Arbeiten mit Aufgaben

Die Funktion Tasks im Altium On-Prem Enterprise Server bietet Workspace-Mitgliedern eine stark visuelle Methode zum Zugreifen auf, Erstellen und Verwalten von Job-Aktivitäten (Benutzeraufgaben). In einem Kanban-Board-ähnlichen Ablauf dargestellt, werden Aufgaben durch ihre „Swimlane“-Zeilen bis zum Abschluss weitergeführt, wobei sich ihr Status entsprechend ändert (ToDo, InProgress und Resolved). Die Aufgaben selbst können von Workspace-Mitgliedern mit entsprechenden Berechtigungen erstellt und bearbeitet sowie jedem Workspace-Mitglied oder jeder Gruppe zugewiesen werden.

Die Dashboard-Ansicht Tasks ist auf zwei Funktionsebenen verfügbar:

• Context-Aware Tasks – Arbeiten mit Aufgaben, die aus Projektkommentaren erstellt wurden, oder mit allgemeinen Aufgaben, die keinem Projekt zugeordnet sind.

• Process Workflow Tasks – Arbeiten mit kontextbezogenen Aufgaben (wie oben) sowie zusätzlich mit Aufgaben, die einem aktiven Process Workflow zugeordnet sind.

Kontextbezogene Aufgaben

Die Ansicht Tasks ist in Zeilen mit einzelnen Aufgaben-Kacheln angeordnet und wird sowohl mit allgemeinen Aufgaben als auch mit Aufgaben gefüllt, die aus einem bestimmten Projekt zugewiesen wurden. Aufgaben-Kacheln können in eine andere Phase (Statusstufe) verschoben werden, indem sie in eine neue Zeilenposition gezogen werden oder indem ihr Status im rechten Bereich Task details geändert wird. In diesem Bereich können Sie außerdem den Assignee (wem die Aufgabe zugewiesen ist) auf ein anderes Workspace-Mitglied ändern und die Priority-Stufe der Aufgabe anpassen.

Workspace-Aufgaben sind auf globaler Ebene zugänglich, die alle Workspace-Projekte umfasst (verfügbar über das Hauptmenü des Workspace), sowie auf projektspezifischer Ebene, die Aufgaben enthält, die für das aktuell geöffnete Projekt gelten (verfügbar über das Hauptmenü beim Anzeigen dieses Projekts). Der Unterschied zwischen diesen Ansichten wird unten beschrieben:

• The global Tasks view – wird mit allen Aufgaben gefüllt, die derzeit im Workspace aktiv sind. Dazu gehören eine Zeile allgemeiner Aufgaben, die keinem Workspace-Projekt zugeordnet sind, sowie einklappbare Zeilen mit Aufgaben, die für bestimmte Designprojekte gelten:
  • Allgemeine Aufgaben können über die Schaltfläche erstellt und über den Bereich Task details einem bestimmten Benutzer zugewiesen oder mit einer anderen Priorität versehen werden. Diese Aufgaben sind keinem bestimmten Projekt zugeordnet.
  • Projektspezifische Aufgaben werden in der Aufgabenansicht eines Projekts erstellt (siehe Projektspezifische Aufgaben unten) oder indem ein Projektkommentar einem Workspace-Mitglied zugewiesen wird. Aufgaben, die einem Projekt zugeordnet sind, sind nur für Benutzer sichtbar, die Anzeige-/Bearbeitungszugriff auf dieses Projekt haben.

  
  Die gesamte bzw. globale Dashboard-Ansicht Tasks enthält alle aktiven Aufgaben im Workspace.

• The project-specific Tasks view – wird mit allen Aufgaben gefüllt, die für das geöffnete Workspace-Projekt gelten. Dazu gehören eine Zeile allgemeiner Aufgaben, die dem Projekt selbst zugeordnet sind, sowie einklappbare Zeilen mit Aufgaben, die für bestimmte Projektdokumente gelten:

  • Allgemeine Aufgaben können über die Schaltfläche erstellt und über den Bereich Task details einem bestimmten Benutzer zugewiesen oder mit einer anderen Priorität versehen werden. Diese Aufgaben sind dem aktuell geöffneten Projekt zugeordnet.

