Настройка уведомлений по электронной почте

Created: февраля 20, 2025 | Updated: февраля 20, 2025 | Applies to versions: 7.2 and 8.0

Workspace Enterprise Server предоставляет возможность настраивать email-уведомления из Workspace — отмечая различные события для ключевых заинтересованных лиц.

Включение и настройка функции

Функция отправки уведомлений по email из вашего Workspace включается и настраивается на странице Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) в браузерном интерфейсе Workspace. Эта страница является элементом интерфейса, к которому only могут получить доступ административные пользователи Workspace — те, кто входит в группу Administrators.

Workspace поддерживает почтовые уведомления только через SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), поскольку большинство почтовых систем, отправляющих почту через интернет, используют именно этот протокол.

Страница Email Notifications в разделе Admin – Settings предоставляет интерфейс для включения и настройки функциональности email-уведомлений Workspace. Страница Email Notifications в разделе Admin – Settings предоставляет интерфейс для включения и настройки функциональности email-уведомлений Workspace.

По умолчанию функция email-уведомлений Workspace отключена. Включите параметр Send Mail Enabled, чтобы активировать её.

Настройте поля страницы (подробно описаны ниже), чтобы подготовить функцию для вашей организации:

Email From – учётная запись email, от имени которой будут отправляться письма; она отображается как отправитель в поле From письма, например notificationsbot@yourcompany.com. При использовании Gmail это исходный адрес email, с которого отправляются письма-уведомления (например mycompanynotifications@gmail.com).
- При использовании внешнего SMTP-сервера Gmail, Hotmail или Office365 значение в этом поле будет игнорироваться. Вместо этого в поле From письма будет использовано значение из поля Smtp User Name. Поле Email From будет использоваться только при работе с внутренним SMTP-сервером.
- Если в поле Email From указан домен, отличающийся от домена Smtp User Name, письма могут быть отклонены или помечены как спам.
Send a notification when no updates have been made to a workflow task for <x> days – используется для включения и задания количества дней для email-напоминаний тем, у кого есть назначенная, но ещё не выполненная задача Process Task.
Smtp User Name – это часть учётных данных (имя пользователя) для доступа к вашему SMTP-серверу, например smtpserver@yourcompany.com. При использовании Gmail это исходный адрес email, с которого отправляются письма-уведомления (например mycompanynotifications@gmail.com).
Smtp User Password – это часть учётных данных (пароль) для доступа к вашему SMTP-серверу. При использовании Gmail это пароль для доступа к почтовому аккаунту, с которого будут отправляться уведомления.
Smtp Host – это имя хоста вашего SMTP-сервера, например smtp.yourcompany.com. При отправке через Gmail это значение будет smtp.gmail.com.
Smtp Port – порт SMTP (обычно 25 или 587 при отправке почты через Gmail).
Smtp SSL Enabled – используется для включения SMTP-соединений. Установите флажок, если ваш SMTP-сервер использует TLS/SSL.
Interval to check notification (ms) – интервал отправки новых уведомлений внутри сервера, задаётся в миллисекундах. По умолчанию установлено 20000ms.

Рекомендуется установить этот интервал больше, чем 10000.
Send email notifications interval (ms) – интервал проверки новых уведомлений для отправки по email, задаётся в миллисекундах. По умолчанию установлено 35000ms.

Рекомендуется установить этот интервал больше, чем 30000.

Пример конфигурации email при использовании SMTP для отправки email-уведомлений из заданного аккаунта Gmail.

После включения и настройки по требованиям нажмите кнопку , чтобы протестировать отправку писем от указанной учётной записи. Появится окно Check Email Settings; введите целевой адрес email и нажмите . Диалог покажет ход Checking... и, если учётная запись отправителя настроена корректно, финальное сообщение Sent Successful.

Если возникают проблемы при использовании аккаунта Google, попробуйте разрешить доступ менее безопасным приложениям.

❯ ❮

~~Javascript~~ ID: Email_TestEmail_AES7_0

Проверка настройки email-уведомлений путём отправки тестового письма на целевую учётную запись.

Успешный результат проверки.

И, разумеется, проверка целевого почтового ящика покажет Notifications Service Test Email — от учётной записи отправителя.

