Process-based Part Requests

Le nombre de composants de conception disponibles pour un ingénieur lors de la capture de son prochain design peut varier de quelques centaines, dispersés dans des bibliothèques individuelles de symboles et de modèles, à plusieurs centaines de milliers, stockés dans une base de données dédiée des composants de l’entreprise. Mais quel que soit le nombre de composants disponibles, il y en aura toujours d’autres qui ne le sont pas et qui devront être créés puis ajoutés pour être réutilisés.

Dans une petite société de conception, un ingénieur changera simplement de « casquette » et deviendra le bibliothécaire, créant rapidement les composants requis qui manquent à son arsenal de conception. En revanche, dans une organisation plus grande qui emploie un service de bibliothèque dédié pour développer et maintenir les composants de conception — accessibles à tous les ingénieurs et concepteurs de cette organisation — il est logique de soumettre à ce service des demandes de nouveaux composants (manquants). Pour offrir une solution élégante à cela, Altium Designer propose la fonctionnalité Part Requests.

Un ingénieur peut simplement soumettre une demande pour la création d’une ou plusieurs pièces et être averti lorsque cette demande a été soit traitée et que le ou les composants sont disponibles, soit rejetée (avec la raison). Le demandeur fournit autant d’informations clés que possible pour étayer sa demande (fabricant et numéro(s) de pièce, description(s), toute fiche technique pertinente (PDF ou URL)). Des éléments de composant provisoires peuvent même être créés afin que le bibliothécaire puisse ensuite les reprendre et les finaliser.

Workflows du processus de demande de pièce

Related page: Creating & Managing Processes (Altium 365 Workspace, Enterprise Server Workspace)

Altium Designer fournit un puissant environnement de conception collaborative. Cela inclut la prise en charge des Workflows qui guident les concepteurs d’une entreprise à travers des processus de conception quotidiens typiques, tels que la création de nouvelles pièces. Chaque Workflow utilisé pour mettre en œuvre un processus de conception particulier est créé dans le cadre d’un Process Definition. Il peut donc être désigné comme le Workflow sous-jacent de ce processus, ou simplement comme un Process Workflow.

Les processus et leurs Workflows sont créés et gérés via la browser interface du Workspace — par un administrateur de ce Workspace. Une seule définition de processus prédéfinie pour les demandes de pièces est activée par défaut (New Part Request). Vous la trouverez dans l’onglet Part Requests de la page Admin – Processes de la browser interface. Utilisez-la, modifiez-la ou créez la vôtre selon vos besoins, afin de répondre aux exigences de gestion des demandes de pièces dans votre entreprise. En outre, cinq autres exemples de définitions de processus sont disponibles — New Part Request Assign, New Part Request Multiple Tasks, Part Request with PLM Part Create, Part Request with lifecycle change et New Part Request Notify 3rd party. Ils ne peuvent pas être activés et utilisés tels quels. Chacun d’eux s’apparente donc davantage à un « modèle » — modifiez-le selon les exigences de votre entreprise, donnez-lui un nom et enregistrez-le comme nouvelle définition de processus, que vous pourrez ensuite activer et utiliser, avec toutes les autres définitions du thème de processus Part Requests.

• New Part Request — active et prête à l’emploi, dont le diagramme de workflow est présenté ci-dessous.

  
  Le diagramme de workflow de la définition de processus New Part Request.

• New Part Request Assign — définition d’exemple de modèle, à partir de laquelle vous pouvez créer votre propre définition (modifier, nommer, puis enregistrer/déployer). Le diagramme de workflow est présenté ci-dessous.

  
  Le diagramme de workflow de l’exemple de définition de processus New Part Request Assign.

• New Part Request Multiple Tasks — définition d’exemple de modèle, à partir de laquelle vous pouvez créer votre propre définition (modifier, nommer, puis enregistrer/déployer). Le diagramme de workflow est présenté ci-dessous.

  
  Le diagramme de workflow de l’exemple de définition de processus New Part Request Multiple Tasks.

• Part Request with PLM Part Create — définition d’exemple de modèle prenant en charge la création automatique d’un composant dans votre instance PLM, puis la propagation du numéro de pièce généré vers le composant dans le Workspace. Le diagramme de workflow est présenté ci-dessous.

  
  Le diagramme de workflow de l’exemple de définition de processus Part Request with PLM Part Create.

  Un point important à noter est que lorsque vous modifiez cet exemple de définition pour créer la vôtre, vous devez spécifier l’instance PLM dans laquelle les pièces doivent être créées. Sélectionnez l’entité Create Part in PLM dans le diagramme de workflow et choisissez l’instance PLM dans le menu déroulant associé au champ PLM Instance. Ce menu répertorie toutes les instances PLM actuellement définies (telles que définies sur la page PLM Integration de l’interface).