  • Aufgaben für Projektdokumente werden erstellt, indem ein Kommentar in einem Projektdokument einem Workspace-Mitglied zugewiesen wird.

  
  Die Projekt-Dashboard-Ansicht Tasks enthält alle aktiven Aufgaben, die für das aktuell geöffnete Projekt gelten.

Informationen zum Zuweisen von Aufgaben aus Projektkommentaren in einem Workspace finden Sie auf der Seite Web Viewer.

Informationen zum Zuweisen von Kommentaraufgaben auf der Designseite finden Sie auf der Seite Altium Designer Commenting.

Aufgaben-Kacheln

Die grafischen Kacheln im Dashboard Tasks stellen Aktivitätsaufgaben dar, während sie ihre Statusstufen bis zu einem abgeschlossenen Zustand (Resolved) durchlaufen. Jede Kachel zeigt zusammenfassende Informationen zu ihrer zugehörigen Aufgabe an, darunter:

• Der Kommentar, auf den sich die Aufgabe bezieht, oder der Namenseintrag einer allgemeinen Aufgabe.

• Das Benutzersymbol des Workspace-Mitglieds, dem die Aufgabe zugewiesen ist.

• Die Aufgabenkennung (ID), die sich aus der Projekt-ID und einer Projekt-Aufgabennummer zusammensetzt.

• Das Symbol, das die aktuelle Einstellung Priority der Aufgabe darstellt.

Die Kacheln enthalten außerdem zugehörige Befehle, die über ihr Dropdown-Menü „Optionen“ verfügbar sind ():

• Verwenden Sie die Option Copy Link, um einen Weblink zu einer Aufgabe an eine andere Person zu senden (die Zugriff auf den Workspace hat).
• Verwenden Sie die Option Delete, um die Aufgabe zu entfernen – verfügbar für den Ersteller der Aufgabe oder einen Workspace-Administrator. Beachten Sie, dass bei einer aus einem Projektkommentar erstellten Aufgabe auch dieser gelöscht wird.
• Verwenden Sie die Option Show in Design, um diesen Kommentar in seinem Designdokument zu öffnen (Cross-Probing) – verfügbar, wenn die Aufgabe einem Kommentar zugeordnet ist.

Funktionen der Aufgabenansicht

Obwohl über eine relativ einfache Oberfläche dargestellt, bietet das Workspace-Dashboard Tasks eine flexible und effiziente Möglichkeit, Workflows direkt in der eigentlichen Designumgebung statt über ein externes System zu verwalten und nachzuverfolgen. Neben den inhärenten Verknüpfungen zu den Workspace-Designdaten bietet die Dashboard-Oberfläche außerdem die folgenden interaktiven Funktionen:

• Drag and drop – ziehen Sie eine Aufgaben-Kachel an eine neue Zeilenposition, um ihren Workflow-Status zu ändern (ToDo, InProgress, Resolved).

• Filtering – öffnen Sie das Fenster Filter, um auswählbare Filter aufzurufen, die die Ansicht auf Aufgaben mit bestimmten Bearbeitern, Statusstufen oder Prioritätszuständen einschränken – hier wird die projektbezogene statt der Workspace-weiten Ansicht Tasks gezeigt.
  Beachten Sie, dass Aufgaben Resolved schreibgeschützt (abgedunkelt) angezeigt werden. Um alle Aufgaben Resolved aus der Ansicht herauszufiltern, wählen Sie sowohl die Filter To Do als auch In Progress ().

  

  Das Fenster Filter, das über das obere Dropdown-Menü geöffnet wird, ist mit Schaltflächen für Bearbeiter, Status und Priorität gefüllt, die für den aktuellen Aufgabensatz gelten.