Тестовое письмо от службы уведомлений Workspace, полученное на целевой адрес, указанный для проверки.

После успешной настройки и тестирования email для уведомлений обязательно нажмите кнопку

в правом верхнем углу страницы.

Поддерживаемые уведомления

Эта функция поддерживает ряд событий для email-уведомлений:

События, связанные с проектом Workspace

Related page: Проекты Workspace

Уведомления включают:

Project Commit – уведомление, когда проект был зафиксирован (committed) в Workspace.
Project Update – уведомление, когда свойства проекта каким-либо образом изменились (поля Name и/или Description проекта).
Project Release – уведомление, когда проект был выпущен (released) в Workspace.
Project Revision State Change – уведомление, когда изменяется состояние жизненного цикла проекта.
Project Activity Start – уведомление о начале активности, связанной с проектом (Ad Hoc Review, Handoff Review или Milestone Review).
Project Activity Complete – уведомление о завершении активности, связанной с проектом (Ad Hoc Review, Handoff Review или Milestone Review).
Project Delete – уведомление, когда проект был удалён.

Нажмите на текст гиперссылки в основной области сводки письма или на основную кнопку Open , чтобы открыть страницу подробностей проекта Workspace в браузерном интерфейсе Workspace. Нажмите ссылку Open in Altium Designer , чтобы просмотреть проект или ревизию в экземпляре Altium Designer.

Письмо-уведомление отправляется всем пользователям, которые в данный момент являются соисполнителями проекта AND и активно наблюдают за этим проектом. Подробнее см. раздел Watching a Workspace Project. Для событий, связанных с активностями (Project Activity Start, Project Activity Complete), письма отправляются тем пользователям/группам, которые участвуют в активности.

События, связанные с компонентом библиотеки Workspace

Уведомления включают:

Component Create – уведомление, когда в Workspace создан новый компонент.
Component Release – уведомление, когда в Workspace выпущена новая ревизия компонента.
Component Revision State Change – уведомление, когда изменяется состояние жизненного цикла компонента.
Component Delete – уведомление, когда компонент был удалён.

Нажмите на текст гиперссылки в основной области сводки письма или на основную кнопку Open , чтобы открыть страницу подробностей компонента на странице Explorer в браузерном интерфейсе Workspace. Нажмите ссылку Open in Altium Designer , чтобы просмотреть компонент или ревизию через панель Explorer panel в Altium Designer.

Письмо-уведомление отправляется всем пользователям, которые активно отслеживают родительскую папку, в которой находится компонент. Подробнее см. раздел Following a Component Folder.

События, связанные с запросом на утверждение

Уведомления включают:

New Approval Request – уведомление, когда запрос на переход между состояниями жизненного цикла для ревизии Component Item отправлен на утверждение.
Approval Request Reminder – уведомление, когда исходный инициатор запроса использует функцию напоминания (Reminder) для ожидающего утверждения запроса.
State Change Request Processed – уведомление, когда ожидающий утверждения запрос был обработан участником соответствующей группы утверждения. Тип выполненного действия по запросу может быть одним из следующих:
- Cancelled – исходный инициатор запроса на утверждение решил отменить запрос.
- Rejected – участник соответствующей группы утверждения отклонил запрос.
- Approved – если запрос проходит через несколько определённых групп утверждения, это действие применяется, когда участник промежуточной группы утверждения одобрил запрос.
- Completed – участник группы утверждения (или финальной группы утверждения, если определено несколько групп) одобрил запрос.

Нажмите на текст гиперссылки в основной области сводки письма или на основную кнопку Open , чтобы открыть страницу подробностей для Component Item на странице Explorer в браузерном интерфейсе Workspace. Нажмите ссылку Open in Altium Designer , чтобы просмотреть ревизию Item через панель Explorer panel в Altium Designer.

Для New Approval Request и Approval Request Reminder участники соответствующей группы утверждения получают email-уведомления. Когда запрос на изменение состояния обработан, уведомление по email получают и исходный инициатор, и все участники следующей группы утверждения (если определено несколько групп утверждения). Если запрос на утверждение был одобрен участником группы утверждения (или участником финальной группы утверждения, если определено несколько), переход состояния будет выполнен автоматически, и все заинтересованные стороны получат почтовое уведомление об изменении состояния.

