Настройка уведомлений по электронной почте

Parent page: Конфигурация

Enterprise Server Workspace предоставляет возможность настраивать email-уведомления из Workspace — отмечая различные события для ключевых заинтересованных лиц.

Включение и настройка функции

Функция отправки уведомлений по email из вашего Workspace включается и настраивается на странице Email Notifications ( Admin – Settings – Email Notifications) в браузерном интерфейсе Workspace. Эта страница является элементом интерфейса, к которому only могут получить доступ административные пользователи Workspace — те, кто входит в роль Administrators.

Страница Email Notifications в разделе Admin – Settings предоставляет интерфейс для включения и настройки функциональности email-уведомлений Workspace.

По умолчанию функция email-уведомлений Workspace отключена. Включите параметр Send Mail Enabled, чтобы активировать её.

Настройте поля страницы (подробно описаны ниже), чтобы подготовить функцию для вашей организации:

• Email From – учетная запись электронной почты, от имени которой будут отправляться письма; она будет отображаться как отправитель в поле From письма, например notificationsbot@yourcompany.com. При использовании Gmail это исходный адрес электронной почты, с которого отправляются уведомления (например mycompanynotifications@gmail.com).

  • При использовании внешнего SMTP-сервера Gmail, Hotmail или Office365 значение в этом поле будет игнорироваться. Вместо этого в поле From письма будет использоваться значение из поля Smtp User Name. Поле Email From будет использоваться только при работе с внутренним SMTP-сервером.
  • Если в поле Email From указан домен, отличающийся от домена Smtp User Name, письма могут быть отклонены или помечены как спам.
• Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – используется для включения и задания количества дней для email-напоминаний тем, у кого есть назначенная ожидающая выполнения задача Process Task .
• Smtp User Name – это часть имени пользователя в учетных данных для доступа к вашему SMTP-серверу, например smtpserver@yourcompany.com. При использовании Gmail это исходный адрес электронной почты, с которого отправляются уведомления (например, mycompanynotifications@gmail.com).
• Smtp User Password – это часть пароля в учетных данных для доступа к вашему SMTP-серверу. При использовании Gmail это пароль для доступа к учетной записи, с которой будут отправляться уведомления.
• Smtp Host – это имя хоста вашего SMTP-сервера, например, smtp.yourcompany.com. При отправке через Gmail это значение будет smtp.gmail.com.
• Smtp Port – SMTP-порт (обычно 25 или 587 при отправке почты через Gmail).
• Smtp SSL Enabled – используется для включения SMTP-соединений. Установите флажок, если ваш SMTP-сервер использует TLS/SSL.

• Interval to check notification (ms) – интервал отправки новых уведомлений внутри сервера, задается в миллисекундах. По умолчанию установлено 20000ms.

  Рекомендуется установить этот интервал больше, чем 10000.

• Send email notifications interval (ms) – интервал проверки новых уведомлений для отправки по email, задается в миллисекундах. По умолчанию установлено 35000ms.

  Рекомендуется установить этот интервал больше, чем 30000.

Пример конфигурации email при использовании SMTP для отправки уведомлений из заданной учетной записи Gmail.

После включения и настройки по необходимости нажмите кнопку , чтобы протестировать отправку писем от указанной учетной записи. Появится окно Check Email Settings; введите целевой адрес электронной почты и нажмите . В диалоге будет показан ход Checking... и, если учетная запись отправителя настроена правильно, финальное сообщение Sent Successful.

Проверка настройки email-уведомлений путем отправки тестового письма на целевую учетную запись. Наведите курсор на изображение, чтобы увидеть успешный результат проверки.

И, разумеется, проверка целевого почтового ящика покажет Notifications Service Test Email от учетной записи отправителя.

Тестовое письмо от службы уведомлений Workspace, полученное на целевой адрес, указанный для проверки.

После успешной настройки и тестирования email-уведомлений обязательно нажмите кнопку в правом верхнем углу страницы.

Поддерживаемые уведомления

Эта функция поддерживает ряд событий для email-уведомлений:

События, связанные с проектом Workspace

Related page: Проекты Workspace

Уведомления включают:

• Project Commit – уведомление, когда проект был зафиксирован (commited) в Workspace.
• Project Update – уведомление, когда свойства проекта каким-либо образом изменились ( Name проекта и/или Description).
• Project Release – уведомление, когда проект был выпущен (released) в Workspace.
• Project Revision State Change – уведомление, когда изменилось состояние жизненного цикла проекта.
• Project Activity Start – уведомление о начале активности, связанной с проектом (Ad Hoc Review, Handoff Review или Milestone Review).
• Project Activity Complete – уведомление о завершении активности, связанной с проектом (Ad Hoc Review, Handoff Review или Milestone Review).
• Project Delete – уведомление, когда проект был удален.