• Part Request with lifecycle change — définition d’exemple de modèle, offrant la possibilité de modifier l’état du cycle de vie d’un composant. Le diagramme de workflow est présenté ci-dessous.

  
  Le diagramme de workflow de l’exemple de définition de processus Part Request with lifecycle change.

• New Part Request Notify 3rd party — définition d’exemple offrant la possibilité de déclencher une notification EDS avec des paramètres issus du workflow et d’attendre une réponse d’EDS. Cela peut être utilisé pour intégrer un système tiers dans les processus Enterprise Server (nécessite l’accès au SDK Enterprise Server), vous donnant la possibilité de personnaliser davantage vos workflows et de permettre l’influence de décisions dans le workflow d’un processus à partir d’une source externe. Le diagramme de workflow est présenté ci-dessous.

  
  Le diagramme de workflow de l’exemple de définition de processus New Part Request Notify 3rd party.

Lancement des demandes de pièces

Une fois que l’ensemble requis de définitions de processus pour le thème de processus Part Requests a été élaboré selon les besoins de votre entreprise, les définitions activées seront disponibles pour tous les utilisateurs dès lors qu’ils sont activement connectés au Workspace. Les sections suivantes examinent où un concepteur peut accéder à ces processus actifs et les démarrer, à la fois via Altium Designer et via la browser interface du Workspace.

Les administrateurs du Workspace peuvent démarrer une nouvelle instance de toute définition de processus activée — directement depuis l’onglet Part Requests dans la zone Processes de la browser interface du Workspace — en cliquant sur le contrôle .

Depuis Altium Designer

Depuis Altium Designer, les définitions de processus activées faisant partie du thème Part Requests sont accessibles aux emplacements suivants :

• Depuis le panneau Components. Cliquez avec le bouton droit dans la zone principale du panneau — les définitions de processus actives de demande de pièce sont disponibles dans le sous-menu Operations » Submit Request. Vous pouvez également cliquer sur le lien Submit request sous la section Need more components?.

  
  Lancement d’une demande de pièce depuis le panneau Component.

  Si aucune définition de processus active n’est disponible pour le thème de processus Part Requests, le sous-menu Submit Request sera grisé (indisponible). Vous devrez peut-être vous déconnecter du Workspace puis vous reconnecter, ou redémarrer Altium Designer, pour actualiser.

• Depuis le panneau Manufacturer Part Search. Si l’élément de recherche actuellement sélectionné n’a pas d’icône , le volet Details (accessible en cliquant sur ) affichera le bouton . Cliquez sur la partie déroulante du bouton pour accéder à un menu des définitions de processus actives de demande de pièce. En cliquant directement sur la partie principale du bouton, vous lancerez la première définition de processus de la liste.

  Demander une pièce via le panneau Manufacturer Part Search offre l’avantage supplémentaire de préremplir automatiquement les informations clés, y compris toutes les fiches techniques et les informations paramétriques.

  
  Lancement d’une demande de pièce depuis le panneau Manufacturer Part Search à partir d’un composant sans modèles.

  Si aucune définition de processus active n’est disponible pour le thème de processus Part Requests, le bouton sera grisé (indisponible). Vous devrez peut-être vous déconnecter du Workspace puis vous reconnecter, ou redémarrer Altium Designer, pour actualiser.

  Si l’élément de recherche actuellement sélectionné comporte une icône , les définitions de processus actives de demande de pièce seront disponibles dans le menu associé au bouton (cliquez sur la partie déroulante du bouton).

  
  Lancement d’une demande de pièce depuis le panneau Manufacturer Part Search à partir d’un composant avec modèles.

  Les définitions de processus actives de demande de pièce sont également accessibles depuis le menu contextuel de la zone principale du panneau, via le sous-menu Submit Request.

  
  Lancement d’une demande de pièce depuis la zone principale du panneau Manufacturer Part Search.

  Si aucune définition de processus active n’est disponible pour le thème de processus Part Requests, le sous-menu Submit Request sera grisé (indisponible). Vous devrez peut-être vous déconnecter du Workspace puis vous reconnecter, ou redémarrer Altium Designer, pour actualiser.

• Depuis le panneau Explorer, lorsque le dossier dédié Part requests est sélectionné ou après avoir effectué une recherche. Le bouton sera disponible et, lorsqu’il sera actionné, présentera les définitions de processus actives de demande de pièce parmi lesquelles choisir.

  
  Lancement d’une demande de pièce depuis le panneau Explorer .