  

  Wählen Sie einen Eintrag aus, um die Aufgabenansicht so zu filtern, dass nur die Kacheln angezeigt werden, die auf die Auswahl zutreffen – hier Aufgaben, die Mitgliedern der Gruppe Engineers zugewiesen sind.

  

  Sie können die aktuelle Auswahl durch erneutes Klicken oder mit den Optionen Clear/Clean All zurücksetzen. Beim Auswählen eines Filters wird die Ansicht sofort aktualisiert.

  

  Es können mehrere Filter ausgewählt werden, um genauer zu steuern, welche Aufgaben-Kacheln in der Ansicht enthalten sind – hier nur diejenigen, die Trevor Smith zugewiesen sind und den Status In Progress haben.

  

  Verwenden Sie die Option Clear All, um alle angewendeten Aufgabenfilter zu entfernen.

    Erledigte Aufgaben werden schreibgeschützt (abgedunkelt) angezeigt, können jedoch von Benutzern mit entsprechenden Berechtigungen wieder in eine aktive Aufgabe (z. B. In Progress) zurückgesetzt werden – siehe Task details pane unten. Beachten Sie, dass das Löschen oder Reaktivieren erledigter Aufgaben nur für kontextbezogene Aufgaben verfügbar ist.

• List Order – verwenden Sie die Menüoptionen  , um die Reihenfolge der aufgelisteten Aufgaben-Kacheln nach der zuletzt geänderten Aufgabe (Sort by Last Modified) oder nach der jeder Aufgabe zugewiesenen Priorität (Sort by Priority) festzulegen.

• Open project – bewegen Sie den Mauszeiger über einen Projektnamen, der einer Aufgabenzeile zugeordnet ist, und klicken Sie auf die Schaltfläche , um dieses Projekt in einem neuen Browser-Tab zu öffnen (verfügbar in der globalen Ansicht Tasks).

• Cross-probing – die Navigation von einer projektbezogenen Aufgabe zu ihrem zugehörigen Kommentar im Projektdokument (mit Show in design) ist bidirektional. Um zurück zu ihrem Eintrag in der projektspezifischen Ansicht Tasks zu navigieren, wählen Sie die Aufgaben-Referenz-ID in der oberen linken Ecke des geöffneten Kommentars oder in dessen Eintrag im Bereich Comments and Tasks ().

• Task details pane – wählen Sie eine Aufgaben-Kachel aus, um im Bereich Task details auf die zugehörigen Informationen und Steuerelemente zuzugreifen. Dieser bietet Zugriff auf:

  • Dropdown-Menüoptionen zum Ändern des Aktivitäts-Status der Aufgabe, des zugewiesenen Workspace-Mitglieds (Aufgaben-Assignee) und der Priority-Stufe der Aufgabe.

  • ein Beschreibungsfeld zum Hinzufügen zusätzlicher Informationen zum Eintrag der Aufgabe im Detailbereich.

  • den Link Show in Design für Cross-Probing zum zugehörigen Kommentar in seinem Quelldokument – verfügbar für Aufgaben, die sich auf Projektkommentare beziehen.

  • den sequenziellen Verlauf der Aufgabe, einschließlich Änderungen ihres Fortschritts-Status, des Benutzers Assignee und der Priority-Stufe.

  • ein Eingabefeld Comment zum Hinzufügen zusätzlicher Notizen oder Kommentare (mit Benutzererwähnungen @) im Aufgaben-Thread. Außerdem kann ein lokal kopiertes Bild in das Feld eingefügt werden.

  
  Wählen Sie eine Aufgaben-Kachel aus, um ihre Informationen im Bereich Task details zu öffnen.

