiện.

Nhấp vào Unwatch để thực chất là hủy đăng ký nhận thông báo cho một dự án Workspace.

Tính năng này cũng có sẵn trong chế độ xem đồ họa của Projects trang bằng cách chọn ô của dự án cần thiết, sau đó nhấp vào nút " " và chọn lệnh Unwatch lệnh từ menu ngữ cảnh. Khi Projects trang được hiển thị ở chế độ xem danh sách, hãy nhấp vào điều khiển ở phía bên phải cùng của mục dành cho dự án cần thiết và chọn Unwatch lệnh từ menu liên quan.

Bạn cũng sẽ không còn nhận được các thông báo liên quan đến dự án đó qua hệ thống thông báo qua email (nếu được bật).

Theo dõi Thư mục Thành phần

Related Page: Xây dựng và duy trì các thành phần và thư viện của bạn

Để nhận thông báo qua email liên quan đến một thành phần, bạn cần 'đăng ký' thư mục cha chứa thành phần đó. Việc này được thực hiện bằng cách following thư mục thành phần đó. Việc theo dõi các thư mục thành phần chỉ được thực hiện thông qua giao diện trình duyệt của Workspace. Để thực hiện việc này:

1. Truy cập vào thư mục thành phần cần thiết trong Workspace, từ trang Explorer trang của giao diện.
2. Nhấp chuột phải vào mục thư mục và chọn lệnh Follow từ menu ngữ cảnh.

Truy cập điều khiển để Follow một thư mục thành phần, và do đó tất cả hoạt động của các thành phần được tạo trong đó.

Bạn sẽ nhận được các thông báo liên quan đến bất kỳ hoạt động thành phần nào trong thư mục đó thông qua hệ thống thông báo qua email (nếu được bật).

Để ngừng theo dõi một thư mục thành phần, nhấp chuột phải vào mục thư mục và chọn UnFollow từ menu ngữ cảnh.

Nhấp vào UnFollow để thực chất là hủy đăng ký nhận thông báo về hoạt động của thành phần trong thư mục thành phần cha.

Bạn cũng sẽ không còn nhận được các thông báo liên quan qua hệ thống thông báo qua email (nếu được bật).