  Notez que si la fonctionnalité Legacy Part Requests feature a été activée pour un Enterprise Server Workspace, alors le bouton apparaîtra sous la forme . Une entrée supplémentaire relative aux nouvelles demandes de pièces utilisant cette fonctionnalité héritée apparaîtra également dans le menu. Elle portera le suffixe (Legacy). Si aucune définition de processus active n’est disponible pour le thème de processus Part Requests et que la fonctionnalité Legacy Part Requests n’est pas activée, le bouton Submit Request ne sera pas affiché. Vous devrez peut-être vous déconnecter du Workspace puis vous reconnecter, ou redémarrer Altium Designer, pour actualiser.

Démarrer une demande

Après avoir choisi la définition de processus de demande de pièce requise, la boîte de dialogue Start Part Request apparaît. Elle présente des commandes permettant de définir la pièce demandée ; fournissez autant d’informations que possible afin que la personne chargée de créer le composant puisse livrer la pièce exactement comme nécessaire.

Les informations réellement contenues dans la boîte de dialogue dépendent du contenu défini dans le formulaire associé à l’élément Start du workflow du processus. L’image suivante montre le formulaire défini pour l’élément Start de la définition de processus New Part Request, ainsi que la boîte de dialogue Start Part Request qui en résulte lorsque cette définition est exécutée depuis le panneau Components ou le panneau Explorer.

Exemple montrant la boîte de dialogue Start Part Request lors de l’exécution de la définition de processus New Part Request depuis le panneau Components ou le panneau Explorer. Le contenu de la boîte de dialogue est déterminé dans une large mesure par le formulaire sous-jacent de l’élément Start du workflow de processus de cette définition.

L’image suivante montre la boîte de dialogue Start Part Request lorsque la définition de processus New Part Request est exécutée depuis le panneau Manufacturer Part Search. L’envoi d’une demande de pièce depuis ce panneau présente l’avantage supplémentaire de préremplir automatiquement les informations clés, y compris toutes les fiches techniques et les informations paramétriques.

Exemple montrant la boîte de dialogue Start Part Request lors de l’exécution de la définition de processus New Part Request depuis le panneau Manufacturer Part Search. Notez qu’un grand nombre d’informations sont préremplies pour vous (surlignées en vert pour la pièce choisie ici).

Pour les définitions de processus de demande de pièce par défaut, les commandes suivantes sont disponibles :

• Request title – un titre est automatiquement généré avec la demande et lui est attribué, au format <ProcessName> #n. Ce champ contient le texte AUTO et n’est pas modifiable.
• Part number – il s’agit d’un champ obligatoire indiquant au bibliothécaire la référence exacte de la pièce que vous souhaitez qu’il crée.
• Manufacturer – il s’agit d’un champ obligatoire permettant d’indiquer au bibliothécaire qui fabrique réellement la pièce.
• Description – ce champ peut être utilisé pour fournir une description détaillée de la pièce (généralement tirée de la fiche technique du fabricant).
• Priority – il s’agit d’un champ obligatoire utilisé pour indiquer la priorité de la demande. Choisissez Low, Medium ou High. Le paramètre par défaut est Medium.
• Needed by – utilisez ce champ pour spécifier la date à laquelle vous avez besoin que le composant soit prêt. Un clic dans le champ ouvre une fenêtre de calendrier permettant de spécifier la date requise.
• Link – si vous disposez d’une URL vers la fiche technique de la pièce, saisissez-la dans ce champ.
• Datasheets – si vous disposez de fiches techniques pour la pièce, ajoutez-les à l’aide de ce champ, soit via une boîte de dialogue en cliquant sur le bouton , soit par glisser-déposer dans la zone indiquée. Des fichiers de tout format peuvent être joints. Pour supprimer un fichier, cliquez sur sa commande de suppression ().

• Preliminary components – utilisez ce champ pour ajouter des liens vers tout symbole, empreinte et composant existants dans votre Workspace, pouvant servir de base à la création de la pièce demandée. Cliquez dans le champ et commencez à saisir pour accéder à une liste des Items disponibles (par ID d’Item). Le choix d’une entrée l’ajoute au champ. Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour accéder à la boîte de dialogue Choose Items (une variante simplifiée du panneau Explorer), qui permet de rechercher les composants préliminaires requis. Pour supprimer une entrée, cliquez sur sa commande de fermeture ().

  
  Ajoutez des liens vers du contenu existant dans le Workspace, qui peut être utilisé lors de la création de la pièce demandée.

• Properties – ce champ n’est disponible que lorsque la demande est lancée à partir d’une pièce choisie dans le panneau Manufacturer Part Search et charge/présente simplement les paramètres de cette pièce, ainsi que leurs valeurs.

Une fois toutes les données saisies/spécifiées comme requis, cliquez sur le bouton pour lancer la demande. Les champs Part number, Manufacturer et Priority constituent le minimum de données requis pour qu’une demande de pièce puisse être traitée ; ils sont donc obligatoires. Si vous essayez de lancer la demande sans qu’un de ces champs soit défini, le champ sera signalé comme obligatoire, affiché avec une icône de point d’exclamation rouge, et le bouton sera indisponible.