События, связанные с компонентом библиотеки Workspace

Related Page: Создание и сопровождение компонентов и библиотек

Уведомления включают:

• Component Create – уведомление, когда в Workspace создан новый компонент.
• Component Release – уведомление, когда в Workspace выпущена новая ревизия компонента.
• Component Revision State Change – уведомление, когда изменилось состояние жизненного цикла компонента.
• Component Delete – уведомление, когда компонент был удален.

События, связанные с запросом на утверждение

Related page: Определение определений жизненного цикла для Workspace — управление переходами между состояниями жизненного цикла

Уведомления включают:

• New Approval Request – уведомление, когда запрос на переход между состояниями жизненного цикла для ревизии Component Item отправлен на утверждение.
• Approval Request Reminder – уведомление, когда исходный инициатор запроса использует функцию напоминания (Reminder) для ожидающего запроса на утверждение.
• State Change Request Processed – уведомление, когда ожидающий запрос на утверждение был обработан участником соответствующей группы утверждения. Тип выполненного действия по запросу может быть одним из следующих:
  • Cancelled – исходный инициатор запроса на утверждение решил отменить запрос.
  • Rejected – участник соответствующей группы утверждения отклонил запрос.
  • Approved – если запрос проходит через несколько определенных групп утверждения, это действие применяется, если участник промежуточной группы утверждения одобрил запрос.
  • Completed – участник группы утверждения (или финальной группы утверждения, если определено несколько групп) одобрил запрос.

События, связанные с задачами

Related page: Работа с задачами

Уведомления включают:

• Task Assigned – уведомление, когда задача назначена и требует действия (например, задача, связанная с активностью по ревью проекта, или запрос на компонент).

События, связанные с запросами на компоненты

Related page: Запросы на компоненты на основе процессов

Уведомления включают:

• Part Request Created – уведомление, когда отправлен новый запрос на компонент.
• Part Request Complete – уведомление, когда запрос на компонент завершен (либо компонент успешно создан, либо запрос в итоге отклонен).

Watching a Workspace Project

Related page: Проекты Workspace

Чтобы получать уведомления по электронной почте в отношении проекта Workspace, нужно не только быть участником (collaborator) этого проекта, но и быть на него «подписанным». Это делается путём watching этого проекта Workspace.

Отслеживание проектов Workspace выполняется только через браузерный интерфейс Workspace. Для этого:

1. Перейдите к нужному проекту Workspace и щёлкните по нему один раз, чтобы выделить его, на странице Projects интерфейса.
2. Нажмите элемент управления в правом верхнем углу списка проектов, затем выберите пункт Watch в появившемся меню.

Доступ к элементу управления для Watch проекта Workspace.

Также доступно в графическом представлении страницы Projects : выберите плитку нужного проекта, затем нажмите элемент управления и выберите команду Watch в контекстном меню. Когда страница Projects отображается в виде списка, нажмите элемент управления в крайней правой части строки нужного проекта и выберите команду Watch в связанном меню.

Вы будете получать соответствующие уведомления, связанные с проектом, через систему email-уведомлений (если она включена).

Чтобы прекратить отслеживание проекта Workspace:

1. Перейдите к нужному проекту Workspace и щёлкните по нему один раз, чтобы выделить его, на странице Projects интерфейса.
2. Нажмите элемент управления в правом верхнем углу списка проектов, затем выберите пункт Unwatch в появившемся меню.

Нажмите Unwatch, чтобы фактически отписаться от получения уведомлений по проекту Workspace.

Также доступно в графическом представлении страницы Projects : выберите плитку нужного проекта, затем нажмите элемент управления и выберите команду Unwatch в контекстном меню. Когда страница Projects отображается в виде списка, нажмите элемент управления в крайней правой части строки нужного проекта и выберите команду Unwatch в связанном меню.

Вы также больше не будете получать соответствующие уведомления по этому проекту через систему email-уведомлений (если она включена).

Отслеживание папки компонентов

Related Page: Создание и поддержка ваших компонентов и библиотек

Чтобы получать email-уведомления в отношении компонента, нужно быть «подписанным» на родительскую папку, в которой находится этот компонент. Это делается путём following этой папки компонентов. Отслеживание папок компонентов выполняется только через браузерный интерфейс Workspace. Для этого:

1. Перейдите к нужной папке компонентов в Workspace на странице Explorer интерфейса.
2. Щёлкните правой кнопкой мыши по записи папки и выберите команду Follow в контекстном меню.

Доступ к элементу управления для Follow папки компонентов, а значит — и всей активности по компонентам, созданным в ней.

Вы будете получать соответствующие уведомления о любой активности компонентов в этой папке через систему email-уведомлений (если она включена).

Чтобы прекратить отслеживание папки компонентов, щёлкните правой кнопкой мыши по записи папки и выберите команду UnFollow в контекстном меню.

Нажмите UnFollow, чтобы фактически отписаться от получения уведомлений об активности компонентов в родительской папке компонентов.

Вы также больше не будете получать соответствующие уведомления через систему email-уведомлений (если она включена).