Prozessbasierte Workflow-Aufgaben

Neben den Funktionen von Context-Aware Tasks unterstützt die Ansicht Tasks in einem Altium Enterprise Server Workspace auch Aufgaben, die Process Workflows zugeordnet sind. Die hochgradig konfigurierbaren Process Workflows werden eingesetzt, um Designer eng durch typische tägliche Designprozesse zu führen, etwa das Anfordern neuer Bauteile, das Durchführen von Design-Reviews und das Erstellen neuer Projekte. Jeder Workflow, der zur Umsetzung eines bestimmten Designprozesses verwendet wird, wird als Teil eines Process Definition erstellt. Prozesse und ihre Workflows werden über die Workspace-Oberfläche erstellt und verwaltet – durch einen Administrator dieses Workspace.

Weitere Informationen finden Sie unter Creating & Managing Processes.

Designer können auf alle Prozesse zugreifen und sie starten, die auf administrativer Ebene zur Verwendung aktiviert wurden. Die direkte Interaktion mit einem Prozess – oder genauer gesagt seinem definierten Workflow – erfolgt über das Dashboard Tasks, in dem die Prozessaufgaben neben den zuvor beschriebenen Standardaufgaben für Workspace-Jobanforderungen koexistieren. Die zusätzlichen Process-Workflow-Aufgaben, die in einem Workspace verfügbar sind, beziehen sich auf eine Benutzeraktion, die erforderlich ist, damit ein definierter Workflow im Prozess zum nächsten Schritt fortschreiten kann.

Wählen Sie eine Workflow-Aufgabe aus, um die zugehörigen Informationen im rechten Bereich der Aufgabenansicht anzuzeigen. Beachten Sie, dass Workflow-Aufgaben durch eine grüne Linie auf der linken Seite der Kachel gekennzeichnet sind.

Eine Workflow-Aufgabe ist für den bzw. die zugewiesenen Benutzer – den Bearbeiter – verfügbar und aktiv. Wenn diese im Workspace angemeldet sind, können sie den Workflow über den Aufgabenbereich auf der rechten Seite zum nächsten Prozessschritt weiterführen. Im folgenden Beispiel des Prozesses Ad Hoc Review process führen die vom Benutzer übermittelten Daten () den Prozess in Richtung eines Zustands Completed – oder in den Begriffen des TasksSeitenablaufs zu einem ResolvedStatus.

Arbeiten mit Prozessaufgaben

Prozess-Workflow-Aufgaben, die auf der Seite Tasks angezeigt werden, werden als Reaktion auf Schritte in aktiven Prozessen erstellt, die eine Aktion eines Workspace-Mitglieds erfordern. Alle Benutzer sehen solche Aufgaben, aber nur diejenigen, denen eine Aufgabe zugewiesen ist (Bearbeiter), können darauf reagieren.

Die Prozesse selbst können, sofern sie von einem Workspace-Administrator aktiviert wurden, je nach Prozessfunktionalität von Benutzern an verschiedenen Stellen aufgerufen werden:

• Projektaktivitäten wie Reviews, bei denen Aufgaben für die zugewiesenen Reviewer erstellt werden.

  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Projects.

  • Aufruf über die Schaltfläche beim Anzeigen von Aufgaben für ein bestimmtes Projekt.

  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Activities.

• Projekterstellungen, bei denen Aufgaben erstellt werden, wenn Benutzereingaben erforderlich sind.

  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Projects.

  • Aufruf durch Klonen über die obere Schaltfläche auf der Seite Projects.

• Teileanfragen, bei denen Aufgaben für Benutzer erstellt werden, die an der Anfrage arbeiten.

  • Aufruf über die Schaltfläche auf der Seite Part Requests.

• Aktivierte Prozesse können auch direkt in Altium Designer aufgerufen werden; die daraus resultierenden Aufgaben sind über das Tasklist panel zugänglich.

  Einzelheiten zur Arbeit mit Review-Aktivitäten in Altium Designer finden Sie unter Performing Design Reviews.