Les champs Part number, Manufacturer et Priority sont des informations essentielles nécessaires à la création de la nouvelle pièce et, à ce titre, sont obligatoires — vous ne pouvez pas poursuivre la demande tant que l’un d’eux reste non défini.

Depuis l’interface navigateur du Workspace

Depuis l’interface navigateur du Workspace, les définitions de processus activées faisant partie du thème Part Requests sont accessibles depuis la page Part Requests, en cliquant sur le bouton en haut à droite de la page.

Accès aux définitions Part Requests activées depuis la page Part Requests de l’interface navigateur du Workspace. L’exemple présenté ici montre l’accès aux définitions dans un Workspace Altium 365. Survolez l’image avec le curseur pour voir l’accès aux définitions dans un Workspace Enterprise Server.

Si aucune définition de processus active n’est disponible pour le thème de processus Part Requests, le bouton sera indisponible. S’il n’existe qu’une seule définition de processus, le bouton n’apparaîtra pas avec une fonctionnalité de liste déroulante et lancera immédiatement ce processus lorsqu’on clique dessus.

Lancement de la demande

Après avoir choisi la définition de processus de demande de pièce requise, une fenêtre apparaît, dont le titre reflète le nom de la définition de processus choisie. Elle présente des commandes permettant de définir la pièce demandée ; fournissez autant d’informations que possible afin que la personne chargée de créer le composant puisse livrer la pièce exactement comme nécessaire.

Les informations réellement contenues dans la boîte de dialogue dépendent du contenu défini dans le formulaire associé à l’élément Start du workflow du processus. L’image suivante montre le formulaire défini pour l’élément Start de la définition de processus New Part Request, ainsi que la fenêtre New Part Request qui en résulte.

Exemple montrant la fenêtre New Part Request lors de l’exécution de la définition de processus New Part Request depuis l’interface navigateur du Workspace. Le contenu de la fenêtre est déterminé dans une large mesure par le formulaire sous-jacent de l’élément Start du workflow de processus de cette définition.

Pour les définitions de processus de demande de pièce par défaut, les commandes suivantes sont disponibles :

• Request title – un titre est automatiquement généré avec la demande et lui est attribué, au format <ProcessName> #n. Ce champ contient le texte AUTO et n’est pas modifiable.

• Part number – il s’agit d’un champ obligatoire indiquant au bibliothécaire la référence exacte de la pièce que vous souhaitez qu’il crée.

• Manufacturer – il s’agit d’un champ obligatoire permettant d’indiquer au bibliothécaire qui fabrique réellement la pièce.

• Description – ce champ peut être utilisé pour fournir une description détaillée de la pièce (généralement tirée de la fiche technique du fabricant).

• Priority – il s’agit d’un champ obligatoire utilisé pour indiquer la priorité de la demande. Choisissez Low, Medium ou High. Le paramètre par défaut est Medium.

• Needed by – utilisez ce champ pour spécifier la date à laquelle vous avez besoin que le composant soit prêt. Un clic dans le champ ouvre une fenêtre de calendrier permettant de spécifier la date requise.

• Link – si vous disposez d’une URL vers la fiche technique de la pièce, saisissez-la dans ce champ.

• Datasheets – si vous disposez de fiches techniques pour la pièce, ajoutez-les à l’aide de ce champ, soit via une boîte de dialogue en cliquant sur le bouton , soit par glisser-déposer dans la zone indiquée. Des fichiers de tout format peuvent être joints. Pour supprimer un fichier, cliquez sur sa commande de suppression ().

• Preliminary components – utilisez ce champ pour ajouter des liens vers tout symbole, empreinte et composant existants dans votre Workspace, pouvant servir de base à la création de la pièce demandée. Cliquez dans le champ et commencez à saisir pour accéder à une liste des Items disponibles (par ID d’Item). Le choix d’une entrée l’ajoute au champ. Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour accéder à la fenêtre Explorer, qui permet de rechercher les composants préliminaires requis. Pour supprimer une entrée, cliquez sur sa commande de fermeture ().

  
  Ajoutez des liens vers du contenu existant dans le Workspace, qui peut être utilisé lors de la création de la pièce demandée.

Une fois toutes les données saisies/spécifiées comme requis, cliquez sur le bouton pour lancer la demande. Les champs Part number, Manufacturer et Priority constituent le minimum de données requis pour qu’une demande de pièce puisse être traitée ; ils sont donc obligatoires. Si vous essayez de lancer la demande sans qu’un de ces champs soit défini, le champ sera signalé comme obligatoire.