События, связанные с задачами

Related page: Работа с задачами

Уведомления включают:

Task Assigned – уведомление, когда задача назначена и требует действия (например, задача, связанная с активностью по ревью проекта, или запрос на компонент).

Нажмите на текст гиперссылки в основной области сводки письма или на основную кнопку Open , чтобы открыть страницу Tasks в браузерном интерфейсе Workspace.

Письмо получат только те пользователи, которым необходимо выполнить текущую задачу в рамках связанного общего процесса workflow.

События, связанные с запросами на компоненты

Уведомления включают:

Part Request Created – уведомление, когда отправлен новый запрос на компонент.
Part Request Complete – уведомление, когда запрос на компонент завершён (либо компонент успешно создан, либо запрос в итоге отклонён).

Щелкните по тексту гиперссылки в основной области сводки письма или по основной Open кнопке, чтобы открыть страницу с подробностями по запросу на компонент (Part Request) на странице Part Requests в браузерном интерфейсе Workspace.

Эти уведомления будет получать только исходный инициатор запроса.

Отслеживание проекта Workspace

Related page: Проекты Workspace

Чтобы получать уведомления по электронной почте, относящиеся к проекту Workspace, нужно не только быть участником (collaborator) этого проекта, но и быть на него «подписанным». Это делается путем watching этого проекта Workspace.

Если вы создали проект — и, следовательно, являетесь его владельцем — вы автоматически будете настроены на отслеживание этого проекта.

Отслеживание проектов Workspace выполняется только через браузерный интерфейс Workspace. Для этого:

Перейдите к нужному проекту Workspace и щелкните по нему один раз, чтобы выбрать его, на странице Projects интерфейса.
Нажмите элемент управления в правом верхнем углу списка проектов, затем выберите пункт Watch в появившемся меню.

Доступ к элементу управления для Watch проекта Workspace.

Также доступно в графическом представлении страницы Projects : выберите плитку нужного проекта, затем нажмите элемент управления

и выберите команду Watch в контекстном меню. Когда страница Projects отображается в виде списка, нажмите элемент управления

в крайней правой части строки нужного проекта и выберите команду Watch в связанном меню.

Вы будете получать соответствующие уведомления, связанные с проектом, через систему email-уведомлений (если она включена).

Чтобы прекратить отслеживание проекта Workspace:

Перейдите к нужному проекту Workspace и щелкните по нему один раз, чтобы выбрать его, на странице Projects интерфейса.
Нажмите элемент управления в правом верхнем углу списка проектов, затем выберите пункт Unwatch в появившемся меню.

Нажмите Unwatch, чтобы фактически отписаться от получения уведомлений по проекту Workspace.

и выберите команду Unwatch в контекстном меню. Когда страница Projects отображается в виде списка, нажмите элемент управления

в крайней правой части строки нужного проекта и выберите команду Unwatch в связанном меню.

Вы также больше не будете получать соответствующие уведомления по этому проекту через систему email-уведомлений (если она включена).

Подписка на папку компонентов

Чтобы получать email-уведомления, относящиеся к компоненту, нужно быть «подписанным» на родительскую папку, в которой находится этот компонент. Это делается путем following этой папки компонентов. Подписка на папки компонентов выполняется только через браузерный интерфейс Workspace. Для этого:

Перейдите к нужной папке компонентов в Workspace на странице Explorer интерфейса.
Щелкните правой кнопкой мыши по записи папки и выберите команду Follow в контекстном меню.

Доступ к элементу управления для Follow папки компонентов, а значит — всей активности по компонентам, созданным в ней.

Вы будете получать соответствующие уведомления, связанные с любой активностью компонентов в этой папке, через систему email-уведомлений (если она включена).

Чтобы прекратить подписку на папку компонентов, щелкните правой кнопкой мыши по записи папки и выберите команду UnFollow в контекстном меню.

Нажмите UnFollow, чтобы фактически отписаться от получения уведомлений об активности компонентов в родительской папке компонентов. Нажмите UnFollow, чтобы фактически отписаться от получения уведомлений об активности компонентов в родительской папке компонентов.