Bereich „Aufgabendetails“

Wählen Sie eine Prozessaufgaben-Kachel aus, um ihre vollständigen Details im rechten Bereich anzuzeigen. Obwohl der Inhalt je nach Design des Prozessformulars unterschiedlich ist, stehen Benutzern unter anderem folgende gemeinsame Elemente zur Verfügung:

• Assignee – das benannte Workspace-Mitglied oder die Gruppe, das bzw. die eine Aktion ausführen muss, um die Schritte des Prozess-Workflows oder nur den aktuellen Schritt abzuschließen. Ein Workspace-Administrator kann die aktuelle Aufgabe über die Dropdown-Benutzerliste einem anderen Workspace-Mitglied neu zuweisen.

• Show Activity – öffnet die Ansicht Activity des Bereichs, die vollständige Details des Projektprozesses anzeigt, auf den sich die ausgewählte Aufgabe bezieht, einschließlich einer chronologischen Liste von Workflow-Ereignissen, die die Abfolge der Benutzeraktivitäten nachverfolgt. Das obere Menü  des Bereichs enthält Optionen zum Anzeigen des Workflow-Diagramms der Aufgabe in ihrem aktuellen Fortschrittsstatus () sowie zum TerminateBeendenResolved der aktiven Aufgabe in einen geschlossenen (und ) Zustand – nur möglich für den Aufgabeninitiator und Administratoren.

Bei Workflow-Aufgaben zeigt der Hauptbereich des Fensters alle Informationen und Eingabefelder an, die für diese Aufgabe von dem Administrator definiert wurden, der sie erstellt hat. Die Eingabefelder dienen dazu, Auswahlmöglichkeiten, Informationen oder Daten vom Benutzer zu erfassen, die den weiteren Fortschritt dieses Workflows ermöglichen.

Der Bereich Task auf der rechten Seite bietet Optionen, die Aufgabe einem anderen Benutzer zuzuweisen, und ermöglicht das Umschalten zur Ansicht Activity, die sich auf die aktuelle Aufgabe bezieht.

Unter bestimmten Umständen wird die Workspace-Aufgabe Assignee als „Nicht zugewiesen“ () angezeigt, weil sie keinem Workspace-Mitglied ausdrücklich zugeordnet wurde und einem geeigneten Benutzer zugewiesen oder von diesem übernommen werden muss (ein Kandidat). In diesem Fall hat der Workflow-Prozess selbst – bei seiner Erstellung oder Bearbeitung – diese Phase einem Benutzerkreis oder einer bestimmten Gruppe zugewiesen, beispielsweise Administrators oder Librarians. Ziel ist es, dass ein geeigneter Kandidat die Verantwortung für diese Aufgabenphase übernimmt und dann die erforderliche Aktion ausführt, die den Prozess zum nächsten Schritt oder zum Abschluss bringt.

Ein erstellter Prozess-Workflow kann Aufgabenphasen enthalten, die einer Gruppe von Workspace-Mitgliedern zugewiesen sind und von diesen als Kandidaten übernommen werden können.

Innerhalb von Altium Designer erscheinen nicht zugewiesene Aufgaben als Einträge im Bereich Tasks der Tasklist panel mit dem Symbol . Wenn Sie auf eine solche Aufgabe klicken, bietet das nachfolgende Formular eine Schaltfläche , mit der Sie die Aufgabe übernehmen können, ohne zur Browseroberfläche wechseln zu müssen, um sie zu beanspruchen. Aufgaben, die Sie sich selbst zugewiesen haben, werden dann durch das Symbol unterschieden.

Seite „Activities“

Die Projektseite Activities bietet eine detaillierte Übersicht über die aktiven oder abgeschlossenen Prozesse, die dem aktuellen Projekt zugeordnet sind. Wenn die Seite direkt über den Navigationsbaum geöffnet wird, werden alle dem Projekt zugeordneten Prozesse einschließlich ihres Fortschrittsstatus und ihrer Benutzerzuweisung aufgelistet. Wenn die Seite Activities dagegen mit einer ausgewählten Aufgabe in der Ansicht Tasks verknüpft wurde – über den Befehl Show Activity im Detailbereich –, wird nur der Prozess angezeigt, der dieser bestimmten Aufgabe zugeordnet ist.