Les champs Part number, Manufacturer et Priority sont des informations essentielles nécessaires à la création de la nouvelle pièce et, à ce titre, sont obligatoires — vous ne pouvez pas poursuivre la demande tant que l’un d’eux reste non défini.

Affectation initiale de la demande

La manière dont une nouvelle demande de pièce est initialement affectée dépend des paramètres définis pour Assignee, Except et Task ownership — définis pour la tâche utilisateur initiale rencontrée après la soumission de la demande, dans le cadre du workflow sous-jacent de la définition de processus.

• Assignee – il peut s’agir d’un seul utilisateur de votre Workspace, de plusieurs utilisateurs ou d’un rôle spécifique (groupe d’utilisateurs).
• Except– qui n’est pas autorisé à travailler sur la tâche, même s’il fait partie du périmètre des personnes assignées (par exemple, le demandeur ne doit pas approuver sa propre demande de pièce !).
• Task ownership – détermine qui peut intervenir sur une tâche, par rapport au(x) utilisateur(s) spécifié(s) dans le champ Assignee. Les options suivantes sont disponibles :
  • One of assigned users – s’il n’y a qu’un seul utilisateur dans le champ Assignee, la tâche initiale de traitement de la demande est attribuée directement à cet utilisateur. S’il y a plusieurs personnes assignées, tous les utilisateurs voient la tâche dans leur liste de tâches, et l’un d’eux se l’attribue.
  • All assigned users – toutes les personnes assignées reçoivent la tâche.

Pour les définitions de processus Part Request par défaut, le Assignee est défini comme étant les administrateurs du Workspace (membres du rôle Administrators). Task ownership est défini sur One of assigned users, ce qui signifie que l’un de ces utilisateurs administratifs doit prendre en charge la demande.

L’utilisateur qui reçoit initialement la tâche de traitement d’une nouvelle demande de pièce dépend de la manière dont les paramètres de Assignee, Except et Task ownership ont été définis pour la tâche utilisateur initiale dans le workflow sous-jacent de la définition de processus applicable. L’image ci-dessus montre les paramètres de la définition de processus New Part Request par défaut.

Traitement d’une Part Request

Related page: Working with Tasks (Altium 365 Workspace, Enterprise Server Workspace)

Une fois qu’une Part Request a été initiée, l’interaction avec cette demande – ou plus précisément avec le workflow de processus défini – se fait via le concept de Tasks. Une tâche correspond à une tâche utilisateur définie dans le workflow – un point où une action de l’utilisateur est nécessaire pour que le workflow progresse. Pour une Part Request, la tâche initiale du workflow sera dirigée vers la personne chargée de créer cette pièce et responsable de cette création.

Accéder aux tâches depuis Altium Designer

Lorsque vous êtes connecté à votre Workspace via Altium Designer, votre liste actuelle de tâches est disponible dans le panneau Tasklist panel. Pour les tâches liées aux Part Request, regardez le Title de la tâche, qui reflète le nom du processus associé, accompagné d’un suffixe d’instance (par ex., New Part Request #1). Le nom de la tâche est simplement celui donné à l’élément de tâche utilisateur dans le workflow sous-jacent du processus.

Exemples de tâches Part Request actuellement attribuées à l’utilisateur actuellement connecté au Workspace, ou disponibles pour lui être attribuées.

Une tâche non attribuée est affichée dans la liste des tâches avec l’icône . Les tâches qui vous sont attribuées se distinguent par l’icône .

Cliquer sur l’entrée d’une tâche ouvre une boîte de dialogue contenant le formulaire associé à cette tâche. Le formulaire présente toutes les informations et tous les champs qui ont été définis pour cette tâche utilisateur spécifique – par un administrateur lors de la conception du workflow du processus – afin d’obtenir des choix, des informations ou des données de l’utilisateur, ce qui facilitera la progression du workflow.

Si la tâche n’est actuellement pas attribuée, tous les utilisateurs pouvant la prendre en charge – Candidates pour cette tâche – pourront la voir dans leur panneau Tasklist. Pour travailler sur une telle tâche, vous devrez d’abord vous l’attribuer. Lorsque vous cliquez sur une telle tâche, le formulaire suivant propose un bouton – cliquez dessus pour prendre la tâche en charge. Après cela, vous pourrez travailler sur la tâche, conformément à son flux de processus sous-jacent.

Exemple de formulaire pour une tâche utilisateur associée au processus New Part Request par défaut, lorsqu’il est ouvert depuis le panneau Tasklist dans Altium Designer.

Pour afficher le workflow sous-jacent du processus parent de la tâche, activez l’onglet Diagram. Le diagramme montre le workflow complet du processus, ainsi que l’étape atteinte dans ce flux – la tâche utilisateur que vous êtes en train de traiter, indiquée par la présence de votre nom.

Affichage du diagramme de workflow pour le processus New Part Request par défaut, mettant en évidence la tâche utilisateur nécessitant une action, ainsi que la personne concernée.

Interagissez avec le formulaire selon les besoins pour accomplir votre tâche. Cela peut signifier choisir une option, ajouter un commentaire ou joindre des fichiers/données supplémentaires. Pour le processus New Part Request par défaut, par exemple, la tâche du créateur de la pièce comporte trois champs clés :

• Components – utilisez ce champ pour ajouter des liens vers tout symbole, empreinte et composant existants dans votre Workspace, qui ont été créés pour fournir la pièce demandée.
• Next step – utilisez ce champ pour déterminer ce qui se passe ensuite dans le cycle de vie de cette demande de pièce :
  • Completed – choisissez cette option si vous avez créé la pièce (et les modèles de domaine associés, le cas échéant).
  • Rejected – choisissez cette option si vous n’avez pas l’intention de créer la pièce (et, point crucial, ajoutez-en la raison dans le champ Note).
  • Needs more info – choisissez cette option si vous ne pouvez pas créer la pièce pour le moment sans informations supplémentaires de la part du demandeur (et, point crucial, ajoutez ce qui est nécessaire dans le champ Note).
• Note – utilisez ce champ pour fournir un commentaire relatif à la tâche. Par exemple, pour indiquer que le composant nouvellement créé est « prêt à l’emploi », ou pour donner une explication concise de la raison pour laquelle la pièce demandée ne sera pas créée. Et si vous avez besoin de plus d’informations de la part du demandeur, c’est ici qu’il faut signaler ce qui manquait dans la demande initiale !

Une fois le formulaire de votre tâche rempli comme requis, cliquez sur le bouton , afin que le processus puisse passer à l’étape pertinente suivante. La tâche sera considérée comme terminée et sera supprimée du panneau. Si la tâche suivante dans le flux vous est également attribuée, le formulaire associé sera présenté automatiquement.

Accéder aux tâches depuis l’interface navigateur du Workspace

Connectez-vous à l’interface navigateur de votre Workspace et accédez à la page Tasks, pour voir la liste de vos tâches actuellement en attente, qui nécessitent une action. Chaque tâche correspond à une étape spécifique atteinte dans le workflow d’un processus associé.

Pour les tâches liées aux Part Request, regardez le Title de la tâche, qui reflète le nom du processus associé, accompagné d’un suffixe d’instance (par ex. New Part Request #1). Le nom de la tâche est simplement celui donné à l’élément de tâche utilisateur dans le workflow sous-jacent du processus.

Exemples de tâches Part Request actuellement attribuées à l’utilisateur actuellement connecté au Workspace, ou disponibles pour lui être attribuées. Sont affichées ici des tâches Part Request dans un Altium 365 Workspace. Survolez l’image avec le curseur pour voir les tâches Part Request dans un Enterprise Server Workspace.

Une tâche non attribuée est affichée dans la liste des tâches avec l’icône . Les tâches qui vous sont attribuées se distinguent par l’icône .

Cliquez sur l’entrée de tâche applicable – relative à la Part Request – pour afficher son formulaire associé dans l’onglet Form, sur le côté droit de la page. Le formulaire présente toutes les informations et tous les champs qui ont été définis pour cette tâche utilisateur spécifique – par un administrateur lors de la conception du workflow du processus – afin d’obtenir des choix, des informations ou des données de l’utilisateur, ce qui facilitera la progression du workflow.

Exemple de formulaire pour une tâche utilisateur associée au processus New Part Request par défaut, lorsqu’il est ouvert depuis la page Tasks dans l’interface navigateur du Workspace.

Pour afficher le workflow sous-jacent du processus parent de la tâche, activez l’onglet Diagram. Le diagramme montre non seulement le workflow complet du processus, mais aussi l’étape atteinte dans ce flux – la tâche utilisateur que vous êtes en train de traiter, indiquée par la présence de votre nom.

Affichage du diagramme de workflow pour le processus New Part Request par défaut, mettant en évidence la tâche utilisateur nécessitant une action, ainsi que la personne concernée. Dans ce cas, l’utilisateur Pavel.Demidov@altium.com est chargé de créer la pièce demandée et doit traiter la tâche pour que le workflow puisse passer à son événement suivant.