Die Seite Activities zeigt, wenn sie direkt geöffnet wird, alle Prozesse an, die sich auf das aktuell geöffnete Projekt beziehen.

Ein aufgelisteter Prozesseintrag enthält detaillierte Informationen wie seine aktuelle Phasenposition im Workflow (State), die dem Prozess zugewiesenen Workspace-Mitglieder (Assignee), den Benutzer, der den Prozess initiiert hat (Started By), und den Zeitpunkt seines Aufrufs (Started At). Klicken Sie auf eine Spaltenüberschrift, um die Prozessliste nach dieser Datenspalte zu sortieren, und klicken Sie erneut, um die Sortierreihenfolge umzuschalten. Beachten Sie, dass nur der Prozessinitiator oder ein Administrator einen Prozess beenden kann ().

Weitere Details zu einem ausgewählten Prozess sind über die Informationsoptionen im unteren Bildschirmbereich verfügbar. Dazu gehören:

• Diagram – eine kommentierte Grafik, die den Workflow und den Status der Aktivität darstellt (den Punkt, der im Ablauf erreicht wurde), hervorgehoben durch den zugehörigen Namen des Bearbeiters.

• Data – die parametrischen Daten zur Aktivität, einschließlich eines Links zum zugehörigen Projekt.

• History – die fortlaufende Historie der Workflow-Ereignisse (Start, Vorbereitung, Aufgabenabschluss usw.) von oben nach unten.

Eine neue Prozessaktivität kann über die Schaltfläche aufgerufen werden. Schalten Sie die Schaltfläche in den Modus , um inaktive Prozesse aufzulisten (solche, die Completed oder Terminated sind), und verwenden Sie die Schaltfläche , um eine detaillierte Liste der aktuell angezeigten Prozesse als CSV-formatierte Datei herunterzuladen.

Seite „Part Requests“

Neben der Interaktion mit Part-Request-Prozessen über Workflow-Aufgaben auf der Seite Tasks bietet die dedizierte Seite Part Requests des Workspace eine detaillierte Übersicht über die Prozesse, die diesen Aufgaben zugeordnet sind. Wie die Projektseite Activities bietet die Seite Part Request vollständige Details zu den zugehörigen Prozessen, einschließlich ihres Status und der zugeordneten Benutzer.

Wählen Sie einen Eintrag eines Anforderungsprozesses aus, um den zugrunde liegenden Prozess-Workflow anzuzeigen (Registerkarte Diagram). Dieser zeigt an, an welcher Stelle sich die Anforderung innerhalb des Ablaufs befindet und wer eine Aufgabe ausführen muss, um die Anforderung weiterzuführen. Es stehen außerdem Registerkarten zur Verfügung, um die mit der Anforderung verknüpften Daten anzuzeigen (Data tab) sowie einen Verlauf der im Prozess-Workflow der Anforderung ausgeführten Aktionen einzusehen (Registerkarte History). Beachten Sie, dass nur der Initiator des Prozesses oder ein Administrator einen Anforderungsprozess beenden kann ().

Die Seite „Part Requests“ mit einem aktiven Anforderungsprozess sowie der aktuell ausstehenden Aufgabe und der dafür verantwortlichen Person.

Auf dieser Seite kann über die Schaltfläche ein neuer Part-Request-Prozess gestartet werden. Außerdem kann die Liste mit inaktiven Part-Request-Prozessen (solchen, die Completed oder Terminated sind) gefüllt werden, indem das obere Steuerelement Active in den Modus Closed umgeschaltet wird. Die nur für Workspace-Administratoren verfügbare Schaltfläche dient zum Herunterladen einer detaillierten Liste der aktuell angezeigten Part-Release-Prozesse als CSV-formatierte Datei.

Weitere Informationen zur Arbeit mit Part Requests in Altium Designer finden Sie unter Process-based Part Requests.