Interagissez avec le formulaire selon les besoins pour accomplir votre tâche. Cela peut signifier choisir une option, ajouter un commentaire ou joindre des fichiers/données supplémentaires. Pour le processus New Part Request par défaut par exemple, la tâche du créateur de la pièce comporte trois champs clés :

• Components – utilisez ce champ pour ajouter des liens vers tout symbole, empreinte et composant existants dans votre Workspace, et qui ont été créés pour fournir la pièce demandée.
• Next step – utilisez ce champ pour déterminer ce qui se passe ensuite dans le cycle de vie de cette demande de pièce :
  • Completed – choisissez cette option si vous avez créé la pièce (et les modèles de domaine associés, le cas échéant).
  • Rejected – choisissez cette option si vous n’avez pas l’intention de créer la pièce (et, point crucial, ajoutez la raison dans le champ Note).
  • Needs more info – choisissez cette option si vous ne pouvez pas créer la pièce pour le moment sans informations supplémentaires de la part du demandeur (et, point crucial, ajoutez ce qui est nécessaire dans le champ Note).
• Note – utilisez ce champ pour fournir un commentaire relatif à la tâche. Par exemple, pour indiquer que le composant nouvellement créé est « prêt à l’emploi », ou pour donner une explication concise de la raison pour laquelle la pièce demandée ne sera pas créée. Et si vous avez besoin de plus d’informations de la part du demandeur, c’est ici que vous pouvez signaler ce qui manquait dans la demande initiale !

Une fois le formulaire de votre tâche rempli comme requis, cliquez sur le bouton . La tâche sera considérée comme terminée et sera supprimée de votre liste de tâches. Si la tâche suivante dans le flux vous est également attribuée, le formulaire associé sera présenté automatiquement.

Affichage des demandes de pièces

À tout moment, tout utilisateur peut consulter les activités de demande de pièce — à la fois les demandes actives et les demandes clôturées. Cela peut se faire à partir de deux emplacements.

Page Part Requests (interface navigateur du Workspace)

Depuis la page Part Requests de l’interface navigateur du Workspace, vous pouvez parcourir de manière centralisée toutes les demandes de pièces.

Parcourez tous les processus de demande de pièce depuis un emplacement pratique unique. L’exemple présenté ici montre l’accès à la page Part Requests dans un Workspace Altium 365. Survolez l’image avec le curseur pour voir l’accès à la page dans un Workspace Enterprise Server.

Pour chaque entrée, les informations suivantes sont présentées (le cas échéant) :

• Status – l’état du processus de demande de pièce. Il peut s’agir de l’un des états suivants :
  •  Active – le processus de demande de pièce est actuellement actif et son workflow associé progresse.
  •  On hold – le processus de demande de pièce est actuellement actif, mais attend une entrée initiale, telle que l’affectation d’un responsable, avant que son workflow puisse progresser.
  •  Closed – le processus de demande de pièce est désormais clôturé, par exemple parce qu’il a été mené à bien ou rejeté.
  • Terminated – le processus de demande de pièce est désormais clôturé et a été interrompu directement soit par l’initiateur de la demande, soit par un administrateur du Workspace.
• Process Name – le nom de la définition du processus de demande de pièce.
• Title – ce champ est utilisé pour distinguer plusieurs instances d’un même processus de demande de pièce. Le titre correspond au nom du processus, avec un suffixe d’instance (#1, #2, etc.).
• State – il s’agit de l’état actuellement atteint dans le workflow associé au processus.
• Assignee (Processus actif uniquement) – il s’agit de l’utilisateur qui a maintenant une tâche à effectuer pour faire progresser le processus de demande de pièce depuis son état actuel dans le workflow.
• Started By – l’utilisateur qui a initié le processus de demande de pièce.
• Started At – la date et l’heure auxquelles le processus de demande de pièce a été démarré.
• Ended At (Processus clôturé uniquement) – la date et l’heure auxquelles le processus de demande de pièce s’est terminé.

Pour un processus de demande de pièce actif, il existe également une commande Terminate (). Cliquez dessus pour forcer l’arrêt d’un processus de demande de pièce. Le processus sera déplacé vers la liste Closed des processus de demande de pièce. Seul l’initiateur d’une demande de pièce, ou un membre du rôle Administrators du Workspace, peut interrompre un processus de demande de pièce.

Les processus de demande de pièce peuvent être triés selon toute colonne possédant la commande — cliquez sur la commande ou sur le nom de la colonne. Une recherche peut également être effectuée à l’aide du champ Search en haut de la liste. Les données de tous les champs, à l’exception de Status, Started At et Terminate, peuvent être utilisées pour la recherche.

Cliquez sur une entrée d’un processus de demande de pièce pour afficher un diagramme de son workflow sous-jacent (dans l’onglet Diagram sous la liste), montrant ce qui doit se produire pour que le processus soit terminé, et où ce processus en est dans son flux, en termes de personne ayant maintenant une tâche à effectuer pour le faire progresser.

Cliquez sur la commande en bas à droite pour mettre en évidence le point actuellement atteint dans le workflow — l’entrée du ou des utilisateurs clignotera momentanément.

Affichage du workflow sous-jacent pour un processus de demande de pièce sélectionné dans son onglet Diagram. Chaque workflow est construit sous forme de diagramme, ce qui vous permet de voir en un coup d’œil à quel endroit du workflow se trouve actuellement une demande de pièce, et qui a maintenant la tâche suivante pour poursuivre l’avancement de cette demande.

Les onglets supplémentaires suivants sont également disponibles :

• Data – affiche toutes les données pertinentes pour le processus. Pour un processus de demande de pièce, cela peut inclure des fiches techniques jointes, des données paramétriques et tout composant préliminaire.

  Les entités applicables, telles que les fiches techniques, apparaîtront sous forme d’hyperliens pour une navigation rapide vers celles-ci ou leur ouverture.
• History – affiche un historique des actions effectuées tout au long du workflow du processus.

Utilisez les onglets Data et History pour parcourir respectivement plus de détails sur le processus de demande de pièce et une trace de son activité de workflow.

Panneau Tasklist (Altium Designer)

Lorsque vous êtes connecté à votre Workspace via Altium Designer, toutes les activités basées sur des processus que vous avez initiées peuvent être consultées dans la région Activities du panneau Tasklist. Pour n’afficher que les processus Part Request, cliquez sur le bouton et désactivez les entrées Project Activity et Project Creation (en laissant uniquement l’entrée Part Request activée).

Accédez aux demandes de pièces que vous avez initiées, directement depuis Altium Designer.

Par défaut, la région présente tous les processus de demande de pièce Active (en cours). Passez à l’affichage de tous les processus Closed (par ex. terminés, rejetés ou interrompus) en cliquant sur le bouton et en activant l’entrée Show closed.

Pour chaque entrée, les informations suivantes sont présentées (le cas échéant) :

• State – l’état du processus de demande de pièce. Il peut s’agir de l’un des états suivants :
  •  Active – le processus de demande de pièce est actuellement actif et son workflow associé progresse.
  •  On hold – le processus de demande de pièce est actuellement actif, mais attend une entrée initiale, telle que l’affectation d’un responsable, avant que son workflow puisse progresser.
  •  Closed – le processus de demande de pièce est désormais clôturé, par exemple parce qu’il a été mené à bien ou rejeté.
  •  Terminated – le processus de demande de pièce est désormais clôturé et a été interrompu directement soit par l’initiateur de la demande, soit par un administrateur du Workspace.
• Title – ce champ est utilisé pour distinguer plusieurs instances d’un même processus de demande de pièce. Le titre correspond au nom du processus, avec un suffixe d’instance (#1, #2, etc.).
• Type – le nom de la définition du processus de demande de pièce.
• Started – la date et l’heure auxquelles le processus de demande de pièce a été démarré.

Cliquer sur une entrée ouvre une boîte de dialogue présentant le workflow sous-jacent du processus parent de la tâche — dans l’onglet Diagram de cette boîte de dialogue — montrant ce qui doit se produire pour que le processus soit terminé, et où ce processus en est dans son flux, en termes de personne ayant maintenant une tâche à effectuer pour le faire progresser. Basculez vers l’onglet Data de la boîte de dialogue pour afficher toutes les données pertinentes du processus. Pour un processus de demande de pièce, cela peut inclure des fiches techniques jointes, des données paramétriques et tout composant préliminaire.

Affichage du flux de travail sous-jacent pour un processus de demande de composant sélectionné dans son onglet Diagram. Chaque flux de travail est présenté sous forme de diagramme, ce qui vous permet de voir en un coup d’œil à quelle étape du flux se trouve actuellement une demande de composant, et à qui revient la tâche suivante afin de poursuivre le traitement de cette demande. Basculez vers l’onglet Data pour voir les pièces jointes de la demande.

Notifications par e-mail

Seul le demandeur d’origine et tout utilisateur devant effectuer une tâche liée à cette demande recevront les notifications par e-mail applicables. Le demandeur, qui a initié la demande, reçoit une notification lorsque cette nouvelle demande de composant a été soumise, puis lorsqu’elle est terminée (soit le composant a été créé avec succès, soit la demande a été rejetée). Un utilisateur travaillant sur la demande recevra une notification pour toute tâche liée à cette demande nécessitant son attention. Il peut s’agir du demandeur d’origine, si des informations supplémentaires lui sont demandées.

Les notifications par e-mail sont reçues lorsque la fonctionnalité de notifications par e-mail est activée. Cette opération est effectuée par un administrateur, sur la page Email Notifications (Admin – Settings – Email Notifications) de l’interface navigateur du Workspace.

Exemple d’e-mail reçu lorsque la demande de composant est terminée.